从实际业务视角看新型档案管理系统建设

文/山东省交通科学研究院 鲁志恒

档案管理是企事业单位一项至关重要的基础性工作，对单位运营发展至关重要。随着时代的发展和社会的进步，传统的档案管理模式已经无法跟上现代化管理机构的需求，建设新型档案管理系统已逐渐成为企事业单位关注的一项重点工作，并以此为手段，不断优化升级管理质量和服务效率，进一步全面提升单位综合能力。

本文提出的新型档案管理系统是指将智能化档案管理、数字化档案信息化管理、档案资料大数据分析管理等进行有效整合之后形成的档案管理系统。一线业务人员能够通过该系统便捷、高效地查询纸质档案、电子化档案，并快速提取档案中与业务工作相关的各类参数、指标等数据信息，将经档案系统收集、分析后的数据结果应用到自身开展的业务项目中，以快速对业务市场和上下游服务对象的实际需求做出正确分析和判断，进而为单位发展提供更好的数据支持。

一、传统档案管理工作中存在的问题

传统的档案管理方式需耗费大量的人力物力，档案整理、管理、查询耗时长，且人工登记易出现录入不精准甚至错误的情况，一旦出现错误很难追根溯源找到责任人，发生档案毁损灭失的几率较大。具体来说，传统档案管理方式有以下三个突出问题亟须解决：

（一）档案管理费时费力。传统档案管理模式从档案收集到整理、价值鉴定、保管、编目检索、统计，每个环节都需要大量重复性工作，且需人工登记录入，过程容易出错。一旦发生档案录入错误的情况，则需要对大量档案资料进行反复核查，找出并修改错误内容，花费档案管理人员和相关业务人员的大量时间和精力，这不仅降低了单位档案管理工作的整体效率，还影响档案利用者相关业务工作的开展。

（二）档案查找效率低下。在传统档案管理模式中，档案管理人员须人工翻阅档案登记簿找出档案存放地点，再前往指定档案柜取出档案交予借阅档案的相关业务人员，整个过程时间长、效率低。此外，一旦档案存放位置与档案簿中登记位置不一致，很难在浩如烟海的档案中找到一份指定档案资料。

（三）与相关一线业务工作易脱节。传统档案整理工作仅仅是对相关资料进行纸质与扫描件的留档，无法做到灵活运用及提取处理其中的参数、指标等关键数据，更不能通过大数据手段将处理分析后的结果直接供一线业务人员使用，难以为相关业务项目提供数据分析参考与支持。当业务人员需要进行数据统计分析时，还需在冗长的档案资料中查找与业务项目相关的重点数据后再加以利用，且一旦资料内容出现缺损，便很难从中提取出关键数据信息，这样极大降低了单位业务工作的开展效率。

二、新型档案管理系统建设方案

在目前物联网、5G、大数据广泛应用的时代，仅依靠传统档案管理不仅耗时、耗力、增加管理成本，还无法运用大数据手段对一线业务项目所需要的参数、指标等多方面数据信息进行统筹运用并深入挖掘分析。一个单位自身业务所产生的入档大数据是其内部的宝贵财富，通过对其充分挖掘分析能够帮助其更加了解服务对象需求以及相关市场行情，进而加快提升业务工作开展效率，不断优化改善自身业务发展方向与策略。若想真正利用好大数据引导单位来实现良好发展，需要将传统档案管理结合智能化档案管理、数字档案信息化管理以及大数据收集、分析管理进行综合运用。

（一）智能化档案管理。建立智能化档案管理系统，通过自动化检索功能，为每一份档案进行电子编号，并生成电子化标签，这样既大大降低了人工登记档案的失误率，又最大限度提高了档案的整理效率和质量。该系统还能通过特定的识别系统，在归档时对档案存放位置进行电子化记录，方便档案利用者在档案查阅时通过系统进行快速定位查找，全面提升存档和调用效率。智能化档案管理系统对于档案数量多、存放量大的单位和机构有着极大的实用性和吸引力，只要合理运用就能节省大量的管理成本和时间成本。

（二）数字档案信息化管理。在对传统档案进行智能化档案管理的基础上，通过数字档案的信息化管理，实现档案管理部门对档案的信息化和智能化整理，切实提升档案管理部门对外提供信息服务的能力。当一线业务人员存储业务类档案时，由档案管理人员在其配合下将档案资料中涉及一线业务的参数、指标等关键数据进行分门别类的条目化录入，全面提升业务人员查找档案中关键数据的效率。主要运用包括数字档案馆管理系统、档案服务系统、虚拟库房管理系统、电子阅览室系统、多媒体档案管理系统、实物档案管理系统等管理模块。该系统已经在国内得到成功应用，结合其他管理系统，单位档案管理效率将得到大幅提高。

（三）大数据收集、分析系统管理。无论是智能化档案管理还是数字档案信息化管理，其最终目的都是为了更好地帮助档案利用者对档案中的相关信息加以分析运用。因此，单位的档案管理系统和业务管理系统不应该是分隔开的两个独立体系，而是通过建立大数据收集、分析系统，将数字化档案转化为可用的信息材料，配合单位的业务管理系统进一步提取档案信息，真正做到查阅档案和分析数据的有效结合。

档案管理工作的最终目的，是让单位在业务开展过程中，既能够快速查阅历史档案信息，又能综合提取运用档案中的相关数据信息，双管齐下，以对市场和服务对象实际需求做出正确的分析和判断，使单位走上高效、快捷的发展运营道路。具有大格局、超前眼光的单位能够清楚地认识到，建立新型档案管理系统为自身发展所带来的价值收益将远远超过前期开发智能化、数字档案信息化、大数据分析化档案管理系统所需要的投入资金。

三、建立新型档案管理系统需要注意的问题

（一）科学做好多个管理系统的对接联动。对于大多数企事业单位来说，在开发建设新型档案管理系统前，内部已经存在多个前期已开发完成的信息化管理系统，如财务系统、业务管理系统、风险评估系统等，如果在设计档案管理系统建设方案时忽略了数据壁垒等问题，各系统间很容易出现数据阻隔、数据孤岛等情况。因此，一定要通过技术手段开发新型档案管理系统，做好该系统与其他各系统模块接口的对接及优化处理，避免在多系统使用过程中产生程序冲突，或出现各信息系统不互通、不相容等问题，真正实现高速互联、数据共享，切实提升系统平台的实用性和服务单位管理的能力。

（二）坚持需求导向开发系统。在系统开发前期，档案管理人员要对新型档案管理系统的基本功能和用途做好充分调研，并向系统设计人员提出具体的需求和要求。一方面，要从本单位档案管理工作的目标和需要出发，结合自身工作实际，从档案系统管理者的角度提出功能需求。另一方面，要充分调研一线业务部门人员对于新型档案管理系统所提出的需求、意见与看法，明确其在开展业务工作中需要提取利用档案资料中相关数据信息的种类、项目和内容，以实现档案管理工作与业务工作的紧密衔接、充分联动，二者缺一不可。仅以档案管理部门视角开发的系统，很有可能无法满足业务人员数据提取分析功能的需要，无法真正实现智能化、数据化。

（三）耐心做好档案管理人员的引导和培训工作。不少企事业单位的档案管理人员，已从事了多年的档案管理工作，早已习惯了传统的档案管理模式，无论在行为还是心理层面都需要一定的时间来适应新型档案管理系统，否则无论是出现因档案管理人员操作系统不熟练导致录入数据有误的情况，还是出现产生抵触情绪造成出工不出力、敷衍应付的情况，这些都不利于单位档案管理工作的开展，甚至可能会造成单位损失。因此，企事业单位一方面要高度重视对档案管理人员的培训工作，让系统开发人员用心教授他们新型档案管理系统的操作方式和使用规则，使档案管理人员能够更快、更熟练地使用该系统，以进一步提升单位档案管理工作的质量和效率；另一方面，要注重对档案管理人员情绪上的引导，通过精神激励和物质激励等多种手段，让其消除为难情绪，并通过自身实践充分感受和理解新型档案管理系统的特点和优势，加快其对现代信息化系统的接受程度和适应速度，使其更方便、更轻松、更富效率地开展档案管理工作。

（四）细致做好新型档案管理系统的数据录入工作。在新型档案管理系统开发完毕后，单位要认真、细致、全面地做好历史档案资料和档案中相关数据的录入工作，尤其要做好与开展业务项目高度相关的各类参数、指标类信息数据的录入工作。这些参数、指标通过新型档案管理系统和业务管理系统的充分对接，经过大数据分析处理后，其结果能被业务人员直接运用到具体的工作项目中。如果录入数据准确无误，将极大程度提高业务人员项目开展工作效率，并将节省下来的时间用于拓展业务工作，对单位发展运营百利而无一害。因此，在数据录入后，增加检查校对环节，确保档案和相关数据的录入准确。

四、结语

综合来看，建立新型档案管理系统能够解决传统档案管理的弊端，也是企事业单位提高管理和运营效率的重要手段。为此，企事业单位务必要高度重视新型档案管理系统的建设工作，并在开发建设过程中切实加强档案管理部门与一线业务部门的高效对接，不断优化提升单位档案管理能力，更好为单位创造长期效益和价值。