科技档案信息管理开发利用研究

刘旭华

摘要：本文简述了科技档案信息资源的主要特点，强调了科技档案信息资源开发利用的必要性。在此基础上，提出深入挖掘档案信息资源价值、优化调整档案管理工作与服务模式、依托“三结合”创新档案管理模式、强化档案管理数字化建设、建立健全信息反馈机制等优化策略

关键词：科技档案 信息管理

引言

档案科技的发展需要专业性、技术性，必须要由先进科技作为推动力，才能保证档案管理的现代化和精准化。目前，我国医疗机构在档案科技管理方面取得一些成果，但依然存在一些问题。面对这种情形，有必要对档案科技管理系统进行分析和探讨，找到改进的策略。

1档案信息化管理意义

1.1提升管理效率

传统的人工档案管理方式下，入档案信息使用者如需要浏览档案信息，只能前往档案室进行查询，这让某些出差人员感觉不方便，甚至出现了工作延误的情况。将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员可以把档案信息直接发送至邮箱当中，之后自由进行查阅或打印，极大的提高了工作效率。可见，信息技术在档案管理中的应用能够提升工作实效性，提升了档案管理服务水平。

1.2避免资料丢失

机关单位在搬迁档案室的时候，会对档案信息产生一定程度的影响。如若档案信息没有依照之前的顺序在档案柜当中进行储存，就会给后期的查找工作带来不便，甚至会造成档案信息出现流失情况。档案信息库的建设，一方面能够保证档案信息实际录入的精准性，另一方面也可以防止档案信息丢失。在此以外，值得重视的是，在档案信息实际传递的时候，应保障其可靠性与安全性。通过安装防火墙，保证档案信息库的稳定性、安全性，避免出现黑客的攻击，保证档案备份工作的顺利展开。在系统瘫痪的时候，也可以及时恢复，保障档案信息的完整程度。

2科技档案管理的创新研究

首先，信息化成为各种产业的发展趋势。因此，科技档案管理必须紧跟时代趋势，整合信息技术，加强信息的构建和开发。过去档案的管理是以普通纸质形式进行，保存期间有限，有些档案甚至无法保存，这会给科技研究机关的相关技术研究带来不好的影响。因此，通过在科技文件的管理中附加信息技术并备份纸文的内容，最大效率提高科技档案的管理水平，减少科技档案的不当损失。建立完整的管理系统可以使得档案分类整齐，便于管理与查阅。在科技档案信息管理的改革中，建立科技档案的对应管理系统是当务之急。科技档案的管理系统需要包括存档人员与时间、对应档案的存档与取档人员。因此，科技档案在所有方面都要求标准化、规范化的档案管理，以此来加强档案管理的安全性。在科技档案管理革新中创新管理方法是最为重要的，相关工作人员必须注重对档案管理方面的创新。在研究过程中，原本的科技档案管理方法往往不容易满足档案的基本管理需求，因此就消耗了大量劳动力去管理档案。因此，要改善科技档案管理的现状，提高经营效率和水平;相关文件管理人员和组织应当优化和革新文档的优选发展方向和最终开发目标的独特管理方法。科技档案管理在进行方法创新时，我们也应该合理地应用现代信息技术。目前，计算机和网络技术自动、高效、科学的概念与发展方向和科技存档管理的目标一致。因此，由于要加强对档案的管理，所以需要合理利用现代科技，以此促进管理方法的改良。同时要提升相关工作人员对档案管理的安全意识，对相关工作人员进行专业培训。由于档案管理对档案来说具有十分重要的意义，所以工作人员必须定期进行培训，以便在启动计算机管理系统时提高相关工作人员的专业能力[1]。

3提高科技档案管理现代化的创新对策

3.1推动所有档案资源数字化

信息化档案管理及开发利用需要大量数字化科技档案资源的支持，基于此，应当着重展开档案资源的数字化转化工作。针对一些新产生的科技档案，要尽可能以网页的形式将其转化为电子档案的模式落实保存，并依托数据库平台实现集约化管理;针对一些历史科技档案，要将其由纸质档案逐步转化为电子档案，并保存至统一的数据库内。实践中，若是待转化的纸质档案数量较多，可以将其分为重要、中等、普通三种级别，先转化重要档案，最后转化普通档案，而对于一些技术内容已被淘汰、存在时间较长、现实价值偏低的科技档案信息，在时间不允许的情况下，可以不进行数字化转化。需要注意的是，当组织设定了某一项目时，所有档案资源数字化、档案资源提供与开发工作均要围绕该项目展开，为项目的更好更快实现提供充足信息资源支持。具体来说，档案人员必须要根据项目需要，集中精力优先归档、整理、编目和数字化处理与项目有关的科学技术档案资料，提供专业对口的各类档案资料，为快捷利用创造先行条件，直到项目完成。

3.2搭建资源共享平台

在“互联网+”时代背景下，在开发利用科技档案资源的过程中，需要为使用者提供更为方便的信息检索、查询、提取平台。实践中，要充分发挥出信息技术的优势，构建起科技档案的信息化管理平台，并对其中的查询功能重点完善，降低档案信息检索难度与复杂程度。在此基础上，应当参考组织的现实需求，在相应信息化管理平台中设置检索单元，提供知识智能检索、全息检索、异构信息整合检索等多种检索服务，缩减使用者获取科技档案信息资源的时长，推动科技档案信息资源开发利用的升级。在搭建基于科技档案信息的资源共享平台时，需要着重关注以下几项内容的实现：第一，确保该平台具备推动科技档案信息资源推广应用、展示的能力。在不违反规则的前提下，促使更多人对平台中的科技档案信息资源进行开发利用，尽可能实现科技档案信息的价值最大化。第二，确保该平台具备对信息服务市场参与者行为进行统筹管理的能力，实现科技档案信息资源利用行为向着更加标准化、规范化的方向发挥，营造更良好、健康的科技档案开发利用氛围。实践中，可以形成多个数据交换中心、数据库，结合计算机系统、信息技术、互联网技术、通信技术，依托科技档案信息资源管理平台的分布式搭建，满足信息使用者的多方面需求，为其全面展示科技档案信息资源的现实价值，提升信息使用者的信心，达到强化科技档案信息资源开发利用效率效果的目标。第三，确保该平台具备完善的科技档案信息共享规则，准确定位不同科技档案信息资源的价值，降低相关管理人员的实际工作量[2]。

结束语

档案管理的内容以及管理模式等都已经发生了明显的变革。在这种情况下，档案管理应该充分适应时代发展需要，在追求全新的发展和突破的背景下，实现档案在管理模式方面的转变;在互联网大数据技术等运用下，提高档案管理的效率，进而促进档案管理实现革命性变革，以及对档案资源充分性的运用[3]。

参考文献：

[1]陈淑娟，张永红，张孝芳.信息化背景下科技档案的开发利用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（12）：71-72.

[2]耿美.开发档案信息资源 服务科技创新发展——安徽省科技档案资源开发利用初探[J].安徽科技，2019（12）：39-40.

[3]黃羿宇.新形式下科技档案资源信息开发与利用问题及解决策略[J].工程技术研究，2018（06）：252-253.