工程档案管理存在的挑战和对策

邵晨红

郏县水利局 河南平顶山 467100

1 工程档案管理中现存的问题分析

（1）档案管理人员管理意识薄弱。在水利工程从开始规划、设计到施工，再到最终的竣工验收，这个过程中要产生大量的档案资料。而档案管理人员在这个过程中并没有及时对档案资料进行整理分类归档，主要是根据工程的进展情况准备当前需要的资料，而这种情况容易导致工程资料出现丢失、遗漏，由于资料的缺失对很多信息无处查询，无法做到对问题的有效追溯。还有在使用档案资料时，并没有做好详细记录也没有相关的管理制度，导致工程资料在使用中出现丢失以及缺损的情况，这样就无法确保档案的完整性[1]。另外，工程竣工交付后，管理人员往往以为这个工程已经彻底结束了，从而忽视对其工程资料的整理归档，最终导致工程资料的不健全。给后期的资料查询以及工程维护带来了很多困扰。

（2）工程档案管理制度不完善以及落实不到位。我国的水利工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的施工企业的在档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的施工企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，档案资料管理过程中随意性很大，资料管理人员流动性大，同时没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度做保障，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。

（3）工程档案资料缺乏真实性和有效性。由于施工单位工作人员流动性大，管理制度不够健全，档案监管不到位，相应责任不落实，文件形成、流转、整理、归档等环节缺乏规范化、制度化管理，导致归档文件类型格式不统一、签署不全、原始数据的采集与记录难以满足后续利用等问题，工程档案资料不能够及时反映施工真实情况，档案资料与真实情况脱节[2]。另外还有一种现象也非常普遍，那就是在工程进展过程中大多数的资料都需要相关的负责人签字确认或者审批，但是在实际的工程中往往由于负责人不在或者企业为了方便起见随意找人代签，而这种情况会降低工程档案资料的真实性和合法性。

2 优化工程档案管理的对策分析

2.1 实现档案管理工作有序性开展

首先，在合同签订环节，建设单位与施工单位必须要保证合同内容中档案资料交付相关条例，对档案交付的时间、责任人等进行明确规定，业主单位要求施工方必须要严格遵循合同内容。其次，建立由现场管理机构为主导的和由参建各方组成的工程项目档案业务管理网络，并在业主单位后方档案部门的监督指导下，归口管理和实施统一的档案管理制度及业务标准。最后，在工程项目完工以后，项目责任人要依据合同规定和当地规范要求，对各项档案资料进行整理、分类和归档，并在约定时间内提交给相关部门。此外，企业还要健全档案管理自渡，从档案收集、组卷、分类、整理、管理、归档、借阅、销毁等环节入手，完善管理制度与行为规范，并落实岗位责任制，提升档案管理工作的法制化和严肃性。

2.2 完善档案管理保障机制

要加强档案管理安全场所建设，并提供相应的硬件设备，避免档案管理风险。具体来说，纸质档案管理场所选择要注意避开地势位置过高或过低的地方，选择温度与湿度适宜的场所；而电子档案管理则需要投入充足的资金和人力，定期做好系统设备维护工作，尤其要注意系统安全防护，减少信息盗取或信息篡改等风险。业主单位应提供专门的、相对独立的办公场所，安排专人负责协助做好档案数字化过程中的提档、登记、拆卷、页面修整、图像处理、数据挂接、验收等，尤其是要做好数字化过程中档案出入库房管理，防止档案丢失、信息泄露等。主要负责其合同项目业务范围内形成的各种载体的项目文件收集、整理，并经现场管理机构主管部门审核确认后，向现场管理机构档案部门移交归档。参加项目档案各阶段验收和专项预验收以及正式验收工作，提交项目档案自检报告。此外，企业也可以建设库房管理体系，利用信息技术功能实现对各项档案数据的盘查，及时发现受损文档，并做好更替、维护及备份工作，为档案资料管理提供基础设施保障[3]。

2.3 确保档案完整性与归档及时性

要想强化对工程档案全过程的监管，并提升归档及时性，企业可以从项目验收、工程督查、档案入库这三个环节开展管理活动。具体来说，首先，企业需要将工程项目验收阶段作为档案管理的重点环节，在每一次阶段性验收环节都要充分把握机会，对档案内容进行重复检阅，做好查缺补漏工作，为工程档案转向验收做好准备。其次，工程监督检查也是档案资料监管的重要契机，在这一环节，档案管理人员也可以及时核对数据，有针对性地补充资料内容，确保档案信息的完整性。最后，在档案归档之前，由项目负责人和档案管理人员切实履行资料审核智能，强化对资料质量的审计与监督，并严格按照《建设项目文件归档范围和保管期限表》及时做好档案归档。对于归档不及时、归档程序不规范的部门和个人，依据制度追究相关责任，有效提升档案归档的及时性和准确率[4]。

3 结语

伴随着信息技术发展，传统的工程档案管理模式正面临着技术变革。而工程建设具备时间跨度大、项目文件数量多等基本特征，通过信息技术的利用对工程档案数据采集、文件整理、档案归档以及质量评价等内容进行改革，更好地适应新时代发展要求，也能够提升工程档案管理水平。