设备采购管理的问题分析及优化

彭 春

（中国瑞林工程技术股份有限公司，南昌 330031）

引 言

全球经济一体化进程的加速，不仅为国内企业提供了对接国际市场的机会，也“逼迫”这些企业不断完善自身管理体系，推出更多优秀的产品。企业要想在这种竞争激烈的大环境下生存、立足、打开市场，不仅需要提高自身创新创造能力，还需要在降低产品价格、优化企业采购管理工作上下功夫。针对设备的采购管理这一环节，大多数企业一味地追求价格，而不顾企业内部结构的信息化建设及对供应商的管理等。笔者从公司采购信息库及各部门的管理现状入手，对东莞某企业的采购模式提出问题，并给出了一些建议。

一、存在问题

1.信息技术普及度较低

部分企业要求采购过程贯彻信息化管理，因此现阶段采购管理工作对信息技术的依赖程度有所上升，但即使是在这样的大环境下，也仍然有部分企业未将信息技术管理手段应用到采购工作中。相比于传统采购管理模式，信息化技术带来的不仅是采购计划填报和询价比价单功能，还提升了采购管理工作整体的工作效率和质量。针对采购工作中的信息缺失或审批等问题，信息技术可以很好地解决。未将信息技术与采购管理工作结合的单位可能在工作效率上有所欠缺，常出现信息失效、信息丢失或利用次数重复等问题。

2.审批项目冗杂，耗时过长

（1）部分单位未将采购工作按照计划的内、外进行分类，对采购管理审批工作的效率有不利影响。

（2）采购审批内容应当包含采购材料信息的初步审核、采购工作是否与年度计划相符合，采购计划是否符合企业发展和要求等步骤。但部分单位抛开主要审批内容，还添加了许多其他审批内容，延长了审批工作的时间，降低了采购管理工作的效率。

二、改善措施

1.扩大信息技术管理手段的普及范围

采购部门应当逐步引进信息技术管理方法，并对工作人员进行全方位的操作培训，以尽快将其运用到实际工作中。在采购模块中，应当加入采购信息填报功能、采购计划发布功能及计划内采购备选库，完成计划内采购备选库的建立工作。

2.采购流程规范化

信息管理手段的具体改善步骤如下。

（1）采购计划填报：由各部门对采购计划进行填写，交由相关部门，通过领导核验并审批，紧接着由归口部门对项目的信息内容进行审查，并交由计量处进行最终审查，促进采购计划的发布工作逐渐展开。

（2）计量处的审查人员完成采购计划的审核后，对其进行发布，紧接着交由管理部门、副所长及所长等管理级人员进行审批。

在正式建立采购备选库后，采购流程被有效优化，使得采购部门在获得可靠数据来源的同时，避免了出现信息被重复录入的尴尬情况。

3.申请流程规范化

采购申请中，计划内采购数量占“大头”。针对这种情况，采购管理工作应当做到有的放矢，将管理内容以计划内采购、计划外采购进行分类，并重新设计审核内容和计划。

（1）针对计划内采购工作，精简审批内容和步骤，尽可能缩短审批时间。

（2）针对计划外采购工作，原定审批流程没有过多的变化，但仍然会删减部分不必要的审批顺序以提高工作效率。

（3）审批程序应当被设置为根据申请人需求，显示后续不同的申请步骤。便于申请人判断的同时减少人力判断等重复性的工作。

（4）审批流程在优化后变为如下流程：由申请人在采购备选库中进行申请，该申请步骤会将计划内和计划外申请进行区分；紧接着申请会被发送至领导层，完成审批工作后会被交由归口部门进行信息项目的具体审查；最终由采购管理员完成整个申请步骤的审批工作。

（5）审批流程的优化，不仅便于领导对每个项目进行审批，提高工作效率和工作便利性，还防止出现多个领导同时审核一份申请的情况。同时，优化后的审批流程有效缩短了审批总周期，加快了申请工作的完成。

（6）除了优化审批流程，还可以采用会签等形式缩短审批周期，提高整体采购管理工作的效率。

三、管理案例

1.项目概况

广东东莞某电子科技有限公司拥有多套精密加工检测设备，主要从事塑胶模具等产品的生产。该公司拥有完整的生产线，并通过控制生产环境提高产品质量。公司将“质量就是生命”的理念作为经营理念，不断满足客户需求。该公司设有采购、人事及生产管理等多个部门，分别管理产品生产及人力资源等相关事项。

该公司采购部对总经理负责。每组采购员由采购组长进行统一领导，独立性较强，相互之间缺乏沟通和交流。实际生产工作中常出现效率低下、员工对自身职责不明确、出现事故第一时间推诿而非解决等问题。

采购部现有两位采购组长，采购员工若干。

2.采购管理现状

（1）采购模式存在问题：该公司采用了传统的采购模式。这种模式较为单一，并且在公平及公开等方面无法展现优势。在这种模式下，采购员会与供应商直接进行对接，信息闭塞度较高，当出现紧急情况时无法及时扩散，处理周期较长，处理效果不太乐观。此外，供应商数量众多，采购员无法对其进行统一管理，当出现人员岗位调动等情况时，供应商信息也被带走，这对于接替岗位的采购员顺利完成对接工作极为不利。同时，在这种采购模式基础上，员工可能会过度追求低价格的材料而非注重设备品质，在对长远计划等的处理和思考中，员工可能会首先选择眼前的蝇头小利，这不利于公司与各供应商建立长久的合作关系。

（2）部门信息不对称：该公司信息技术管理手段普适性较差，采购信息库中的设备库存和实际库存常出现较大差异。此外，部分采购员的主观意识和责任意识较差，对信息库中的内容也未进行及时更新，这就造成各个部门之间接收到的信息有很大差异。每个部门都是生产链条上的一个枢纽，一旦信息不对称，就会出现生产工作失衡现象，影响企业发展。同时，在对采购工作的管理中，部分领导对许多细节问题的重视程度不高，没有做到定期查账或对接采购计划等工作，在一定程度上，监管职能失去了效能，整个公司内部工作态度懒散，企业文化无法快速建立。

3.应对措施

（1）创造多样化采购模式：该公司在改善过程中，积极主动采取了订货点的采购模式，并且将采购来源进行整理，提升其单一性。具体内容为：在库存的日常运行中增加订货控制点，对出货进货进行动态化的监管，保证仓库随时可以满足订货需求，并最大限度地降低库存的数量；提升采购信息提交的无纸化程度，降低各部门之间信息不对称情况出现的概率；充分利用公司的信息系统，加快各部门之间的信息传递效率；减少供应商，改变传统竞争性较强的采购模式，在面对紧急订单时，这种单一货源地模式可以及时提供材料，在节省时间的同时降低采购的额外费用。

（2）建立健康的合作关系：该公司在信息建设过程中，不断加深与供应商的合作关系，对现有的供应商进行分级、分层管理，减少供应商数量的同时为公司建立长久合作伙伴奠定了基础。建立长久的合作关系不仅可以提高生产建设过程的稳定性，降低材料成本，还可以将这种合作关系作为人脉扩张的手段，向外不断挖掘潜在客户和合作关系。

结 语

综上，对于企业而言，应当明确在整改采购管理工作中，培养员工素质、责任意识，建立各部门都有所参与的信息网，以及科学化的管理供应商团队，都是提升企业工作效率和降低生产成本的重要举措。面对激烈竞争，企业应当不断“除旧迎新”，在接受市场变化的同时，提高自身竞争能力。