办公室文书档案收集及归档工作对策

办公室的文书档案是企事业单位历史发展的重要见证，是单位领导层进行决策的重要资料来源。对于这些档案进行合理收集以及归档管理能够提升单位工作的效率，加强运转的水平，对于档案的收集和管理工作必须要有效展开。应用现代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

一、办公室文书档案收集及归档工作的重要性

办公室文书档案收集以及归档工作能够收集企事业单位发展过程中的各项资料，作为企事业单位发展的重要见证以及记录，人们能够通过翻阅各种办公室文档的方式获得基础性的资料，了解企事业单位运行实际状况。同时档案也是企事业单位发展变化的见证，为领导层决策提供了重要的参考。

二、办公室文书档案收集及归档工作存在的问题

（一）文书档案管理差距大。文书档案分层化管理能够有效提升管理工作水平，而分层化管理需要对档案进行分层。有关单位发展的各种文书档案内容差距较大，不好进行分层管理，不利于办公室文书档案管理工作的成熟化发展。同时，因为办公室文书档案的丰富性、多样性，差距较大，所以办公室管理人员在管理时，因为自身素养不够，对于这些文书档案的理解不到位，不利于文书档案的科学管理。

（二）档案收集归档力度小。归档管理工作能够保证文书档案收集有效进行，促进档案管理的秩序化、规范化。在单位发展的过程中，存在着档案收集归档不重视的现象。对于档案信息保存以及分类保存不重视，影响了单位决策以及文化建设，不利于办公室文书档案发展建设。

（三）相关管理人员素质低。相关管理人员的管理素质较为低下，决定了办公室文书档案收集以及归档工作的水平不高。单位的领导必须要提高对于办公室工作人员素质的重视，这样才能够有效利用档案进行决策，提升自身实力。因为办公室文书档案管理人员多为退休人员或是家属，本身素质不是很高，缺乏对办公室文书档案管理工作的重视，许多办公室员工因为工作环境较为安逸，缺乏进取心，对于单位的发展现状了解不到位，思想水平不高，不利于办公室文书档案收集以及归档工作的开展。

三、办公室文书档案收集以及归档工作的对策

（一）构建文书档案管理体系。要促进文书档案的规范化管理，首先需要建立管理体系，有效运用规章制度的方式，促进管理体系的成熟化发展。制定相关制度能够引起相关人员对于工作的重视，对其工作内容起着引领和约束的作用，可以让相关人员对于工作内容有明确的标准指引，这样能够有效加强企事业单位办公室文书档案收集以及归档工作的水平。建立文书档案管理体系需要积极运用大数据的手段，有效进行信息的收集以及录入、归档，科学管理。在管理体系建设的过程中，需要每一位工作人员根据管理制度进行具体的分工、执行，促进工作内容严格落实。在制定具体的管理体系以及规章制度过程中，需要每一个企业或是单位根据自身发展以及应用状况确定体系建设内容，以提高工作效率为基本目标，不断促进企事业单位办公室文书档案收集以及归档工作的水平。例如，相关企事业单位可以根据企业发展的现状，将办公室的文书档案管理人员进行细致分工，可分为收集以及归档两类，使其做到各司其职。运用大数据的技术方式，收集企业发展的相关档案信息，设置相关专业人员进行归档工作，加强对于文书档案信息的分析能力，做好承接工作。文书档案收集或管理工作是办公室文书档案管理的重要内容，两种工作方向需要相互促进、相互融合。在文书档案收集过程中，需要渗透归档工作内容，在归档过程中，需要不断促进文书档案收集的丰富性以及科学性，有效促进办公室文书档案管理的成熟化发展，为企业发展提供良好的基本信息来源。

（二）加强档案人员素质培训。要不断提高管理人员的素质，目前许多办公室工作人员的管理能力并不是很高，对于工作的积极性不够，所以相关单位领导必须转变人才管理方式，更新管理理念，需要招聘一批具有专业知识的管理能力强的优秀大学生从事文书档案管理工作，减少家属或退休人员在办公室管理中的参与。吸纳优秀的新鲜血液，有效提高文书档案管理工作的效率。在员工就职的过程中，需要不断通过培训的方式，加强其综合水平，保证理论建设以及实践能力培养，加强其思想道德水平建设。目前线上培训是新兴的重要培训方法，能够打破时间以及空间的限制，有成本少、受众面广的优点，企事业单位可以通过与培训单位协商合作的方式，定期进行管理人员的培训和教育，从而保证管理队伍的知识水平以及管理能力建设，在进行员工素养管理时，需要加强道德水平建设，应用微信公众号等一系列知识输出平台，加强单位文化建设，增强社会主义核心价值观以及党的思想方针的引领，有效保证员工思想的正确性以及先进性，有效提升企业员工的综合素质及综合能力，做好办公室管理人员的管理工作。例如，企事业单位可以通过线上线下培训联动的方式，加强办公室文书档案管理工作的培训效果。可以运用线上培训加强理论建设，提高理论输出的效率，同时运用线下培训的方式，加强其实操能力，促进办公室文书档案收集以及归档工作的融合开展。可以在线上组织“文书档案收集培训会”“文书档案归档工作技巧”“大数据操作培训会”等方式保证员工的参与积极性，运用新兴的培训手段，提高其学习的兴趣。对于优秀的员工，企业需要进行精神上或物质上的奖励，可以通过树立榜样员工的方式，加强员工综合素质建设，提升办公室文书档案管理人员的综合水平，引领其他员工向榜样学习，更好地利用办公室文书档案为企业决策企业管理奠定基础。综上所述，加强档案人员素质培训是有力环节。

（三）加强文书档案宣传工作。加强文书档案管理宣传工作，能够提升相关工作人员对于档案整理以及归档的重视。宣传对于企事业单位运行必不可少，通过文书档案宣传工作，能够使相关工作人员对于档案管理工作的重要性有进一步的认识，约束其更好地进行档案的收集以及管理，能够从侧面监督办公室文书档案管理的真实性、高效性以及完整性，提升办公室文书档案管理的效率。加强文书档案宣传工作，需要加强领导层对于文书档案收集以及管理工作的重视，只有领导层重视，才可能有效使各种改革措施达到上传下达的改革过程。许多单位对于办公室文书档案收集以及归档工作不够重视，特别是领导层面缺乏对于办公室文书档案管理工作的宣传，档案管理虽然不能直接收到经济效益，但是对整个单位的发展以及品牌建设、文化建设、领导决策起着基础性的作用，是单位正常运转以及可持续发展的必不可少的要素。加强领导层面的重视，能够促进文书档案宣传工作，加强宣传的效率，从而提升管理人员的管理水平。在档案管理宣传工作中，需要重视对于档案管理复查的宣传，这样能够监督档案管理人员的工作水平，防止其出现应付了事的心理状态。因为办公室档案管理人员的调动和离职经常发生，对于刚离职人员的文书档案内容进行复查，是刚入职人员必须要做的工作。检查内容涉及是否有相关文献资料缺失或是归档错误的现象，补漏查疑，需要保证文书档案文件资料的完整性以及正确性。在文书档案交接时，需要保证交接的科学性，使交接清楚有序地进行，提高任职人员对于档案管理工作的重视。例如，企事业单位可以通过微信公众号宣传对于办公室文书档案管理工作的重视，提高办公室文书档案收集以及归档管理工作的水平，加强相关工作人员的素质建设，提高相关工作人员对于自身综合能力发展的重视，引导其提高对于文书档案管理工作的重视，从自制力的角度增强自身的管理能力，增强竞争能力。微信公众号拥有广阔的受众，是目前许多工作人员的重要信息来源之一。做好单位微信公众号建设，利用微信公众号进行企业改革，能够有效促进单位管理的水平，增强办公室文书档案收集以及归档工作管理效果。综上所述，加强文书档案宣传工作是重要保障。

四、结语

本文从三个方面为办公室文书档案收集以及归档工作提出了建议，相关企事业单位需要根据发展现状以及经济发展基础进行管理策略的制定，提高管理的针对性以及科学性，有效保证企事业单位可持续发展，提高社会竞争力。促进办公室文书档案收集以及归档工作健康发展。