试析计划生育协会档案管理存在的问题及对策

文·盛日灵

随着人口计生与卫生健康深入融合发展，卫健部门逐步将宣传教育、优生优育、计生家庭奖扶、流动人口管理服务等职能移交给计划生育协会。计划生育协会业务工作的扩展，导致计划生育协会档案数量大增，这对档案管理工作提出了更高的要求，但目前计划生育协会档案管理还存在诸多问题，难以满足计划生育协会发展的需要，亟待采取有效措施加以改进。

一、计划生育协会档案管理现状

1.档案意识不强，归档效率不高。在计生协会档案管理工作中，不少计生协会工作者甚至领导干部，都对档案信息收集重视程度不够，认识不到计划生育协会档案工作在人口与计生政策决策中的重要性和必要性，导致档案信息资源开发不足，归档率低，档案利用率不高。

2.管理机制不健全，信息资源缺乏系统性。目前国家制定的档案法律法规中，涉及到计划生育协会档案管理的制度、规范、标准较少。由于管理制度不完善，计生档案收集、整理、归档、保管、利用没有政策依据，导致档案收集不齐全、整理不规范、归档不及时、保管不科学、利用不方便，档案信息资源的系统性差，不利于计生档案科学管理。

3.管理手段落后，数字化水平低。由于计生档案管理部门长期处于封闭半封闭环境中，档案工作理念仍停留在“重管轻用”上，导致档案管理硬件投入不足，档案技术设备落后，计生档案管理基本还停留在手工操作的模式上，跟不上网络时代信息资源数字化管理的发展需求。

4.档案管理人员不稳定，专业水平不高。目前从事计划生育协会档案管理的人员兼职多、调配频繁、流动性大，不适应档案工作稳步发展的需要。在专业素质方面，因其文化程度不高、知识结构单一、业务能力不足，又很难满足新兴技术在档案领域使用的需求。加之在计生事业人才培训中，没有将档案管理人员培训纳入其中，让其无法通过进修学习来弥补先天知识、能力上的不足，因此计生档案管理人员专业水平低、实操能力差、创新活力缺乏等影响计生档案工作发展的弊病一直得不到有效解决。

二、提升计划生育协会档案管理水平的对策

1.提高档案意识。计划生育协会领导层和档案管理人员必须转变思想，提高认识，深刻领会档案工作在计生事业发展的重要作用，以时不我待的紧迫感，根除影响计生档案工作发展的顽疾，以全新的姿态投入到信息时代档案工作发展的洪流中。

2.健全档案管理机制。随着科学技术的发展，档案管理手段也将进一步改进和完善。计生档案部门必须建立与之相适应的、科学的、规范的档案管理体系，明确职能，规范标准，使计生档案管理与人口计生业务同步考核评估、同步发展进步，解决计划生育协会进入转型期给档案工作带来的诸多新问题，推动计生档案事业健康稳步发展。

3.实现档案数字化管理。借全社会步入信息时代的良机，计生部门要加大资金投入，引进档案数字化管理所必需的现代化技术和设施设备，将现有档案进行数字化转化，并对以后的档案进行电子化归档要求，以节省归档时间、储存空间，提高工作效率，方便利用服务，实现资源共享。

4.加大档案管理人才培养力度。计生部门要不定期地开展档案专业培训，传授档案业务知识和操作技能，提高档案管理人员的专业水平。要以交流研讨的方式，对档案工作中出现的问题研究分析，提高档案人员思考问题、解决问题、创新发展的能力。要引进具有先进理念的复合型人才，引导带领计生档案工作朝着精细化、现代化、规范化方向挺进，建立高水准的计生档案工作模式。要引进竞争机制和激励机制，把工作实绩同工资晋升、职称评聘、评优选先等结合起来，充分调动档案管理人员的工作积极性，激发档案人员的内在潜力和工作动力，更好地为计生档案管理工作作出贡献。