对医院文书与档案工作有效衔接的体会

医院文书档案记录了医院的各项行政管理活动，具体包括上级和医院内部制定的各种政策性、指导性、业务性的文件，医院的各种重要证件、重要事件、会议记录，以及与其他组织往来的相关文件、责任书、协议、合同等等。它是医院运营过程的真实全面反映，是医院开展各项管理工作和项目的重要基础，对于战略决策的制定有着非常重要的意义。一些医院在档案管理工作中对于文书档案的重视度不足，文书档案管理的及时性和规范性不够，对于医院的战略发展会造成较大的阻碍。

一、医院文书档案管理工作的特点

（一）档案内容。医院的文书档案记载了医院的各项行政管理活动，档案内容涉及多个部门和科室，不同科室的工作性质有较大的差异，因此档案内容不仅种类繁多，还具有很强的专业性。

（二）管理重点。在医院文书档案管理工作中，以重要事件作为记录重点，在进行档案收集过程中，还要注意文件前因后果的逻辑性和完整性，及时对事件内容、进展以及结果等材料进行汇总。档案载体除了纸质档案，还涉及不同载体的档案，比如电子档案、光盘、照片、实物。

（三）相互关联。文书工作是档案管理工作开展的前提，两者相辅相成，做好文书跟档案工作的有效衔接，是提升医院档案管理水平的重要手段。

二、医院文书与档案工作衔接中的问题

（一）两者存在脱节的情况。在医院的日常管理工作中，很多医院没有做好文书工作与档案工作的有效衔接,只关注日常文书工作的完成情况，而忽略了文书档案管理工作。部分工作人员的档案管理意识比较淡薄，导致每年统一归档时经常出现文件残缺不全、内容相互关联的文件没有系统收集的现象，严重影响归档的系统性和完整性。档案室工作人员收集来自各职能科室的文件时，经常接收到一些有问题的文件资料，导致专职档案人员在每年的文书整理工作中需要花费大量的时间，工作效率大大降低，还影响到文书档案的归档质量。

（二）对文书档案管理重视不够。医院的综合档案室负责每年文书档案的归档工作，需要各职能部门积极配合，在日常工作中注意文书资料的收集，保证在规定的时间内集中整理并交接给综合档案室。但是在具体工作过程中，一些部门的领导不重视文书档案的管理工作，导致兼职档案员频繁更换，有的兼职档案员缺乏档案知识，有的以应付的态度对待档案工作，从源头上影响了文书档案的质量。因为各职能部门的工作具有很强的专业性，只有公文处理员和兼职档案人员能够确定移交的档案是否全面完整，专职档案员无法对其进行判断，因此，各职能部门对档案的重视程度直接决定了医院文书跟档案工作的衔接效果。

（三）档案管理制度没有与时俱进。随着信息技术的发展，文件的数量逐年增加，文件的类型也有所变化，但医院现有的文书档案管理体系不够完善，文书档案规范化流程、文书档案工作制度和归档分类方案未及时修订，特别是对于档案工作的激励制度基本没有涉及，在目前专职档案人员配备不足，大部分档案人员兼职的情况下，如果没有相应的激励机制，会丧失他们对档案工作的积极性。再加上档案专业在医院属于非主系专业，医院比较注重培养医疗人才，而忽视了对档案人才的培养，缺乏对档案专业知识培训的支持力度，导致医院的档案管理人员专业化水平不够。

（四）医院档案管理从业人员专业素质有待提高。医院档案人员的专业知识水平与现代化的文书档案工作要求存在一些差距。一方面，医院的文书档案管理大多与办公室、党办、医务科等部门紧密联系，文书档案管理人员不仅需要具备档案管理的专业知识，还需具备医院综合管理的知识体系；不仅要了解一些医疗专业的常识，还要了解医院的历史和文化；不仅要熟练掌握传统的档案管理方法，还要掌握与电子档案管理相关的信息技术知识，而目前管理人员队伍中往往缺乏这样的复合型人才。另一方面，存在重业务、轻档案管理的现象，医院有限的编制更多地向一线医务人员倾斜，使得从事文书档案管理工作的专职人员数量只减不增，而且相应的培训深造和晋升的机会也十分有限。

（五）医院对档案管理的投入较少。大部分公立医院存在用房紧张的情况，保存档案的场所和职能科室的办公空间很有限，再加上日常工作中每天都产生大量的文书材料，如果不注意及时分类和保存，很容易发生重要文件资料丢失的情况。无论是各职能部门还是综合档案室，有的环境根本达不到存储重要档案的条件，很难完全达到档案管理“十防”的要求，如遇上房屋漏水和内涝的情况，档案损失的风险极大。

三、强化医院文书与档案工作衔接的策略

（一）保障文书工作跟档案工作的规范衔接。在医院文书档案的管理工作中，文书质量决定着档案管理的水平，因此相关管理人员要保证文书跟档案工作之间形成良好的衔接效果。首先，要选择文书管理人员担任科室的兼职档案员，承担文书材料的立卷以及归档工作。在进行文件的处理过程中，各科室兼职档案员要及时跟进并完善文件材料的内容，确保文书档案及时收集整理齐全，对于所有的收发文件应及时进行登记，一旦发现文件缺失的问题，要在第一时间内进行处理。其次，综合档案的专职档案人员要积极与兼职档案员进行沟通，及时给予兼职档案员帮助和指导，紧密结合医院档案的立卷原则和方法，保障文书档案的质量。比如，在近期开展的新冠病毒肺炎疫情防控工作期间，医院产生了大量相关文件材料，应该将此作为本年度重要的归档工作来抓，医院应及时发布通知，作为各职能部门归档工作的指导文件，并提出具体归档要求，专职档案员要定期督促各科室认真完成此项归档工作。最后，兼职档案员向医院档案部门定期移交上一年形成的档案后，专职档案管理人员应立刻开展文书档案的整理、鉴定、分类、编目和检索、统计、电子化，以备提供档案利用。专职档案员在归档过程中，一旦发现文件缺失的情况应及时和兼职档案员进行沟通并补全档案，特别是带有批复的文件以及重大事件的相关档案材料要引起高度重视。只有做好了以上三个方面的工作内容，强化各部门之间的文书档案合作意识，才能保证文书跟档案工作有效衔接。

（二）增强档案管理意识，提高档案人员业务水平。通过档案利用发挥的实效，让医院领导充分认识到档案管理的重要性，并把档案建设加入组织的中长期计划中，还要投入更多的资金到档案设施设备和档案人才培训中。当然，医院文书档案管理需要高素质的档案人才，他们既要具备公文能力和文书档案的专业知识，也要掌握信息技术和安全保密等方面的专业知识。在医院难以增加行政人员的情况下，应加强档案工作人员的培训工作，定期派档案人员参加档案培训，确保其掌握档案管理理论和方法，并且要求档案管理人员在日常工作中通过多种途径和方式，来宣传文书档案管理工作的重要性，这样才能够深化管理人员对文书档案管理工作的认知程度，对于医院文书档案管理工作的有序开展有着积极意义。

（三）完善文书档案管理体系。传统的管理体系难以满足目前医院的文书档案管理需求，只有与时俱进，不断完善文书档案管理体系，才能为后续档案管理体系建设奠定良好的基础。档案工作领导小组要把每年的文书档案规范化流程、文书档案工作制度和归档分类方案进行讨论和修订，优化工作方法，明确责任分工。医院可以结合实际情况，在现有的管理基础上，对档案管理人员的职能和权责进行明确，通过适当的奖惩机制来提升文书档案管理效果，并且要建立档案管理工作业务考核体系，使考评结果和绩效相结合，这样才能确保文书档案管理工作能够有章可循，保障文书档案管理工作的有序和高效开展。

（四）增加档案管理设备设施的投入。为了防止重要档案遭受损失的风险，满足当前文书档案工作的需求，医院应投入更多资金来购买新型设备设施，还要建立稳定的数据库和安全的档案局域网，并且安装档案信息化所需的软件、杀毒工具。对于有条件的医院要为综合档案室升级改造档案库房，没有条件的必须购置库房所需的温湿调节器等设备，档案工作人员做好日常库房的“十防”工作。档案室工作人员还要逐步扫描历年的纸质文书档案，使之转化成电子文件形式，并按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行管理。这些工作需要各科室兼职档案员与档案室专职档案员共同合作，积极推进文书档案电子化建设，为档案利用工作提供更便捷、更优质的服务。

四、结语

综上所述，医院的文书工作跟档案工作在衔接过程中存在一些问题，针对这些问题，需要医院领导与相关工作人员提高对文书档案管理的关注度，及时更新管理观念与管理方法，增强档案管理意识，注意文书跟档案管理工作的衔接，提高档案人员业务水平，创建完善的管理机制，完善管理设施设备，有效提升文书档案管理工作的质量与效率，使档案管理工作满足医院的经营需要。