中小企业如何顺应电子会计档案发展趋势

王鹤

（嘉易融〔天津〕融资租赁有限责任公司，天津 300000）

在数字时代，传统的会计档案管理模式——纸质管理方式已经不适应企业经营管理的需要，电子化正慢慢渗透人们的经营生产和日常生活［1］。作为国民经济和社会发展的主力军，中小企业实现会计档案电子化不仅有利于提高自身经营效率，而且能促进整个经济社会电子商务、电子政务的规范化发展，具有非常重要的意义。

一、电子会计档案推广的必然性

会计档案是企事业单位经济业务发生情况的重要记录和反映，具有较高的保存价值。随着经济发展及科技进步，会计档案的完整性、准确性及安全性等日益重要，在外部推动及企业内生需求的背景下，会计档案电子化具有必然性。

首先，政策支持是电子会计档案推广的基础。近年来，国家快速推进电子商务和电子政务的发展，会计凭证的电子化成为未来发展的必然趋势［2］。电子会计档案发展在2020年进入快车道，对于企业而言，构建电子会计档案管理体系，成为企业数字化升级的“必选项”。

2012年末，财政部强调推广运用财政电子票据，推进财政票据电子化改革，此后8年，打印、储存、档案管理等各领域纷纷推进有关改革。2015年11月，国家税务总局决定在全国推行增值税电子发票系统；2017年7月，财政部发文推广运用财政电子票据，试点开展财政电子票据管理改革工作；2018年11月，财政部启用全国统一的财政电子票据式样和财政机打票据式样；2019年7月，财政部、国家卫生健康委、国家医疗保障局联合印发通知，决定推行医疗收费电子票据管理改革；2020年3月，财政部国家档案局规范各类电子会计凭证的报销入账归档，明确真实合法的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力；2020年6月，人大常委会修订《中华人民共和国档案法》，明确鼓励传统档案管理模式的电子化转型；2020年12月，国家税务总局加大推广使用电子发票的力度，决定分两步在全国新设立登记的纳税人中实行专票电子化［2］。

其次，科技发展是会计档案电子化的有力支撑。近年来，依托国内经济的快速发展，人工智能、物联网、大数据、云计算、机器人等信息技术愈发成熟，OCR（Optical Character Recognition,即光学字符识别）、语音识别、电子签名等新技术运用广泛，会计档案电子化过程中不容忽视的安全性问题等得到了较好解决；电子商业汇票、银行电子回单、电子发票、财政电子票据等电子形式凭证在企业的实际应用越来越普遍，科技发展不断推动档案管理从信息化阶段向数字化智能化阶段过渡［1］。

最后，管理痛点是会计档案电子化的内生动力。传统纸质会计档案管理存在操作性强、成本高等痛点，电子会计档案的优势不断凸显［3］。第一，企业在经营过程中每天都会产生大量业务及财务数据，传统会计档案要求将所有的电子文件打印成纸质文件进行储存。第二，纸质会计档案归档成本较高，贴票、整理、装订等操作性工作占用大量人力和时间，降低财务人员的价值。第三，纸质会计档案因介质限制，不利于长期保存或对存储条件要求较高，日常保管占用大量物理空间。第四，纸质会计档案信息储存无索引关联，检索效率低，后期查阅、调用不便。

二、中小企业实现会计档案电子化面临的问题

目前电子会计档案试点工作尚在推进中，参与试点工作的企业主要是在各行业内具有一定影响力或有代表性的企业。相较试点企业而言，市场经济中庞大的主体——中小企业，无论在数量方面还是对社会经济发展的贡献方面都具有重要位置，因此，中小企业在会计档案电子化工作中面临的问题，将会影响电子会计档案后期推广的深度及广度，其重要性不容忽视。

（一）经营层重视程度较低，推广积极性不高

中小企业一般人员规模较小、经营规模小，企业经营层面临较大的成长压力、盈利压力，往往更为重视经济效益与企业的运营情况，对会计档案管理缺乏重视［4］。在管理实践过程中，许多管理人员认为保存会计档案仅为应对检查或者审计使用，认为会计档案对企业经营管理的作用较小，实现会计档案电子化的回报不大。因此管理层在日常管理中对会计档案管理工作的规范性没有提出相应要求，不重视会计档案管理工作，向财务人员传递的管理理念在一定程度上影响电子会计档案工作的推进。

（二）财务人员工作水平有限，推广难度较大［5］

电子会计档案的落地实施不仅涉及企业会计制度、会计档案管理办法等内控制度和流程的完善，并且涉及新建系统、改造现有财务系统、对接不同系统等工作，对财务人员的系统性思维、财务专业能力等综合性素质提出较高要求。然而，中小企业往往存在财务人员少、梯队建设能力有限、综合性人才缺少等问题，使得财务人员对电子会计档案的建设缺乏信心、动力不足；前期规划不足使得电子会计档案系统实施后的效果不理想，后期改造压力大，电子会计档案不能真正运用。

（三）管理信息化程度较低，资源投入有限

近些年，随着SAP、用友、金蝶等财务软件的普及，中小企业财务管理信息化水平有所提升，但大部分中小企业出于成本考虑，财务软件仅停留在常规版本，系统升级动力不足。按照会计档案管理办法的要求，公司使用的会计核算系统除能够输出符合标准的会计档案，还要具备接收和读取电子会计资料的功能，接收和读取过程要保证资料的准确性和完整性，并设定必要的审签程序。该项办法意味着电子会计档案工作不仅要建设会计档案的管理系统，更重要的是对现有的财务系统进行改造或功能升级，以满足相关要求。因此，中小企业在系统建设方面的较少资源投入会制约电子会计档案的实施和运用。

三、中小企业顺应会计档案电子化的可行性措施

（一）加强电子会计档案理念宣贯

电子会计档案是一项系统化工作，需要打通业务、财务、税务等多个系统，实现数据流动、打破信息孤岛、创造价值。电子会计档案对企业经营发展具有深远的影响，在节约人力成本、打印成本及储存成本等方面具有现实的优势。中小企业管理层需要提高认识，重视电子会计档案工作。首先，中小企业管理层需要注重在公司层面的理念宣贯，以管理者的视角推进相关工作。其次，中小企业需要在公司层面做好电子会计档案落地的配套研究，从内控出发，以公司会计档案管理要求入手，做好顶层设计。最后，中小企业需要增强经办人员的责任意识，加快电子会计档案的落地应用。

（二）加强财务人员能力培养

随着企业精细化管理要求的提高，财务人员的工作能力不能仅限于能够进行账务处理等基础性工作。在电子会计管理工作中，财务人员需要兼具财务、系统建设和档案管理等方面的专业技术，以保障电子会计档案工作的顺利推进。在财务人员综合素质的培养方面，中小企业可以根据自身情况，可以采用引进人才的方式，吸收外部经验，快速提高核心人员的工作能力；也可以采用培养人才的方式，重视现有人员的业务培训，为他们提供同业交流机会，提升财务人员的工作能力。

（三）进行财务管理的信息化建设

电子会计档案对现有的财务系统等信息系统提出了更高要求，中小企业需要了解自身系统现状，提前安排计划。信息系统的价值需要时间的检验后才能体现，而系统投入方面的分年摊销能在一定程度上缓解系统建设一次性投入的压力。另外，电子会计档案试点工作派生出一批从事电子会计档案系统建设的供应商，中小企业可以根据自身条件，进行多方调研，选择适合自己的合作伙伴。

四、结语

政策支持和科技发展是电子会计档案发展的外在动力，企业在会计档案管理方面的痛点是电子档案发展的内生需求。从长期来看，电子会计档案的发展顺应了经济社会的发展需要，利于整体电子商务、电子政务的发展。中小企业作为国民经济和社会发展的主力军，应积极适应电子会计档案的发展趋势，加强内部理念宣贯、人才培养，加大资源的有效投入，以便于应对未来可能面对的若干问题。