建筑工程档案资料管理的优化研究

王莹

上海大屯能源股份有限公司江苏大屯中能服务公司 江苏徐州 221600

建筑企业档案管理效能（Management Effectiveness）是指建筑企业档案管理部门在实现档案管理目标所显示的能力和获得的管理效率、效果、效益的综合反映。建筑企业档案管理效能是衡量从事建筑企业档案管理工作结果的尺度，是档案管理系统的整体反映。追求档案管理效能的不断提升，是建筑企业档案管理活动的中心和一切档案管理工作的出发点，也是建筑企业档案管理的生命所在。根据国务院2020年10月15日发布的《关于2019年度建筑资产管理情况的综合报告》发布的信息显示，2019年全国建筑企业资产总额达到233.9万亿元，保持了较快的增长速度，为国民经济发展，以及民生工程的实施作出了巨大贡献。随着建筑企业的蓬勃发展，在建筑企业各项活动中形成的建筑企业档案管理数量和规模也呈现大幅增长。提升“国家治理体系和治理能力现代化”包括依靠创新性的社会管理思想、技术、方法驱动传统管理模式的变革，从而构建起符合现代企业治理模式的新的管理机制。现代企业制度体系下，促进建筑企业档案管理职能转变，提升建筑企业档案管理效能，能够激发建筑企业档案管理活力，在维护建筑企业经济效益、合法权益和历史真实面貌等方面，发挥着越来越重要的作用。

1 建筑工程档案的特点、基本内容与重要作用

1.1 特点

①专业性特点。建设工程档案的专业性主要指的是形成领域的专业性和内容的专业性两方面。工程档案的专业性特点使它和其他专门档案区别开来，比如，工程档案的整理分类及档案部门的组建，都是要以工程档案的专业性作为基础的。②成套性特点。建设工程的特点是工程项目成套。所有建设工程，都是以工程项目为单元进行建设的，因此形成的工程建设档案就围绕项目构成一个有机联系的整体，其成套性的特点尤为突出。③多样性特点。工程档案的来源较为广泛，凡是进行生产活动的企事业单位、科研院所、小型工厂都可以形成建设工程档案，工程档案的多样性特点对工程档案管理提出更高要求，需要采取科学化规范化管理手段和方法。④现行效用性。工程档案不同于文书档案一旦完成归档后就失去现行效用，工程档案立卷归档后仍处于现行活跃期，比如，设计单位归档的底图和蓝图与生产单位的材料是设计、使用以及维修不可或缺的依据和凭证。工程档案的现实效用性特点使其管理也较为特殊，众所周知，文书档案一经归档不能更改，而工程档案归档后，当一个工程的功能、结构、消防等发生变化时，工程档案也要随之更改或补充，保证工程档案的准确性。

1.2 建设工程档案一般按内容分为工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等

具体包括以下几方面的主要内容：①前期准备阶段形成的文件。包括上级部门批准的可行性研究报告、项目任务书、工程设计选址情况、基建规划、上级批复、相关的招投标文件、合同及协议等。②设计过程中形成的文件。初步设计、改扩建文件、工程施工图设计说明、设计文件以及预算文件等。③施工过程中形成的文件。一般包括能够真实记录和反映施工情况的内容文件，例如，施工准备和验收文件、总结性文件等。④竣工时期形成的文件。一般包括工程竣工验收合格证书、验收报告和验收证明、工程竣工图、工程决算书以及竣工验收会议纪要等。⑤后期运营和管理阶段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用过程中改扩建、维修等形成的文件。

1.3 建设工程档案的重要作用和重要意义

①工程档案为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。工程档案能够将施工整个过程客观、真实而完整地呈现出来，与工程质量检查、监督、评定息息相关，工程竣工之际，质量监督部门通过翻阅查找工程档案，有利于质量监控，充分了解工程实际质量，让档案质量与实际工程无缝连接，为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。②工程档案为后期的基建维修、技术改造提供翔实的可靠凭证。工程项目有一定的可变性，工程后期运营使用和管理过程中经常会涉及基建维修、改扩建、技术改造等情况，工程档案如实记载工程中的真实情况，为基建维修、技术改造等提供翔实可靠的凭据，确保企业各项工作有序地开展。

2 建筑工程档案资料管理中存在的问题与不足

2.1 建筑工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在建筑工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了建筑工程档案管理人员的工作效率。实现建筑工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。

2.2 建筑工程档案资料管理人员素质低

建筑工程档案管理人员是直接参与建筑工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对建筑工程档案管理水平有很大的影响，制约着档案管理建设的发展步伐。在目前形势下，我国从事建筑工程档案资料管理的员工并不是受过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能与知识，管理人员在上岗前缺乏有效的、系统性的培训，不能有效地执行管理制度的规定，建筑施工企业也没有采取针对性的监督办法及有效的管理措施。

2.3 建筑工程档案资料的后续利用价值较低

从目前形势看，大部分建筑企业没有形成规范化的建筑工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、准确性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致建筑施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁。

2.4 建筑工程档案资料管理体制不规范

很多企业都普遍认为建筑工程档案资料管理是一项可有可无的工作，这项工作是否有效对实现企业经营利润没有太大影响，因此，其逐渐放弃了对这些工作的人力、物力、财力的投入。还有很多建筑企业一致认为，建筑工程施工过程中，档案资料管理是否科学、规范，对工程整体质量影响不大，致使其放弃了在管理过程中对档案资料的有效管理，并没有制定有效的管理体制。同时，在建筑工程档案资料管理监督方面，相关部门也没有建立专人负责档案资料管理监督的制度，而施工监理单位为施工企业提供了各种优质服务，帮助施工企业在施工过程中对工程质量、工程进度和工程施工技术给予控制。所以，监理单位还应该在施工单位的档案资料管理方面承担相应的管理监督责任，确保建筑工程档案资料管理的全面性及有效性。

3 加强建筑工程档案资料管理的建议

3.1 转变档案管理观念

当前，在我国建筑工程实际建设过程中，加强档案的信息化建设至关重要。在这样的情况下，档案工作人员需有效转变自身的档案管理观念，逐步提升自身的信息化认知，理解档案信息化建设的重要作用，在工作中加强对档案内容的信息化运用，转变过去只靠纸质存储档案信息的管理理念。档案信息管理工作专业性强，管理人员需要终身学习，熟练掌握信息化技术，逐步提升自身的档案信息管理水平，并且掌握有关的法律规章制度，避免出现违背法律的现象，推动档案管理工作全面稳定发展。在建筑工程项目的档案信息管理过程中，信息化建设是重点，同时，也需要保证档案信息化建设以及管理方式的丰富性以及多样性，对档案信息进行储备以及分类，提升档案信息检索的水平以及能力。在对档案信息进行实际储备的时候，需要保证其合理性以及可靠性，在实际查找的时候更加便利。因此，在档案信息化管理以及建设过程当中，管理人员需要不断转变自身的管理观念。

3.2 建立数据库

在建筑工程项目档案信息化建设过程当中，其工作主要是把文件内容直接转变为数字，即档案信息化建设的重点主要是建设档案信息管理平台，建立相应的档案信息库，推动档案管理工作向着信息化的方向不断发展，适应时代发展需求。档案信息库的建设很难在较短时间内完成，需要将循序渐进的原则落到实处，结合档案馆的具体情况，制定科学合理的档案信息库，制定相应的规划，采购硬件设施设备，将信息化档案管理系统安装其中。建筑工程档案信息的管理工作，一方面需要构建完善以及健全的档案信息库，使用电子档案进行查找以及检索；另一方面，应该对纸质档案信息进行保存，制定科学合理的双轨制档案信息管理制度，逐步提升档案信息管理的能力以及水平，将档案信息所具备的实际价值充分展现出来。

3.3 加强档案管理制度标准化建设

档案管理人员应结合建筑工程建设进度、工程建设内容，定期收集档案资料，并要求相关部门落实档案资源整理、保存、移交等工作。针对档案管理不力的部门，应制定切实可行的奖惩措施，督促相关部门、单位落实档案管理职责。同时，为合理解决建筑档案人员不足的困境，结合建筑工程建设特点，应在相关部门、单位设置兼职档案管理人员，负责本部门、单位的档案收集、整理、移交等工作，确保档案收集及时、准确、可靠。

3.4 完善档案管理体系

健全的建筑企业档案管理制度体系是提升企业档案管理效能的重要外在保障。科学、规范的建筑企业档案管理体系能够促使建筑企业档案管理环节、流程更加规范、更加科学，有利于管理效能的提升。具体来说，就是要针对建筑企业档案管理实际，制定具体的档案管理标准、实施规范和细则。当前，要根据《企业档案管理办法》，制定《×××建筑企业档案管理人员考核细则》《×××建筑企业档案管理保密实施办法》《×××建筑企业档案库房管理制度》《×××建筑企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，等等，相关的规章制度要随着建筑企业档案管理形势的发展和变化，不断地进行补充、修缮，要始终保持建筑企业档案管理制度的可操作性、可执行力。

3.5 规范档案数字化管理采集和输入

为了保证建筑工程档案信息向着信息化方向建设与发展，需把从简单至复杂的有关原则落到实处，尽可能收集或者是输入普通的档案信息，之后将较为繁杂的档案信息输入其中。在当前建筑工程项目建设过程当中，档案管理系统正在向着信息化的方向不断建设，将其所具备的搜索功能充分展现出来，有效减轻档案信息管理的困难程度，把全部档案信息直接录入该系统中。经过平台对档案信息展开科学合理的管理。除此以外，在档案信息化建设过程当中，应该将重要的信息内容提炼出来，在实际搜索的过程当中，经过主题内容或者是关键词等，搜寻需要使用的档案信息，逐步提升档案信息管理的服务功能。

4 结语

随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。