公证核实过程中的困难与对策

顾小卫

（江苏省南京市南京公证处，江苏 南京 211816）

一、公证核实的概念

所谓公证核实，其实就是公证机构对于公证申请事项以及与该事项有关的人、材料进行核实审查的一个过程。当事人向公证机构申请办理公证，对其提供的证明材料，公证人员应当审查并予以核实，要学会从多方面获知材料和信息的合法性和真实性。公证核实作为公证程序中至关重要的一环，能最大限度确保公证过程的真实、合法，为公证业务工作提供有力保障。具体实践中，公证机构可以自己主动开展核实；遇到复杂情形的，也可以在其他相关单位、个人的协助下进行核实工作。

通常来说，公证核实一般包括以下几个方面内容：

一是程序方面：遇到需要上门办证或者是需要外出核实情形的，应当有两名公证人员确保公证程序的合法性。当然，对于特殊情况，比如一些涉密事项，只能由一名工作人员外出核实，则必须要有见证人见证环节。

二是方式方面：公证机构在核实过程中，认为当事人提供的证明材料不全，可以让当事人补充，补充的可以是书面材料、证人证言等等。公证机构也可以向当事人或者相关单位核实：遇到婚姻方面的，可以向婚姻登记部门核实，年代太久远的，还需向档案馆核实；遇到户籍信息、人事档案方面的，可以向派出所、相关单位予以核实，有些当事人的材料信息在外地的，谨慎起见，也可以委托外地公证机构帮忙核实，外地公证机构了解当地情况，这样能有效提高公证效率。

三是属性方面：公证核实跟诉讼中的调查取证不同，公证核实具有被动性，而诉讼调查则偏向主动。公证机构的核实权限有限，正因如此，在实践中很多单位、个人对于公证机构的核实要求以种种理由不予配合。

二、公证机构核实面临的问题

（一）理念认识不够

“公证实务中，很多公证人员并没有特别重视公证核实，经常会出现核实程度不够甚至不核实的情况。公证具有国家‘公信力’，公证工作是一种很严肃的职业，因而对其真实性、严谨性有着很高要求。”[1]切记不能用“以证换证”的思维来对待公证工作，对于申请人提交的证明材料，如果仅仅只是形式审查、走过场，一旦出现错误，那么不仅会对相关权利人的合法权益造成损害，也会让公证处的公信力、可信度荡然无存。长此以往，势必会给公证行业带来了严重不利影响。当然，如果核实过度，将全部证明责任一味推给当事人，凡是不符合条件的不予办理，这样也不妥，所以要适时更新理念，具体问题具体分析，掌握好核实的度。

（二）核实程序体系尚不健全，开展工作难度大

公证机构的核实权利缺乏有效的法律保障，实践中也没有健全的核实机制，这就导致公证机构开展业务核实工作困难重重。当公证机构针对案件情况需要向一些单位、部门核实时，往往会被种种理由推辞拒绝。公证核实会涉及诸多方面问题，诸如婚姻方面要找婚姻登记部门核实，房产方面要找房产局、登记部门核实，户籍信息要找派出所等等，这些问题仅仅依靠公证机构是不行的。大数据时代一个显著特点就是信息共享，相关单位不能把自己掌握的信息当成是自家的“私产”，公证核实工作需要诸多部门的相互配合。

（三）假人、假证明屡见不鲜，违法惩戒力度低

当前社会经济飞速发展，人们追求物质财富的需求越来越大。与此同时，社会群体庞大复杂，人与人之间的信任度降低，在物质利益的驱使下，一些不法分子会试图通过虚假手段骗取财富。比如受当前商品房价格飞速上涨的诱惑，有些公证申请人试图通过提供虚假证明材料让公证机构出具公证书、帮其非法获取利益的现象屡见不鲜，即使后来东窗事发，对相关公证当事人的惩戒力度也有限，有的甚至还不了了之。这不仅浪费了有限的公证资源，导致公证机构办事效率低，也会损害相关权利人的合法权益，违法成本低往往会助长这些不良社会风气，也会冲击公证机构的正常业务工作、给公证行业带来不利影响。

三、公证核实工作的建议

（一）严格公证办证程序

“只有程序‘真’，结果才能‘真’，程序正义是公证业务工作的重中之重。公证人员在日常办证中要有风险意识、核实意识、程序意识，不能仅凭个人感觉办证。”[2]平时要善于发现问题并解决问题，严格遵守公证办证准则，要强化公证质量监督，发现问题及时整改，规范公证办证程序，比如办理签字类公证一定要进行人脸识别，办理遗嘱公证一定要现场录音录像等等。此外，公证机构平时还应加强对公证人员业务能力培训，提升公证人员的执业技能和法律素养。

（二）完善公证核实体系

公证机构内部应该建立一套完善的核实审查体系，平时可以将业务办证和核实工作分工，选派专门工作人员从事核实工作，这样能大大降低公证办证风险，确保公证文书质量。此外，还要制定一套行之有效的公证核实业务规范，明确必须核实的事项以及核实标准。必须核实的事项具体包括法律法规规定的事项以及公证办证过程中极易发生风险的相关事项，核实标准要具体问题具体分析，不同的案件核实侧重点不同，不能照搬硬套。当前，完善的核实体系需要建立在信息网络化的基础之上，要将公证核实系统跟各大信息数据平台充分联系起来，从而确保核实的准确性。

我们南京公证处通过钉钉APP平台来进行公证核实工作，公证员平时可以把核实要求发到钉钉平台，管理人审核后发给调查组工作人员，调查人员实地走访核实后再将核实结果通过钉钉平台传送给公证员，钉钉平台数据库将南京市大多数政府机关单位、学校、国企相关地址、联系方式等信息包含在内，大大方便公证人员的核实工作。

（三）与多部门沟通协作，保障公证核实权

如果没有相关单位的协作，那么公证机构的核实权也无从谈起。虽然我国《公证法》规定公证机构有核实的权利，但那只是一个很宽泛的规定。说白了公证机构只是有核实的权利而已，至于这项权利如何实施以及相应的保障机制都没有提及。那么在公证实践中，相关单位选择配合协助核实还好，如果不配合核实，公证机构其实也无能为力。正因如此，司法行政部门、公证协会才更需要跟房产、民政、公安、法院、检察院等相关单位牵头，一起联合制定关于赋予“公证机构核实权利”的规章。只有这样才能切实降低核实中遇到的阻碍，为公证机构核实工作提供制度保障，大大提高公证工作效率。

（四）加大对失信当事人的惩戒力度

实践中，对于公证当事人通过隐瞒、提供虚假材料骗取公证书的，事后往往没什么惩戒措施，不了了之。如果对于这种现象一味听之任之，那么将大大破坏公证的“公信力”。而且利用虚假材料骗取的公证书一旦被采用，将极大损害相关权利人的合法权益。因此，必须从根本上遏制这类不良现象。失信当事人惩戒系统，在全省乃至全国推广运用。公证公证行业机构可以参照法院的失信惩戒措施，建立一套公证失信当事人惩戒机构。在办证过程中，如果发现有当事人隐瞒事实、企图提供虚假材料骗取公证书的，可以考虑将其列入公证失信惩戒系统中，情节较轻的，可以对失信当事人采取上征信，禁止其几年内到公证机构办证的惩戒；情节较重的，则应交由公安机关或者司法机关作出相应处罚。