信息化环境下的高校档案管理工作研究

文/南阳师范学院地理科学与旅游学院 石贞贞

随着现代化技术的不断发展，高校档案管理工作正面临着巨大的机遇和考验。高校每一位学生的档案都存储在学校的档案库中，这是每个高校档案库中的重要信息，在每个高校的招生及管理方面都起着非常重要的作用。所以在各大院校档案管理工作中需要逐渐与信息化环境相融合，全方位提高档案管理技术，解决高校档案管理工作中存在的问题，更加有效地推动高校档案管理的信息化建设，使得全国高等院校的档案管理更加完善。

一、信息化环境下高校档案管理的重要性

档案信息化已经是当今世界的主流趋势，由于电子技术的不断发展，人民思想的不断进步，信息化环境下的高校档案管理已经是全国各大高校的必备方式。首先有效地利用信息化高校档案管理，有利于节约人力物力。在过去的档案管理中，主要方式都是手写，媒介都是纸张，抄写过程不仅浪费工作人员的精力和时间而且书写完成的资料还不便于储存。特别是一些难以保存、易碎的资料往往都需要大量的人力物力才能得到完善的保管，而且还有可能发生不可避免的损害。而且纸质版资料的保密性往往也是令人担忧的，如果不安排特定的人员随时看管，就会被有心之人用不正当的方式窃取。另外，提高信息化档案管理的质量，信息化处理档案的主要目的就是能够用更加有效的方式完善档案管理以及提高档案管理的质量。信息化的高校档案管理下，多种信息共享能够实现信息电子化，大量的原始文件能够储存在计算机中，而且信息的内容将会更加整洁。不仅如此，电子化的信息可以通过互联网广泛地进行跨地区、跨时间的信息共享。以上这些方面都需要我们不断提高现代化技术能力，为信息化档案发挥够更加完善的作用提供有利的条件。

二、信息化环境下高校档案管理存在的问题

（一）信息化环境下的高校档案管理模式存在漏洞。对于全国各大高校而言，学生档案管理具有独有的教育化特点，在学生档案的录入过程中需要将纸质版的信息以电子化文字的形式录入计算机中，这是电子化信息的主要存储形式。虽然这种存储方式相比传统的学生资料管理有着得天独厚的优势，但是社会科学技术的不断发展，越来越多网络因素在威胁着信息化环境下的高校档案管理。比如电子资料在储存、转运过程中极其容易遭受外来攻击，导致学生的档案丢失。高校的学生档案资源是极其重要的社会人才信息，在管理过程中需要高度精确地记录并妥善的储存，一旦学校的档案资料发生泄漏，则将会造成难以预估的损失。这也是目前信息化环境下的高校档案管理存在的最大漏洞。

（二）高校对于学生档案管理的理念过于老旧。对于所有高校来说，学校的领导主要重视的是学校教育质量以及学生的平均成绩，而不重视档案管理工作。某些高等院校并没有真正意识到档案管理的重要性，仍然依照过去的管理方式与管理机制进行管理，在档案资料的整合与共享中，未给予高度的重视，也没有足够的资金投入，以至于应用的资源共享设备不够完善，从而导致学生档案资料的存储以及记录存在本质上的缺陷。而对于教育资料的管理过程中，完备的共享设备发挥着极其重要的作用，基础的设施达不到要求，学生的资料就得不到保障，也会给学生资料的共享造成影响，不利于信息化环境下高校档案管理的创新与发展。

（三）高校缺乏信息化资源管理人才。全国高校对于学生档案管理的不重视，导致我国现在档案管理的人才极其缺乏。就算学校对于档案管理高度重视，硬件设备符合要求，没有熟练利用这些有利条件的人才，想要做好学校档案管理是天方夜谭。而且大部分高校的档案管理人员没有根据档案资料的信息化改变而进行进一步的研究，以至于他们依旧使用传统的管理方法，用着换汤不换药的手段，这样的档案管理一定是不合格的。一旦遭遇网络攻击，学校的档案管理系统就有可能瘫痪，导致学生的个人资料丢失，造成不可避免的损失。传统的资料管理并不适用于信息化资料管理，高校的档案管理人员应该根据现阶段资料的存在形式，适当地改变管理方法，为信息化环境下高校档案管理提供技术方面的支持。

三、信息化环境下高校档案管理对策

（一）运用先进的管理模式。高校的档案管理是十分系统与精密的工作，想要充分发挥信息化档案管理的优势，实现学生档案资料的整合与共享，每一个环节都不能发生差错。由于当前信息化档案管理存在很多漏洞，所以在档案管理理念中，应该尽力弥补资料管理中的各种漏洞。首先，应该建立更加完备的防火墙系统，防止在信息储存、转移、共享过程中遭到攻击，避免学生的个人信息泄露。对于高度重视信息管理的安全问题，应避免校内的设备与外界网络的接触，每一台设备都应该设置一定的档案管理及访问权限，提高所有设备的安全系数。并且每一台存储高校学生档案的设备都应该由特定的工作人员看管，没有申请不得向任何人透露任何档案资料。其次，工作人员在录入档案资料的过程中，应至少备份一到两份资料在其他计算机中，防止遭受网络攻击时，学生档案资料的丢失。最后，可以根据每所高校的不同特点以及发展特征，制定符合本校的信息化档案管理标准，并在管理层内部进行宣讲与普及，要求每一位工作人员必须严格遵守制度标准实施对应的工作。在不断测试过程中，如果发现问题，应该及时纠正。只有具备完善的管理模式，才能让高校档案管理不断发展进步。

（二）变革高校档案的管理理念。首先，全国各高校的领导应该提高对学校档案管理工作的重视程度，不应该仅重视学校的教学而忽视学生的档案管理。我国各大高校的信息化档案管理起步较晚，信息化资料管理的理念以及方法还有所欠缺，必须让全国各大高校领导耗费更多的精力来发展完善各高校的档案管理工作。各大高校的领导应该花费更多人力、物力、财力来更好地发展高校档案管理，逐渐推动高校档案管理向电信化、网络化、数字化、规范化方向发展。完备的档案管理不仅为全国各大高校的人才资料提供了保护，而且还更有利于学校教学。高校的负责人应该通过多方位的宣讲来构建管理层以及各位工作人员的新型档案管理理念，进一步与信息化环境下的档案管理新要求相融合，这样才能更加适用于当前的档案管理。各大高校应该有专人来贯彻新时代的档案管理理念，运用多样化的方式将不同的工作交给相应的工作人员，使得高校的档案管理工作进行得更加顺畅。

通过高校档案管理的变革，相信全国各大高校的档案管理会发生质的飞跃。

（三）加强信息化人才的培养。在科技化、电子化、信息化的发展环境中，档案管理人才的工作能力是否达到要求，与信息化档案管理的能否取得成功息息相关。档案管理的工作人员作为高校最直接接触学生资料的人，势必在学生的档案管理过程中发挥着不言而喻的作用。档案管理人员作为档案管理与资料共享的枢纽，高校需要更多这样具备高专业素质和道德修养的人才，最大限度地避免档案管理工作中出现问题。在信息化环境下，档案管理工作人员需要通过不断专业培训，来锻炼自己的专业能力，掌握最适合现阶段的档案管理技术，还要熟练地掌握各种新型设备的使用方法，这样才能更好地为信息化档案管理提供条件。并且，高校需要特别注意档案管理人才的引进，他们不但应该具备高水平的专业素养和职业操守，还应该更有大局观念，有着临危不乱的胆量，这样才能更加有效地处理档案馆中发生的问题。

四、结语

综上所述，社会信息化的不断发展，给高校档案工作带来了新的改革，与此同时，也给高校档案管理工作带来了十分艰巨的挑战。在资源不断信息化、电子化的环境下，高校应积极地纠正档案管理中存在的问题，积极利用新思想、新观念，来完善档案管理的工作流程。各大高校应该不断引进具有高素质、高质量的档案管理人才，不断优化高校档案的管理机制，为信息化环境下的档案管理提供更大的进步空间。同时，应该更加注重新设备的应用，为档案管理提供更加有利的环境并且对档案管理的安全提供保障。