财务共享服务下企业费用报销管理研究

方琳娜

（淮北矿业股份有限公司，安徽 淮北 235000）

一、引言

当前信息技术、智能化、云计算等先进技术手段的兴起普及为财务共享模式的运行发展提供了有力保障。由于费用报销业务的工作任务较重且核算占比较大，其审核过程较为复杂，阻碍了现代企业财务管理工作效率和水平的提升，所以，只有进一步优化财务报销开展质量，才能提高企业的财务管理效率及水平，进而实现企业的稳定健康发展。

二、财务共享服务下企业费用报销管理的相关理论

（一）财务共享模式

财务共享模式下，企业财务数据信息优化特征显著，进而为提升管理层决策活动提供有力保障。作为资金流动的重要流程，报销流程的有序运行有助于企业优化完善业务流程、提高管理水平。财务共享模式运行背景下，报销工作的操作流程愈发完善，在最大限度地提高财务管控工作质量的同时，降低财务管控成本，有助于更为规范化、严谨化地开展财务报销工作［1］。

（二）费用报销管理系统

从业务实行方面而言，报销系统具有更加便捷、高效的操作运行特征。同时有助于工作人员实时反馈上交报销申请单据，而对于领导层而言，更是能够打破固有壁垒及局限，及时进行审批，在制单人填制完成报销单据后，由基层单位业务领导及分管财务领导进行审批，之后交由财务共享中心统一稽核。从财务管控方面而言，费用报销管理系统在处理会计工作的同时，有效实现了财务管控的目标。

（三）财务共享模式下费用报销管理目标

1.打破固有壁垒。确保企业系统中各板块在独立运行的状态下，与企业子公司的多个系统完成数据对接工作，从而保证数据传输的统一化模式，保持相应口径的一致性，再展开对比研究。同时，进一步规范业务处理流程，为后续数据分析工作提供更为精确的数据基础。

2.保障费用报销的透明度。工作人员能够在相应平台中浏览到费用报销的相应制度内容，实时跟进查阅报销工作进度，企业管理层也能够查阅到更加全面的报销工作信息，进一步提高企业管理水平及效率。

3.系统对接。企业将信息系统与税务系统进行连接，从而对报销单据影像中的发票进行系统识别，在将识别后的内容与企业税务系统的内容展开对比分析。

4.严格管控资金预算。针对企业资金预算进行严格管控，确保企业内部不存在超预算支付行为的发生。例如，企业差旅费会有住宿费、补助等管理规定进行管理，而通信费表单则根据具体级别、单位等因素具有相应的管控额度。

三、财务共享服务下企业费用报销管理存在的问题

（一）信息系统的不妥善

信息系统没有真正实现初步期望，进而造成后期引进共享理念后财务需求与预期需求差异较大。加之信息系统与企业其他业务系统之间对接工作有待完善，造成业务与财务之间未实现贯通，数据无法共享。另外，信息系统的安全管理工作落实不到位，缺乏正确的安全隐患意识，这种工作模式极易引发信息泄露，而共享中心中所储存的信息包含了企业整体的基础财务数据，一旦发生泄露危机，则会引发极为严重的财务风险，甚至会诱发破产风险［2］。

（二）财务人才紧缺、高级财务人员极易流失

财务共享中心成立初期，企业对现有财务人员不够重视，导致企业多数财务人员对这种全新财务工作模式存在抵触心理。该机构的成立无疑会对部分会计工作产生影响，造成该工作岗位的员工丧失发展途径，企业未对此进行及时正确的引导和帮助，造成财务共享中心成立初期出现大批人员离职的情况。对于费用报销工作而言，在该中心成立后，费用报销工作的开展对人力需求有所降低，甚至仅需3—5人即可完成大型集团企业的相关工作。另外，原有分支机构中均有相应的费用及资金会计人员，在成立共享中心后，重叠现象严重，进而出现大批原有员工离职现象，这些工作人员原本是后续高级管理人才的储备力量。

（三）存在不实报销、报销不合理现象

受到报销流程及监管工作等内容的影响，与实际情况脱节的报销现象普遍存在。例如，部分工作人员利用企业名义私自支出假借单据进行报销，甚至出现毫无支出的报销行为。另外，部分工作人员没有使用正规发票，采取其他不符合规定的发票完成申报。一旦企业审批流程出现复杂化、不完善的情况，则无法保障每一环节监管工作落实到位，这无疑助长了该类行为的发生。

四、财务共享服务下企业费用报销管理的优化措施

（一）重新整合信息系统

财务共享中心作为企业的重要机构，加大对其的技术支持力度才能维持该机构的稳定运行，打破各系统之间的壁垒是企业真正实现共享的核心所在。例如，某信息技术企业需尽快达成与上海某信息技术股份有限公司的合作，开展后续工作。该企业通过运用先进模型改善集成技术成功实现数据对接工作，将企业各系统集中于信息化平台中，帮助企业及时实现共享化目标，真正激活企业税务、预算管理等板块内容，实现一体化模式，打破各部门的壁垒，提升财务信息的传递效率，从而提高整体工作水平及效率，实现财务共享［3］。

在财务共享中心的需求收集环节中，实际需求的调研工作是首要任务，同时后续业务系统与费用报销环节的对接需落实到位。例如，从结算系统的安全视角着手，银行制定的银企互联系统有助于开展落实AP 系统数据与银行系统的对接工作，保持支付数据与银行规定模式的一致性，实现对账支付模式。关于权限管理，可以通过融合影像管理系统与电子报销模式完成后续工作。

（二）科学合理安排财务人员职位

1.合理分配财务共享中心工作人员。按照财务共享中心建立后的人才实际需求和预测的机构规模，合理设置各项职位。可安排就职时间短、学习能力强的年轻员工负责财务共享中心的基础工作内容，该项工作操作性强、标准需求高；可以让就职时间长、工作经验丰富的员工负责审核类别的工作内容；对于曾经担任管理层的人员，通过正确的交流引导，进行职能转变，可以负责成本管控、预算管理等板块工作。只有组建更为专业、合理的队伍，才能充分发挥出财务的效用及价值所在。

2.财务冗余员工实行转岗。可以鼓励学习效率高的工作人员主动进行转岗，进入更适合、需求性更强的职位。部分会计人员可以转岗到业务活动，结合自身具备的财务知识结构高效开展业务活动。收入会计人员可负责业务的销售工作，能够更加清晰地判断产品利润，结合各项因素的利润差，制定出更具价值的销售计划。成本会计人员可以进入生产部分，通过了解掌握该环节的工作流程，从根源处落实成本管控工作［4］。

（三）严格遏制不实报销现象

在实际开展审核与审阅的环节中，应当保证基础依据报销凭证内容的真实性、精确性，对于企业各项目所产生的具体环节经费展开细致、全面性的检验，如住宿费用、差旅费用等，有效规避报销缺乏真实性的问题。另外，进一步加强报销监管工作质量，采取多种有效手段达到提升企业实际效益的目的，进而推动企业实现良性发展。

（四）健全优化资金预算流程

企业预算管理部门需要与共享中心共同开展预算数据及执行数据的收集、把控工作，实时监管资金集中支付计划的执行进度，将预算管理具体到各部门及个人，在最终产生的预算数据储存在预算部门收支系统之前，交于企业业务、财务部门负责人共同检查、签字确认。同时，企业需要按照大额资金管理要求，构建审批机制，以及货币资金联签机制，进一步优化升级相应的系统，成立专项的定期资金预算系统，主要对基期预算与费用系统进行对比分析，指出其中偏差，在每月末出示预算执行的具体情况，并且制作成报告。

五、结语

企业通过融合费用报销管理工作与财务共享模式，在进一步优化财务控制及成本管控工作实施效果的同时，促进企业经营发展模式更为高效。在后续经营过程中，财务共享理念将作为企业内部管理的重点内容进行落实，从而推动企业实现可持续发展目标。