浅谈电子发票应用中存在的风险及防范措施——以大型商贸企业为例

王倩倩

（河南永乐生活电器有限公司，河南 郑州 450000）

一、引言

随着互联网技术的发展，我们迈入了信息时代，“互联网+”这一概念也上升至国家发展的战略高度。在“互联网+”时代，通过使用信息技术，我国税务机关税收征管工作得到了有效加强和监管。当前，电子发票得到了大力推广和运用，与传统的纸质发票相比，电子发票不需要纸质载体，不需要经过复杂的印制环节，且电子发票的票种核定、开具、发票在线生成、发票传递等环节都可以在互联网上进行，大大节省了发票工本费、打印机成本以及人力等相关管理成本。大型商贸企业在使用电子发票降低企业成本、提高企业财务核算及管理效率的同时，也要认真对待电子发票应用中存在的风险，要制定完善的风险防范措施，充分发挥电子发票的优势作用。

二、大型商贸企业使用电子发票的必要性

随着中国网购市场整体规模不断扩大，大力推动电子发票的普及与推广，无论对政府监管还是对销售方、购买方都存在积极意义。电子发票是纸质普通发票的电子化形式，可以通过网络在线认领、查验，并且电子发票系统可以与企业内部自行开发或者购买的各种ERP（企业资源计划）系统相结合，实现电子发票相关资料及附件的全面电子化和集中处理，这也为消费者提供了更加方便的服务。电子发票的使用给企业的财务核算和管理带来了诸多方便，尤其是对于大型商贸企业来说，其发票的开具和接收数量都较大，因此采用电子发票更有其必要性。

（一）可以提高财务工作效率

电子发票不同于普通的纸质发票，具有无纸化、自动化、网络化的特点。税务部门对每天领取发票的数量和次数进行了严格限制，因此在使用普通纸质发票时，财务人员需要花费大量时间领取、发放和管理。而使用电子发票后，企业可以通过税局网络系统直接进行申请和领取，不再需要企业财务人员到税局大厅领取发票，节约了财务人员在税局大厅排队等待和往来税局的时间，同时领取的电子发票只需存储在企业的税控系统中，无须花费大量时间和精力进行实物的发放、盘点和管理。对于大型商贸企业来说，其每月交易量大，使用发票数量较多，若使用电子发票只需通过网络系统分配发票即可，无须进行实物传递，提高了财务工作效率。

（二）可以有效降低企业的成本

大型商贸企业在使用普通纸质发票时需要承担一定的发票印制成本、领取成本，同时需要配置一系列专用的打印设备、开票人员、发票管理人员和核查人员，这都增加了企业的成本。而使用电子发票则可以通过将企业内部进销存系统、财务软件等ERP 系统与外部税局开票系统连接，实现系统自动和批量开具发票，减少发票开具流程和所耗费时间，并通过发送链接、邮件、微信卡包等方式传递和保存发票，使电子发票的传递、保管、查询、调阅更加方便，降低了企业的打印成本、人工成本和管理成本。

（三）可以推动企业核算工作向电子化发展

普通纸质发票在邮寄、使用和存储过程中可能出现毁损、丢失的情况，补发票又非常麻烦，需要提供大量相关证明及手续，而电子发票在传递及日常存储上更加方便、快捷，能有效降低相应的财务风险，有助于财务核算工作的顺利推进，可以推动财务核算向电子化方向发展。同时，在信息化时代和大数据环境下，使用电子发票可以更快地为我国税务部门提供企业相关数据信息，可以对商品、劳务和服务等流转过程、增值过程进行全链条、全寿命周期的跟踪，全面掌握发票开具、接收、入账、报税等各个环节的情况。对大型商贸企业开具的每一张电子发票，税务部门都可以进行实时监控，在发现问题时及时问询，有利于国家进行监管。

三、大型商贸企业电子发票应用中存在的风险

信息时代的到来，推动了电子发票在企业的广泛运用，电子发票无纸化、自动化、网络化特点，尤其符合当前大型商贸企业和新兴产业如快递、电商、电信等行业的发展需求。我国大型商贸企业在享受电子发票带来的便利的同时，也应当关注电子发票使用过程中可能出现的一系列风险和问题，从源头加强对风险因素的识别和控制，对票据、业务的真实性进行严格核查。企业内部出现的业务流程不规范、管理及审核不严格等问题，可能会将企业置于重大风险问题之中。

（一）企业经营过程中产生的风险

电子发票在使用过程中的风险与企业的经营过程有密切的关系，如业务的真实程度、发票的来源是否正规、电子发票金额及各项开票信息的正确性、开具内容是否与实际发生的业务相符，这些都需要企业从源头上进行管理和控制。企业的财务人员应当采用专业的工具和手段，对所取得的电子发票进行鉴别和审核，同时，各部门的相关业务人员也应当对业务及电子发票本身的真实性、合理性承担相应的责任。在企业经营过程中，如果业务人员提供虚假发票或者提供发票的内容与实际不符，那么企业的财务人员就无法及时地从发票上发现风险并进行有效规避。尤其是对大型商贸企业来说，其业务部门、业务类型相对较多，企业的财务人员不可能对发生的每一笔业务的真实性和合理性都逐一进行鉴别，这在一定程度上增加了大型商贸企业的财务风险。

（二）财务审核和入账过程中面临的风险

大型商贸企业需要对所使用的电子发票的真实性、合理性以及重复报销的风险进行管理，加强业务和财务人员鉴别电子发票真伪的能力，提高其风险识别和防范意识。同时，电子发票可以自行、多次打印，可能导致发票金额、公司名称等信息被人为篡改或者出现重复报销的问题。而大型商贸企业的财务人员在对电子发票进行审核时，由于发票数量较多且工作量大，无法通过肉眼快速、准确地对其进行鉴别，这就增加了企业接收虚假发票或同一发票重复报销入账的风险。

（三）内部审计和监督方面的风险

大型商贸企业除了要重视电子发票的业务源头、财务审核等方面外，也要加强内部审计的监督管理，确保业务真实合理、发票来源合规，严格控制风险。但大型商贸企业往往将大量精力放在开拓新的业务类型或市场领域、增加销售额上，容易忽视内部审计监督的作用。很多企业没有设立审计部门或者审计部门不健全，专业审计人才匮乏，审计过程流于形式，审计部门缺乏独立性和权威性，无法充分发挥作用，导致企业的管理存在一定的漏洞，这增加了电子发票的使用风险。

四、大型商贸企业在应用电子发票时的风险防范措施

大型商贸企业在享受电子发票带来的便利的同时，也应当认真对待电子发票使用过程中存在的各种风险问题，立足风险产生的源头，深入挖掘风险产生的原因，找到风险产生的环节，对各项业务和财务流程进行梳理，制定相应的制度，加强内部审计监督和管理。

（一）加强企业经营过程中的风险管理

目前我国电子发票推广及使用年限较短，相关的法律法规、制度还不健全，仍在不断完善。大型商贸企业应当根据各项业务的实际经营情况，对经营过程中的各个环节和流程进行梳理，制定相应的制度和奖罚机制，从源头实施风险防范措施，确保业务和财务部门相关人员认真履行各自的岗位职责，严肃对待电子发票的开具和使用。企业也可以通过制定相应的制度，将每项业务和发票的真实性、合理性考核纳入企业绩效管理，对从各项业务最初关系的建立到后期具体的开展和实施的每一个环节都要进行相应的监督。在建立相应的管理制度和奖罚机制的基础上，企业可以对电子发票开具和使用过程中通过弄虚作假套取经费、审核不严等导致企业出现风险的问题制定明确的处罚规定，一旦发现违规事项，应当严肃追究当事人的责任。

（二）财务人员要加大对电子发票真伪的鉴别能力和力度

随着电子发票的普遍开具和使用，大型商贸企业需要不断加大对电子发票真伪的鉴别能力和力度。确保电子发票真实可靠是各项报销和财务核算工作的基础，财务人员不能仅依靠自己的肉眼和经验去判断电子发票的真伪，或是因为工作量大干脆省略电子发票的真伪查询和验证环节。财务人员在对电子发票进行审核时，可以使用国家税务总局全国增值税发票查验平台、各地税局系统发票查验平台或者各种企业开发的电子发票查验小程序对发票代码、发票号码、开具内容、开具金额、公司信息等内容进行一一查验，在确保发票真实、合理后再进行报销及相关的入账、财务核算工作。

（三）加强内部审计监督和管理

在使用电子发票时，大型商贸企业应当加强内部审计监督与管理，不定时梳理业务流程和财务内部控制流程，及时发现电子发票开具及使用过程中存在的风险和隐患，制定科学、合理的内部审计管理制度和内控方案。必要时可以建立独立的审计部门，招聘一些专业人才或开发一些专业的系统和小程序，对电子发票进行有效的风险管理。同时，大型商贸企业也应当确保内部审计部门和人员有一定的独立性和权威性，使企业其他部门愿意积极配合审计部门开展工作，进而推动内部审计管理制度和内控方案的有效实施。

五、结语

在“互联网+”时代，电子发票已成为一种必然趋势，越来越多的企业开始使用电子发票。大型商贸企业应快速适应“互联网+”时代的发展，推进大数据时代的财务管理，推动电子发票的使用，及时对各项业务的真实性、合理性进行监督，增强对电子发票真伪的鉴别能力，建立相应的管理制度和奖罚机制，加强内部审计与监督，降低电子发票使用过程中的风险，使电子发票充分发挥出自身应有的优势和作用。