大数据背景下科研档案信息化管理策略探析

科研档案作为科学研究工作的记录，具有极强的专业性和规范性。随着大数据时代的来临，传统的档案管理方式逐渐显露出各种弊端，需充分利用先进的信息化手段，充分挖掘科研档案潜能，提高档案管理工作的效率，加大档案人才队伍建设，让科研档案更好地满足科研单位多元化、高效性的需求，为科研事业发展提供不竭动力。

一、推进科研档案信息化管理工作的意义

对于科研单位来说，科研档案是最重要的档案类别之一，也是科研单位科学研究成果的集中体现。作为科研单位的一项重要工作内容，科研档案的留存和利用对于科研工作的发展有着重要意义。科研档案所涉及的专业范围较广，内容繁杂，数据量庞大，传统的档案管理方式已无法满足科研单位的发展需求。随着大数据时代的来临，建设一支高素质的档案管理人才队伍，完善科研档案管理制度，充分利用先进的信息化手段，创建档案信息化管理平台势在必行。因此，更应该充分认识科研档案的价值，提高科研档案信息化管理工作的质量和水平。

二、科研档案信息化管理中存在的问题

随着档案水平的不断发展，很多科研单位都认识到科研档案信息化管理的重要性。与此同时，科研档案信息化管理过程中还存在着相关制度不够完善、管理人员职业素质不高、科研档案管理手段落后、存在信息安全隐患等问题。

（一）科研档案相关制度不够完善，执行力度不强。在对科研单位的档案情况进行调研时发现，有的单位干部职工对档案管理工作重要性的认识不到位，没有把科研档案管理作为单位科研发展的一件大事贯彻落实下去。有的单位虽然制定了档案管理制度，但是由于缺乏宣传和贯彻，很多干部职工不清楚科研档案管理的具体要求，对管理流程认识不清，未严格遵照档案管理制度执行，档案管理人员需要花费大量的时间来解释制度、规范归档工作。有的单位甚至未建立明确的科研档案管理制度，操作流程不健全，导致档案管理人员在开展工作时无章可循，随意执行造成档案管理不规范，科研档案缺失的情况比比皆是。由此可见，建立健全有效的科研档案制度，是促进科研档案事业健康发展的需要，也是档案管理部门必须面对的现实问题。

（二）缺少科研档案管理人才，整体职业素养不高。就目前科研单位的整体情况来看，大部分档案管理人员综合素质较低，很多科研单位在档案管理人员的选择和聘用上未脱离年龄大、学历低、工作简单的思维定式。这种情况直接导致科研档案管理人员文化水平较低，缺乏对专业知识的更新意识，在信息化的专业技能方面提升困难。随着大数据时代的来临，档案管理从传统的纸质文件为载体向信息化、数字化、网络化不断转变，科研档案具有种类繁多、类型复杂、数据量庞大等特点，使得科研档案信息化管理的内容和范围大大增加，涉及档案存储、档案信息平台建设、档案应用等多种类型的业务工作，对科研档案管理人员的素质要求进一步提高。部分科研档案管理人员仅具备基本的档案整理技能，无法适应日益增长的科研单位档案管理需求。因此，大数据背景下不仅需要掌握档案专业背景的专业档案管理人员，更需要计算机、信息资源管理、统计学等多学科背景的复合型人才，只有这样，才能实现档案信息化平台各个模块的精细化管理，推进档案信息化管理工作向专业化的方向发展。

（三）科研档案管理手段落后，管理意识薄弱。科研单位的不断发展，导致需要存放的科研档案不断累积，档案存储介质不断扩容，档案管理库房一再扩大。在传统档案管理模式下，对日益庞大的科研档案的信息搜集、整合和处理，基本以档案管理人员的人工操作为主，落后的管理手段不仅导致工作任务繁重、效率低下、查找困难，且出错率较高，很大程度上制约了科研档案工作的发展。有的科研单位，缺乏科研档案的信息化管理意识，把科研档案信息化建设仅仅当成一句口号，走走形式的过场，应付上级档案管理部门的检查和评审。档案管理责任部门只将科研档案信息化建设停留在工作要求层面，没有围绕单位的整体战略目标和职能定位进行提前谋划，没有结合如何实现科研档案利用最大化等内容进行深入的研究和探索，科研档案信息化建设没有得到充分的重视。

（四）科研档案管理过程中信息安全存在隐患。科研档案是科研人员在从事科学技术活动时的知识积累和记录，也是科研单位的宝贵财富，科研档案的信息安全和保密工作事关国家安全和利益。在网络信息技术高速发展的今天，电子科研档案在科研单位档案中的比例快速上升，通过计算机和网络开展档案管理已成为必然，为科研机构档案的开发利用提供了极大便利，但信息技术广泛运用的同时，也带来了泄密隐患。从网络安全层面来看，有的科研单位网络设备和安全设备未设置登录限制，网络层面也缺乏入侵防御功能和防病毒功能。从数据安全层面来看，科研档案数据库缺乏对单位业务数据、配置文件、应用鉴别信息进行加密存储保护。从安全管理方面来看，未明确单位科研档案信息安全工作的总体目标、范围、原则和安全框架等。以上安全隐患对科研档案的信息安全形成极大威胁。

三、科研档案信息化管理的策略探析

（一）建立和完善科研档案信息化管理制度。加强科研单位科研档案的科学管理，充分发挥科研档案在单位各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的规定，结合科研单位工作实际，建立健全科研档案信息化相关管理制度。严格遵守科研档案材料的“三不”“三严”规定，即不接收审核不合格的科研档案、不归档不符合要求的科研档案、不提供符合查阅规定的科研档案；严格保障科研档案信息的安全、严禁科研档案信息造假、严防科研档案信息泄露。

（二）建设专业的档案人才队伍，加强科研档案管理培训。实现科研档案信息化建设，需要完善科学合理的档案人才资源配置。科研单位应该结合本单位科研档案信息化管理的需要，明确科研档案工作管理架构、职责分工，及时配备专职档案管理人员及信息化管理人员。同时结合单位工作实际，在科研一线部门配备相关专业的兼职档案管理人员，建设一支具有档案专业知识、科研专业知识和工作能力的高素质科研档案管理人才队伍，使科研档案管理工作进一步精细化、系统化。提高档案管理人员的服务意识，结合科研人员对科研档案的使用要求，不断创新服务手段，简化流程、提高效率，结合不同科研项目的需求，提供针对性的档案服务，满足档案利用的个性化需求，充分挖掘科研档案的潜在价值。定期对专兼职档案管理人员及信息化管理人员进行专项培训，包括档案专业知识培训、信息化操作实务、网络安全知识培训等，特别是积极参加上级档案管理部门组织的档案工作人员专业技能培训，有针对性地进行系统学习，强化档案意识。同时将档案管理人员的履职情况、服务意识、培训情况等纳入单位绩效管理考核体系，结合绩效激励机制不断提升档案人员的综合素质。

（三）树立信息化建设理念，搭建科研档案信息化平台。科研单位应首先明确科研档案信息化管理现状，进而做好信息化平台的顶层设计。围绕科研档案信息化平台工作规划进行专班搭建、人员配备、工作部署、管理考核。科研档案信息化平台的建设，是将丰富的科研档案资源通过信息化的方式进行管理。一是要建立大数据理念，化被动为主动、变后置为前置，提前谋划，精准完成科研数据的收集整理和存储工作；二是加强大数据、云计算等新一代信息技术在科研档案中的学习运用，进一步推进科研档案的数字化进程，实现对科研项目以及档案管理的全过程追踪管理；三是将原有的纸质档案进行数字化的处理，有效保护历史档案，与电子档案一同保障信息化平台资源的系统性和完整性，实现科研档案资源的全方位整合利用和长期安全管理。

（四）严格遵守档案保密规定，加强信息安全系统建设。科研机构应严格遵守档案保密制度，按照《保密法》等制度和文件精神，建立健全档案信息安全、保密管理规章制度及管理办法，重点围绕信息安全、保密责任制落实及事故责任追究情况等进行管理。加强网络安全措施，定期检查科研档案信息系统防攻击、防病毒、防瘫痪安全防护情况，网络安全漏洞修复及处置情况，检查内网与互联网是否物理隔离，是否存在一机两用现象。加强保密防范措施，检查科研档案信息化系统保密管理情况，涉密档案信息存储和使用情况，保密要害部门部位管理情况，地理信息使用保密措施，检查档案信息数据移交台账，有无失泄密事件发生。科研人员应承担起科研档案的保密责任。

四、结语

总而言之，通过梳理和分析当前科研单位在科研档案信息化管理工作中所存在的普遍问题，并以此为基础提出相应的优化策略，有助于相关科研单位提高科研档案的管理意识，使档案管理人员不断改进自身，增强服务意识，提高科研档案利用效力，真正让科研档案发挥潜在价值，为单位的科研发展提供强有力的支撑保障。