新形势下基层政府加强档案管理的有效途径

李富爱

山东省淄博市沂源县西里镇人民政府 山东沂源 256108

基层政府档案管理工作在社会稳定和服务群众方面的作用极为显著，所以基层政府需要加强对档案管理的重视，通过现代信息技术构建数字化信息系统，促进工作效率的提高，并加强信息采集、处理以及保存能力。注重档案管理人才的培养和培训，确保档案管理人员能够通过信息技术提升工作效率，加强基层政府档案工作的公开化和透明化。

1 当前基层政府部门档案信息化建设存在的问题

首先，基础设施还需要完善。基层政府会将更多的精力和财力放在当地经济发展和文化建设上，而部分地区的基层政府不会将充足的资金用于基层档案管理和建设，进而导致设施配套不足。在信息化建设的大背景下，由于未能实现档案的信息化管理，显著影响了档案管理的效率，也不利于政府和机关单位对有价值的信息和档案及时共享，对当地的经济发展也造成了不利影响。其次，档案信息建设意识不足。在基层政府部门中，有部分工作人员和档案管理部门领导没有转变观念，在档案信息化建设中仍采取传统的档案管理模式，主要是对部门内的档案收集、整理和存档，由于档案资源数量日渐庞大、存放的空间也逐渐狭小，加之自然环境的影响，档案资源容易受潮。也会受到火患的威胁，更容易丢失，为管理带来很大的难度。最后，内部人员素质偏低。在基层政府的档案部门中，部分工作人员缺乏专业的素质，比如管理方法不科学、也缺乏主动使用信息化技术的思想，所以在基层政府部门中，很多工作人员难以灵活使用软件进行管理，习惯沿用以往的档案管理模式，进而阻碍了信息化的发展[1]。

2 新形势下基层政府加强档案管理的有效途径

2.1 健全体制机制，完善设施配套

在开展档案管理工作时，基层政府需要给予制度化建设以及规范化管理更多的关注，根据档案工作的具体状况，积极学习各类正确经验，构建完善的规章制度，主要涉及档案归档、统计、岗位职责、管理、保密以及运用等相关制度。同时，还需提高档案工作中人力、物力、财力的投入，加强基础设施建设，让档案管理工作向着标准化、系统化的方向发展，达到库房、办公室以及阅档室之间的分离规范化布置。另外，基层政府还需采购铁质档案柜和“九防”设备（照相机、录相机、放像机、风扇、密集架、投影仪、打印机、电视机）等，确保档案管理工作持续、稳定发展。

2.2 搭建管理系统，公开部分信息

政府作为社会的服务性机构，为更好地在新的社会形势下推进档案管理服务，可以从以下两方面入手进行改革。一方面，政府部门首先要着力打造文档一体化管理系统。实施政府信息公开明确要求政府部门要及时主动向档案机构提供可对外公开的信息，这是必须遵循的义务。而档案机构在平日里需要整理、归档并保存这些重要的文件信息，对此需要建成文档一体化管理系统，并与政府电子政务系统、档案信息化管理系统等服务平相链接，使其辐射范围广。其次，政府还应该从人性化的角度考虑，设计电子文件的归档、管理等功能，以便公众可以轻松、准确操作，快速查询到所需文件[2]。

2.3 完善基础设施，保障档案安全

基层政府开展档案管理工作时，要加强档案装备的现代化建设，进而提升档案管理的安全性。同时，基层政府还需对部分档案进行严格的保密，提升信息内容的安全性，构建大库房，注重档案资料的整理工作，通过计算机对档案进行保管，全面优化现阶段需要运用到的设备，加强档案管理的安全性以及科学性。此外，建设档案管理资源，应根据新时代特色明确档案服务工作的着力点，进而为档案管理工作创造新载体，促进基层政府各项事业的良好发展。开展档案资源建设时还要拓宽档案收集范围，并丰富档案类型，切实记录好重大活动和事件，以更好地整合档案资源，并确保其安全。

2.4 落实政府档案管理考核机制

政府部门必须明确档案管理的目标，并规定档案管理的信息、资料最终归档立卷的时间。不断引导档案管理工作走上正轨，确保整个政府的档案管理工作的规范性，无论是政府档案管理工作的建设者，还是专门在政府内进行档案管理的工作人员，其工作必须随时进行考核，并采取优胜劣汰的考核机制，切实保证政府档案管理工作稳步前进，促进政府各部门工作的高效率开展。政府部门必须明确档案管理的职责，并将责任落实到政府内所有工作人员，将政府档案的收集、整理、编制、移交等工作进行有机整合，加大工作管理力度，做到不同工作岗位各司其职，工作进展井然有序，如果在工作中出现混乱情况，及时解决并作为工作经验吸取教训。政府部门必须创建一个完善的档案管理考核体系，将档案管理相关工作与年度考核相衔接，严格进行每周一次小检查，每个月一次汇报，每个季度一次大督查，在年末进行工作总结。所有档案管理工作人员都要包括在内，以此确保档案管理相关工作及时、高效完[3]。

2.5 开展员工培训，提高业务水平

培训工作可从以下几个层面开展：一是面向新晋员工要做好入职培训，使员工尽快熟悉政府部门的具体职务，且要设置考核，待考核合格方可正式上岗。二是可邀请业内专家前来部门定期开展讲座和培训，强化员工的信息技能，使档案管理人员通过学习和实践练习可以掌握技能，提升自身的业务水平能力。三是在抓好技能培训的同时，也不可忽略理论方面的培训，以引领档案管理人员提高思想政治觉悟，具备服务的意识，能够树立正确的心态，坚守岗位，更好地为档案事业奉献自己的力量。

3 结语

在基层的政府部门中，随着计算机的普及，档案管理也更加科学化、规范化，传统的纸质档案信息得以保存，避免了文件的丢失，有利于基层政府发挥出服务的职能。然而，在基层政府档案工作信息化管理的过程中，受到诸多条件的影响，完全实现信息化管理还需时日，需要投入大量的人力物力，以下就档案的信息化建设进行分析。