新时期如何提升人事档案管理和服务水平

要做好新时期人事档案管理工作，就应在发展的大环境下升级管理策略，扬长避短，切实发挥人事档案管理工作的优势，探寻新时期档案管理工作的新思路、新措施，合理利用人才优势完善工作内容，完成新时期对人才管理提出的要求，更好地服务于用人单位，强化对人事档案管理的有效应用。

一、新时期人事档案管理工作的重要性

人力资源高质量发展离不开人事档案管理工作这个基石。通过人事档案管理工作可以将不同人才的基本信息记录完整，为用人单位提供更多的信息参考。用人单位可以依照人事档案内容了解人才过往的学习经历、工作经验、业绩及品行道德，并以此作为录用人才的可靠依据，为用人单位提供科学化的决策判断。

通过人事档案可以直接反映人才的真实情况，只有全面加强人才档案管理工作，才能高质量完善用人单位人力资源配置问题，使用人单位取得更好的发展。

二、人事档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏长期的人事档案规划。依照当前人事档案管理工作内容来看，多数工作人员并没有注意到人事档案管理的重要性。在工作的过程中，没有建立一套与时俱进的档案发展规划，也没有安排专业人员对此进行专业的存储与整理工作。人事档案管理工作负担会加重，因为没有对档案进行统一、科学的管理，不同的人对人事档案内容的录入运用不同的方法，更没有对档案内容进行信息分类与汇总，从发展的角度来看，这样的管理方式将会给后续工作造成负担，甚至影响工作的执行。

（二）人事档案管理的手段极为落后。信息技术快速发展，但整体的档案管理与时代发展要求无法有效统一。首先，在档案管理中，由于工作人员不专业，没有办法引用专业的档案管理软件进行人才信息的录入，致使档案存储信息过于复杂，无法在第一时间完成档案的查找。其次，整体的录入方式过于简单，多是通过手工录入的方式完善信息内容的编辑与检索，致使有关档案资料更新速度缓慢，所有资料内容无法在第一时间完成信息化的转变，造成人才资料的缺失，致使录入信息中出现差错，影响人事档案的管理工作。

（三）人事档案的利用率较低。依照当前的档案管理工作而言，多数人事管理人员会按照传统的方式完成档案管理工作，并且后期不会花费大量的时间对人事档案内容进行常态化维护，所以后续档案内容无法在第一时间完成信息内容的更新，稍不注意，还会造成内容存储的丢失。人事档案管理工作是专业性较强且充满保密性的工作，需要有关工作人员在第一时间为单位提供人才的准确信息，帮助单位快速了解不同人才的真实情况，若无法将人才的实时信息与存储的资料内容同步，那么，整体的档案资料在后续利用过程中将无法提供服务，造成利用率下降。

（四）人事档案管理人员的业务水平较低。多数用人单位更多倾向于行业本身的中心工作，而忽略人事档案管理的重要性，这样的状况会遏制档案管理人员工作的积极性。一部分人甚至抱着敷衍的态度草草了事，加上缺乏监督问责，在他们管理档案的过程中会出现档案丢失、档案记载不详细等问题，无法发挥单位人力资源的最佳作用。甚至一部分档案管理人员非科班出身，不具备相关的专业知识能力，无法在第一时间掌握文件管理与电子归档技术，影响人事档案管理工作效率。

二、新形势下如何提升档案管理和服务水平

（一）提高领导重视程度。在新时期，要强化各级领导干部对人事档案管理的重视程度，只有领导重视人事档案管理工作，才能将后续工作做好，为单位发展提供帮助。同时，档案部门的工作人员也应重视自身的工作内容，通过努力让领导对人事档案管理工作予以重视，这样才能把工作做好。

（二）充分发挥档案的作用。各级档案管理部门的工作人员，应充分认识到人事档案管理的重要性，更好地为单位服务，强化档案信息化建设工作，统一档案的格式及存储制度，这样才能从根本上提升档案管理的水平。在后续发展的过程中，还应逐步落实不同数据与结构内容的规范化，做好数字档案的安全保密工作，实现档案信息接收与存储工作。当然，该工作的执行需要花费大量的人力物力，所以，要结合单位发展需求，研制出统一的存储与输入格式，完善档案建设方案，通过行之有效的措施，推进档案管理的信息化建设，将死档案做活，更好地为人才工作服务。

（三）稳定队伍，提高素质。人事档案管理工作是一项务实与保密并存的工作，要做好该工作，就要打造出一支高素质的档案管理队伍。首先，要完成人事档案人员选配工作。要为后续高素质队伍的搭建做好铺垫工作，要求档案管理人员具备较高的专业素质，自觉遵守单位的相关规定，耐得住寂寞，踏踏实实完成人事档案管理工作。其次，要做好人员的培训工作。通过培训学习，考察其工作能力，并在完善业务素质教育的过程中，不断强化其保密与法制意识，让他们养成保密习惯，以高度的责任感与使命感，强化他们对于档案管理基本功的训练，不断开拓新思路，更好地开展档案管理工作，为单位人才储备做好服务工作。再次，要做好关爱工作。不但要在工作中支持档案管理人员，通过用人激励机制，让工作中踏实肯干的人得以重用，让他们看到事业晋升的路径。更应在生活中了解他们的需求，解决他们的后顾之忧，使所有工作人员都能用心工作，努力将人事档案管理工作做实、做细，让他们感受到单位带给他们的温暖，从而提升整体工作效率，工作质量。最后，要留住人才。经验丰富的档案管理人员属于稀缺人才。单位应做好留人的准备工作，用事业留住人才、用情感留住人才、用相应的待遇留住人才，这样才能确保人才队伍的稳定性。

（四）加大软硬件建设。人事档案管理工作的搭建需要强化领导层的重视，并在此过程中给予一定的物力与财力的支持。同时，还需要大量的人力资源对纸质内容进行信息化处理，完成人事电子档案的存档工作。前期可以从相关部门借调一些业务能力较强的人才，集中进行档案存储与整理工作，对一些填写内容不详的地方给予改进，并在电子档案整理完毕后对相关的内容进行核对，强化档案内容的完整性。特别是疫情防控期间，人事档案异地网络查询的案例，为新时期人事档案管理的信息化建设提供了实践思路，通过推行“互联网+”模式，实现人事档案数据内容的远程共享，甚至未来可以实现人事档案外网资源互联互通状态，这样就可以全面推动人事电子档案的归档工作，实现全面的电子化。需要说明的是，人事档案管理工作不仅仅是人才资料的存储管理工作，更是为单位发展、人才流动提供合理配置的信息资源。所以，要对原始档案内容进行开发与利用，通过网站及数据库等技术的应用，对档案内容进行归档与分类，这样才能确保信息内容查询更快、更精准，实现档案管理工作的深度开发。

三、结语

在当前人事档案管理工作中，还存在很多不足，在新时期要做好人事档案管理工作，应努力提升档案管理工作效率及服务水平，补短板强弱项，充分发挥人事档案管理工作的基础性支撑性作用，不断对档案管理工作进行深度探究，建立高素质专业化的管档人才队伍，压实工作责任，为事业健康可持续发展贡献“档案智慧”和“档案力量”。