财务共享服务模式下油气田企业内部控制研究——以Z集团为例

邓忠燕

（中国石油天然气股份有限公司 西南油气田分公司重庆气矿，重庆 400700）

一、前言

英国演化经济学家卡萝塔·佩蕾丝认为，每一次大的技术革命都形成了与其相适应的技术—经济范式。Z 集团的油气田各作业区块在不同的地域，传统模式下各成本责任中心都有自己独立的财务管理人员直接参与、服务在生产一线。Z 集团成立财务共享中心后，打破了地域和服务界限，对企业的内部控制环境和制度都提出了更高的要求。在财务共享成立初期，重新思考和探索企业内部控制体系建设和风险管理，为企业提高经营效率和质量，促进企业实现发展战略作出贡献。

二、内部控制和财务共享概述

（一）内部控制的含义和重要意义

“没有规矩不成方圆。”内部控制是指在经济责任主体中，为合理保证业务活动的合规有效与资产的安全，防止舞弊，降低失误，保证会计资料的真实、合法和完整而制定和实施的制度与程序。内部控制制度的制定和执行直接关系到企业长远战略目标和短期经营计划的实现，是企业发展的“护卫舰”。内部控制活动贯穿企业的各种业务和事项，实现全过程、全员性控制，因此，企业建立与企业目前和未来发展相适应的内部控制制度显得尤为重要。

科学合理的内部控制在治理机构、机构设置、权责分配及业务流程等方面形成制约和监督机制，同时兼顾营运成本和效果，对重大事项和高风险领域实施集体决策和联签制度，降低营运风险，促进企业高质量发展和价值提升。

（二）财务共享的含义及对内部控制的影响

第一，财务共享的含义。财务共享依托于电子信息技术，把大型企业中跨公司和分支机构的财务结算和费用管理在电子信息平台集中处理，以降低企业成本，提高运营效率。财务共享作为一种新的管理模式，一方面把简单重复的审核、核算、支付等工作精细化、流程化、标准化，另一方面通过信息技术、区块链，优化、集中有限的资源和精力专注于自身核心业务，保持长期竞争优势，并达到降低成本，提高服务质量，提升业务处理效率，为大型企业的信息数据采集提供真实可靠、完整及时的资料，为管理层的科学决策提供支撑的目的。

第二，财务共享对油气田内部控制的影响。为深化改革，促进企业管理转型发展，Z 集团于2016年提出建立财务共享服务中心，旨在打造世界一流智能型全球共享服务体系。Z 集团共享营运中心于2018年2月正式成立，建立了由战略规划、流程系统、服务交付、服务管理组成的一体化共享业务循环，并根据区域先后成立了大庆、西安和成都三个共享服务中心。在全新的共享服务模式下，首先，业务流程的标准化和专业化打破了传统模式下点多分散、数据传输流程冗长的现象，内部控制环境和风险点也相应发生了变化；其次，基于这一新型财务管理模式，财务共享服务中心需要对业务流程进行再造和重塑，对新模式下建立的目标、环境、制度、人文提出了更高的要求，会计机构、从业人员、岗位职责都趋向于专业化和标准化。

三、Z 集团财务共享模式下内部控制存在的问题

（一）财务监督职能弱化

油气田企业的各作业区块分散在各地，原有的属地财务管理人员不再局限服务于本地责任中心。在财务共享模式下，财务人员集中在财务共享中心这个独立的组织机构中，对各作业区块的实际业务没有直接参与，信息来源有限，对业务的真实性和经济业务的性质存在盲区，仅仅凭靠业务人员传递的信息进行业务处理和职业判断，容易导致误判，弱化监督职能；核算过程中对经济业务性质的不确定也会导致核算不准确，费用要素串项增加税务风险。例如，需要实地盘点的库存物资、办公用品、维修项目等，现场缺乏财务的实际参与和监督，信息的缺失，难以保证账实相符和项目结算的真实性，业务端的团体舞弊不能及时被发现。

（二）信息沟通质量不高，导致内部控制风险加大

项目管理、合同管理人员素质参差不齐，特别是开展财务共享服务后，业务端跟财务直接交流的机会少，油气田企业各区块受跨区域的地理位置影响，管理站线长，井站位置偏远，受时间和空间的制约，重要合同甚至没有财务负责人参加。在信息沟通不及时或者存在疏漏、误导的情况下，一是对外经济合同的订立不能准确把握相对应的结算条件，容易导致事后合同、合同条款约定前后矛盾、合同监理签认工程量与实际不符、合同费用跨期结算、税率不准确等问题；二是内部控制环节各岗位人员如果仅仅拘泥于形式，对重要事项没有正确的认识，不能将信息准确、及时地传达给管理层，将使信息质量大打折扣，导致内部控制风险加大。

（三）资金支付安全风险增加

实行财务共享后，资金支付流程由传统模式下的业务端单据发起—财务见单审核—会计见单核算—资金见单支付—会计凭证归档，变更为业务端影像发起—财务影像审核—资金影像支付—会计影响核算—收集单据。同样的业务由原来的见单付款转变至先付款后收单据，财务仅凭影像系统进行审核、资金支付。在这种模式流程下，费用报销原始单据可能存在金额不准确、附件不完整、传递过程中遗失的问题，建设初期因系统不够完善，存在已付款的单据仍然停留在单据处理界面造成重付的现象，人为因素、系统因素、不可抗力等可能导致信息失真，资金支付安全风险增加。

（四）面临实物资产管理风险

资产包括存货、固定资产和无形资产等。财务共享服务后，资产管理人员受地域空间限制，实物资产面临采购验收、入库、出库，存在资产发生减值而不知等账实不相符的风险。

四、财务共享模式下油气田企业内部控制的优化建议

（一）优化油气田企业内部控制环境

内部控制环境是内部控制的原动力，包含企业的治理结构、机构设置及权责分配、人力资源政策、企业文化、内审机制等。油气田企业大多是成熟企业，本身的治理结构、机构设置及权责分配是比较合理的，也有健全的内审机制。财务共享中心成立后，财务监督职能弱化，更考验岗位人员的职业道德修养和专业胜任能力。为适应当前新的管理模式，油气田企业一是通过加强企业文化建设，培育积极向上的价值观和企业责任感，强化风险意识和法治观念，营造正面、积极的内部控制环境；特别是选拔经理层时，遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则，重点关注选聘对象的价值取向和责任意识，经理层起到领头羊的作用。二是对关键岗位建立强制休假制度和定期轮换制度，并加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。同样的事情放在不同的环境会有不同的结果，在财务共享模式下，优化内部控制环境意义重大。

（二）强化信息沟通

内部控制实施的重要条件是信息与沟通。财务共享服务后，业务端和财务端的信息沟通包括及时、准确地收集、传递内部控制相关证据、影像证据、表单证据、文字信息甚至口头信息，提高信息质量并建立积极高效的信息沟通制度，岗位人员有权把重要信息及时传递给管理层和监督层。完备的内部控制制度，需要岗位人员的职业判断和责任感相配合。应积极鼓励员工增强责任感，提升专业素养，即强化信息沟通，墨守成规将导致制度僵化，甚至会给企业带来不可估量的损失，信息的价值在于传递和使用。管理层和执行层的沟通，层层传递正能量，注重人文关怀，减轻员工压力，通过流程设计减少投机、舞弊的机会，从而让岗位人员没有借口自我合理化，降低内部控制风险，提供真实有用的高质量信息。

（三）加强资金活动和付款环节控制

首先，加强资金付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核费用预算、合同、相关单据附件、审批流程的合理性，特别是项目完工验收、结算付款与合同约定的一致性，以及履约保证金的收取和支付，按权责发生制原则及时办理结算、付款。财务共享服务中心在付款过程中，系统可以对发票自动验真，企业应当重视付款的过程控制和跟踪管理，建立付款回头看的机制，发现异常情况，及时报告处理，避免资金损失和信用受损。其次，加强对采购活动的会计系统控制，在会计系统中嵌入合同台账，合同台账与核算实现互联互通，记录请购申请、采购通知、验收通知、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录、合同结算付款条件完全一致，防范资金风险。

（四）加强实物资产管理控制

油气田企业应当采用先进的存货管理技术和方法，规范存货验收程序，对入库物资的质量、数量、技术规格进行全面查验和记录，严禁以领代耗形成账外资产；建立严格的实物资产保管制度，定期对实物资产进行检查，每年至少对实物资产进行一次全面清查盘点，并将盘点清查结果形成书面报告，清查盘点中发现的问题，应当及时查明原因，追究管理责任；对实物资产中发生减值迹象的固定资产及时报批处理，避免账实不符；对待处理报废固定资产，应加强实物管理，并重点关注处置定价和关联交易；加强财务共享服务信息化建设，物资采购、入库、出库、存货信息与会计系统实现互联互通，确保会计核算的真实性和完整性。

五、结语

财务共享服务是科技进步和“互联网+”充分应用的一种新型经济管理模式，为企业集团的经济腾飞助力，锦上添花。“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳”，要充分利用好这个创新管理工具，内部控制体系的建设以及制度流程的设计和运用值得深入探讨，力争为企业的可持续发展和价值最大化提供支撑。