大数据时代合同管理新模式刍议

张学芳 济宁市公路管理局兖州公路局

引言

新中国第一部民法典辩证地总结了国内外最新的理论成果，全方位系统性地规定了合同相关制度。对于合同的订立、效力、履行、保全、转让、终止、违约责任等一般性规则进行了调整和完善。第533条从法律意义上肯定了情势变更对于合同的确定性带来的不确定性影响。因此，加强合同管理，维护企业的合法权益，不仅是企业内部控制的要求，也是企业生存、发展、成长的必然选择。

现代社会已经进入了大数据时代。在大数据时代，对合同风险的可能性和影响的估计有了具体而翔实的数据，大数据提供了一个比主观判断更加客观的判断依据。这种定量技术的广泛采用必将倒逼合同管理人员尽可能地抛弃主观臆断，而更理性更数据化地分析判断合同的走向。“数据化代表着人类认识的一个根本性转变。有了大数据的帮助，不会再将世界看作一连串我们认为或是自然或是社会现象的事件，反而会意识到本质上世界是由信息构成的。”

一、合同管理的现状

现阶段，大多数企业还或多或少地存在着合同管理混乱、合同格式不规范、监管不到位以及管理人员不专业、过多依赖法务人员的主观判断等状况，滞后于企业的需求和时代的发展。

第一，合同管理数据化程度低。合同没有根据其性质（担保、劳务、委托、技术等）分门别类进行数据化处理，或是汗牛充栋，没有按照一定的逻辑归档排列，直接影响查阅的效率。

第二，格式不规范。每一类合同都有其规定的格式，拟定合同应该严格遵照格式执行。由于企业对于格式要求不严谨，加之撰写人员没有认真研习规范要求，很多企业的正式合同存在起草不规范、条款不明确等情况，不符合合同的严谨性。

第三，合同监管不到位。部分企业的合同管理工作没有明确专人负责，几乎是单个科室（部门）各自为政，领导层对于合同管理的重视远远低于业务工作，在这方面的投入也少，没有科学合理的管理方法与之相配套。

第四，合同管理人员不专业。合同管理相关人员，包括撰写、执行、存放都由业务人员兼任，相关人员大多没有经过专业培训，法律知识和文字水平没有达到相应水准，对合同的拟定及后期执行都是一个隐患。

二、建立合同管理的数据化模式的必要性

随着法制化的加强，合同管理呈现出多元化、多种类、涉及范围广、风控要求高的特点。企业风险主要来源于对未来预测不足和对方的机会主义行为。强化传统的合同管理机制尽管有助于针对以上两点作出有效回应，但大数据背景下仍然有不足之处：一是传统的合同管理方式更多依赖企业分工部门人员的责任感和自觉性，在设置较多管理部门或职能制组织结构中，由于职能划分过细导致各自为政，起草、签定、履行合同有明显的脱节，对合同风险缺乏日常预警；二是对合同管理的具体形式仍然取决于人们的自我判断和模糊性处理，由于受个人经验、学识和自身偏好的影响，合同管理往往在流程中形式化，无法对内部有效控制产生积极影响。导致公司财务失败的原因很多，既有主观原因也有客观原因。公司财务失败的主观原因主要是关键管理者缺少管理经验和管理才干；三是传统的合同管理较少采用或进行外部信息预警，更多地关注合同管理的内部流程，这种忽视大数据影响的行为可能导致合同失败的风险不能及时得到预警。

因此，利用大数据强化合同管理机制，企业可以迅速通过大数据对企业现状和未来预期进行深度分析和研究，对经济合同的相对人进行资信审查和预警，对潜在的合作伙伴进行预估和合作的前景进行评估。通过建立合同管理新模式可以做到：

第一，实现合同管理程序流程的量化管理。通过明确大数据下合同草拟、审批、执行等环节的程序和要求，进一步对流程进行梳理和完善，明确合同管理流程，特别是合同的草拟、审批和执行的工作程序，明确合同管理流程中每一环节的工作要求，以强化合同的流程管控，以使该流程更直观适用，增加便捷性，满足企业降低成本、控制风险的追求。合同管理新模式有利于企业做到事前预测、事中控制、事后减损，有利于企业进行正确的决策。通过大数据平台，充分了解合同对方主体资格、信用状况、履约能力等有关情况，确保签约时当事人具备预期履约能力。可以对潜在合作伙伴或者竞争对手进行资信调查，准确把握对方的真实意图，正确评判合同签订、履行的风险程度；同时也可以通过大数据平台了解产品的技术发展状况，市场供需情况和市场价格等，在合同的谈判中作出最有利的决策。

第二，加强合同参与与管理人员培训。首先要对企业内部的合同管理机构和合同管理人员进行合同法、公司法、会计法等法律法规的专门培训，特别要对企业的经营人员和管理层进行培训，提高他们的合同管理意识和风险意识，自觉地将养成的大数据合同管理习惯运用到企业的经济活动中，使企业能够克服被动应付状态，主动进行合同管理，提高合同为主业服务的层次和效率。其次，建立一支综合性的团队，这个团队包括企业的法律顾问、主要科室的负责人、专业技术人员等，在签订合同前，可以帮助企业提升合同管理与防范法律风险提出有价值的建议。

第三，通过大数据平台，企业管理和业务部门可以进行更高效的会商。对于影响重大、关系复杂并可能对企业的战略发展有较大影响的合同，能够及时组织相关专业人员参与谈判，利用其不同的专业知识进行整合分析，其谈判过程的重要事项和谈判人员的主要意见，可以得到记录和妥善保存。对于内控相关部门的出的不同意见，负责部门能够及时进行评估。

三、合同管理新模式模型

风险小于5%极小可能发生违约风险，标注为绿色；风险大于5%且小于50%的中度风险，标注为黄色；风险大于50%且小于95%为较高风险，标注为橙色；风险大于95%小于100%为较高风险，标注为红色。对所有合同的风险管理，借鉴这四种判断，在数据平台上各以不同颜色标记分类：红色合同，即风险最高，基本确定发生违约或履行合同将造成较大损失，将对企业经营产生较大的不利影响。合同在履行过程中，由于各种原因发生合同纠纷时，合同承办部门和承办人员应当依据国家有关法律法规的规定，尽快收集相关证据，在规定的时效内与合同对方进行沟通。相应措施：一是事前采用提示方式。增加免除责任、限制责任等条款，可以在免除责任、限制责任的字体要更加醒目，加下划线等进行明示；二是事中会计对此类合同提取按一定比例提取坏账准备；三是事后及时向合同管理部门通报，并依照规定的权限和程序向企业负责人进行报告；建议解除合同。

橙色合同，表示风险较大，合同很可能发生违约或履约问题，会计部门需要确认或有负债并在年终报表中予以披露，此时，合同管理部门应当对该情形及时进行研判，并按照规定权限向企业负责人或部门负责人报告。相应措施：一是事前可以在合同增加约定“特别提示条款”，该条款约定双方已特别注意到本合同中的特别提示条款，对此项无任何异议。二是事中对于金额较大的合同，可以提供抵押物或质押权，加入第三方，如银行、保险公司等，以便双方更加清楚自已的义务和权利。三是事后在法律法规范围内，需要专业团队认真斟酌，提出有价值的变更方案或解决措施，以有效的降低风险率。

黄色合同，表明合同可能具有可控范围内的风险，但企业必须采取相应的措施加强合同管理，识别风险点，采取适当措施降低风险。相应措施：一是事前提供担保并缴纳合同金额5%～10%质保金。二是事中在合履行过程中会计可以先提取风险准备金。三是事后使用先履行抗辩权或不安抗辩权或同时履行抗辩权，以保证企业的利益不受损失。

绿色合同，表示合同极小可能发生违约或履行问题，履行合同是安全并且能够带来经济利益的，这也是企业应当大力提倡并积极寻求签订的一类合同。

建立合同管理新模式的预警机制，实现了合同的全过程封闭管理，企业经营者可以更从容地进行商业谈判和决策。

结语

大数据社会治理模式中，公众参与经济、社会生活的意愿更加强烈，每个人都可以发布各种信息，同时通过更便捷的渠道获得各种信息，这种信息的激烈碰撞性，为合同管理提供了重要的战略机遇。民法典系统修改和完善了各种合同，对于企业合同管理工作提出了新的要求并指明了新的方向。加强合同管理的线上预警，有利于企业及时发现合同签订、履行过程中的风险点，及时采取内控措施，为财务工作增强安全保障，企业经营才能够在风浪中博取利益而立于不败之地。