浅谈高职院校学生资助档案管理

学校资助工作是中国长期开展的一项惠民工程，高效推动中国教育教学的公平性和社会公平性。伴随各大高职院校的持续扩招，学生贫困资助项目亦逐渐增多，文件材料渐渐增加。故而，学校做好学生资助档案信息管理工作是提高学生资助项目成效与质量的关键问题。

一、高职院校学生资助档案形成的流程

（一）申请流程。高职学生若想取得国家相应资助，应当向学校有关部门提交对应申请。从目前的状况看，一些学校明确要求，高职学生在申请国家助学金时不但要提交对应的贫困申请书，而且还要详细说明自身申请国家资助的理由，提交能够证明自身身份的所有材料，亦需要具有贫困证明等其他贫困资料。高职院校国家助学金的材料均是以书面文件作为基础，不但有助于相关工作人员对学生资助档案实行管理，还能够解决日后可能产生的各类问题与纠纷。学校做好高职学生资助申请流程中的档案管理不只是为了记录，更多是为了保障学生申请形成的法律效益。在现实国家助学金申请的过程中，极容易发生申请学生数量比国家资助数量多的状况，因此存有很大的竞争现象。做好学生资助档案管理工作能够高效提升学生申请资料审查工作的质量与效率，能够大大降低不必要的问题与纠纷。

（二）审核流程。高职学生在申请国家资助后，会有相关组织对学生的贫困资格实行严格审查，随后会有对应授权机关做出学生是否通过资助审核的最终决定。不同高职院校对学生们的贫困申请资格存在一定的差异性，但是所有院校均会有一套固定的流程来保障国家助学金顺利发放。高职院校需要将高职学生贫困申请书与其他贫困文字信息资料一起交给相关审核部门，与此同时，还应保管好学生申请材料，便于在未来有透明、公开的合理依据。若有高职学生对最终审查结果提出质疑，可根据学生们提供的材料实行再次审核，针对审核未能通过的学生，需要通知这些学生没有通过的原因，同时亦应做好高职学生资助档案管理工作，防止在日后产生各种问题和纠纷。

（三）备案流程。学校的文书档案需要真实根据每个高职学生的现实状况进行记录，要根据年份、根据学期详细记录国家助学金的发放状况与学生申请状况。高职院校亦需要在相关法律规定的时间范围内根据相关流程将所有资料上报给上层机构存档，这样有助于实施事后监督。学校应当做好高职学生申请国家助学金与国家助学金发放等相关档案的具体管理工作，不但能够为学校日后审查提供相应便利，还能够为高职学生提供在校学习期间具体情况的证明。

二、高职院校学生资助档案管理面临的现状

（一）高职学生资助档案管理方式缺乏规范性。首先，学生资助档案内容缺少统一的标准。现如今，国家没有发布相关文件对高职院校学生资助档案的内容进行明确规定。学生资助档案来源非常广泛并且相对分散，档案种类繁多冗杂，包括管理体系、上级领导部门文件、贫困申请表、各类重要通知以及专项资金拨付文件等。其次，学生资助档案管理团队能力良莠不齐。学生资助档案基本由相关资助中心与辅导员进行保管，但这些人本身尚未受到过专门的档案管理知识培训，并且每人担任多个职务，处理学校与学生日常生活琐事，必然会对学生资助档案管理成效与管理质量形成影响。最后，需要明确高职学生资助档案保管时间期限。国家资助的项目种类繁多而且非常繁杂，每个资助项目的保管期限各不相同。

（二）高职学生资助档案信息化建设相对落后。伴随现代信息化的不断发展，给高职学生资助信息档案的归档和管理带来全新的发展挑战。以往纸质档案作为重要资料得到保存，必然有电子档案无法媲美的作用和优势，然而纸质档案同样存在占用资源以及动态化管理较困难等多种问题。一方面，以往的纸质档案在管理工作中占据比例要比电子档案大。电子档案具有各式各样的形式，储存与移交更加方便，能够大大节省物力、人力与财力，更符合现代高职学生各类信息的动态化管理；另一方面，学生资助信息管理体系的创建较为落后。高职院校贫困生的家庭经济状况变换与学籍信息移动均和学生资助档案管理进行有效对接，这部分均要求高职院校必须加强学生资助档案信息平台创建。

（三）高职学生资助档案使用率较低。目前，高职学生资助档案应用普遍偏低。第一，学生资助档案仅仅被看作是学生受资助的证据以及记录，未能及时跟进高职学生受到资助后的实际生活状况与学习状况。学生资助档案中存在优秀的贫困学生事件能够用来作为励志成才的重要典范，用来正确引导高职学生励志、感恩，但现实状况是诸多学生资助档案束之高阁，对培育学生励志感恩所发挥的作用与价值有限。第二，高职贫困学生的家庭经济条件是动态并且无法量化的。一些高职学生在贫困生认定过程中，贫困证明材料非常容易获得，且造假成本极低，直接对一些贫困学生档案信息的合法性与真实性产生影响，如此势必造成学生资助档案应用率的大幅度下降。

三、加强高职院校学生资助档案管理的策略

（一）强化高职学生资助档案管理体系创建。高职院校学生资助档案从高职学生进入校园直到毕业，在这个过程中会有众多的部门参与，学生资助档案信息量亦非常大，在整个进程中，若缺少标准合理的管理体系，则会产生各类问题，甚至导致学生资助档案的遗失或者损坏。由于高职学生资助档案资料具有时间周期性以及时间连续性的特点，要想确保学生资助档案的可靠性、真实性、完整性与连贯性，需做到如下几点：首先，国家应尽快发布统一的学生资助档案管理体系，确定学生资助档案管理标准与规范，明确管理监管组织，创建考察评判体制，增强学生资助档案管理力度与监督力度。其次，各大高职院校需要通过对国家制度的了解，根据自身特点创建完整的学生资助档案管理体制，其体制中需要囊括学生资助档案信息的收集、信息归纳、信息运用以及信息传递等一系列过程的有效操作及管理方式，使管理工作人员可以有理有据、有据可依。

（二）促进高职学生资助档案管理信息化。伴随经济的不断发展，目前社会已逐渐进入信息化时代，随着计算机的广泛运用以及网络技术的普及，传统的学生资助档案管理早已无法适应当前时代的需求，高职院校学生资助档案的需要跟上时代不断发展的步伐，全面运用当代新兴科学技术和设施设备，例如计算机、投影仪、扫描仪等，推动高职学生资助档案管理真正实现信息化、现代化。现如今，高职学生自助档案管理工作信息平台早已获得全面应用，现代化的资助工作大力呼吁现代化的学生资助档案管理。各大高职院校需要积极采取相应措施，把数字化信息现代科学技术运用到高职学生资助档案管理工作中，创建和资助工作相符合的现代化档案管理网络平台，进而真正实现学校和高职学生相互间信息沟通交流的顺畅，以此提升高职学生资助档案管理工作的有效性与实用性。与此同时，方便教师及时调整与更新高职学生个人信息，保障学生资助工作能够做到精准高效。不但要重视维护与完善高职学生资助信息电子档案，还应保障纸质信息档案的共同发展。

（三）及时整理分析以保障学生资助档案的运用价值。在高职学生资助档案管理的整个过程中，应及时对各类高职学生资助档案实行整理归纳、区别管理、分类别归档。对于受助高职学生的实际家庭状况、个人信息与所有贫困证明材料应做到全面搜集、防止遗漏状况出现，对于高职学生家庭状况变动与突发情况亦应进行及时了解与掌握，方便对高职学生资助档案实行更新与补充。学生资助档案是高职学生享受国家资助的主要依据及基础，高职院校在实行资助档案管理过程中，应做到如下几点：首先，应做到及时、高效；其次，在对学生档案资料进行审核的过程中，亦应重视对学生贫困资格信息等其他材料的真实性进行鉴别。比如对高职学生所提供的贫困证明、家庭状况说明等其他贫困材料应当仔细核实，必要时可与学校相关部门或者教师与学生进行详细确认。学生资助档案自身所具有的利用价值主要在于维护与保障高职学生资助工作过程中的公正、公平，为学校资助评审工作提供真实可靠的参考资料，故而高职院校学生资助档案管理工作应真正做到全面搜集、去粗取精、及时调整更新，保障学生资助档案全面发挥自身具有的价值和作用。

（四）提升学生资助档案管理工作人员的专业能力。高职学生资助档案应配置专业的档案管理工作人员，应对档案管理教师进行相关业务培训，增强上岗教学、继续教学与专业教学，提升其档案管理工作人员的知识素质，提高其计算机操作能力，使他们具有更高层次的档案管理能力。与此同时，应注重档案管理工作人员的专业发展与个人发展等问题，为其提供个人发展与进步的平台，提供高质量、高水平相应课题的申报契机，扩展他们的眼界，加强他们的创造创新能力。

四、结语

综上所述，高职学生资助档案管理不但是高职学生资助工作的关键内容，亦是服务于学生、服务于社会的一项重要工作。增强高职学生资助档案标准化管理，是推动高职学生资助工作不断有效发展的保障，是提高高职学生资助标准化管理水平的关键基础。