通过集中招标采购确定多家单位中标形成短名单的供应商库模式运行优劣分析

娄本立 上海勘测设计研究院有限公司

按照招投标法及招投标法实施条例，采用招标的形式，对多项目共用的同类型货物或者技术服务，评标时采用同一单价或者不同单价确定多家合格供应商作为中标单位并形成短名单供应商库，称作集中招标采购或者短名单库招标。

短名单库招标针对企业需要的多批次同类型的货物或者技术服务，由一家单位供货或者提供服务不能满足项目进度及及时性要求时，采用几家具备同等能力的供应商提供服务的形式，不但可以满足招投标相关规章制度，而且可以极大的提高招采效率，减少招采流转次数，快速响应同类项目工程需求，而且对于同类项目多、体量较大、工期短，需要短时间内投入大量资源的项目，可以极大的减轻招采对项目工期的影响。在确定短名单库时，采用定价不定量的形式，可以起到控制项目成本、减少后期合同变更因素的目的。

短名单库的确定，可以通过公开招标、邀请招标或者竞争性谈判实现，通过制定合理的商务及技术、价格的评分标准，对潜在的合格供应商的资质、业绩、人员、设备及服务能力进行综合评判，确定入选的合格供应商短名单库的单位。

本文根据短名单库招标及短名单库运行的实际情况，对工作中遇到的具体问题进行分析，就短名单招标及短名单库运行中存在的问题及优缺点进行分析比对。

一、集中招标形成短名单的优点

(一)提高响应速度

短名单招标是通过对未来一段时间内所要承担的工作进行预估预判，在项目实施之前采用集中采购的方式，确定多家优质优价的供应商，提供同一种类的货物或者特定种类的技术服务，确保在项目承接后，货物供货速度供应，现场技术服务能够快速响应，减少重复招标环节和合同谈判环节，提高了响应速度，满足工程进度要求。

(二)类似项目灵活使用，减少重复招标工作量

对工作内容相同的同类型项目或者部分工作内容相同的项目，可以通过一次集中采购，在规定合理有效期限内，多项目使用，减少招标组织工作的频次，避免招标组织和评审工作重复进行，起到简化管理流程，降本增效的目的。

(三)统筹使用供应单位，有效控制工期

对工作量大、难度高的项目，可以短时间内组织多家厂家或者多支技术服务队伍进场，提供及时的货物供应和人员、技术保障，现场作业团队与技术支持团队有效配合，快速形成战斗力，有效控制工期。

(四)分摊资金支付风险和压力

在资金支付不能及时到位的情况下，多家供货单位及技术服务单位承担工作，可以分摊资金支付压力，避免出现一家单位合同金额过大从而引起纠纷。这一点对于资金量使用较大的企业尤为明显，明显降低企业资金周转率和财务风险。

(五)获得较高的价格折扣和良好的服务

通过集中采购，发挥规模采购的优势，可以获得较高的价格折扣和良好的服务承诺。

(六)有利于控制项目任务不饱满时企业成本

任何一个企业在项目承接及生产运作时均不可避免空档期的设备和人员闲置，在人力资源成本越来越高的当下，企业如何根据自身业务特点去配置管理人员规模和充分利用外部资源，优质的外部合格供应商配置直接关系到这个公司的成本支出和最终利润，此时选择建立优质的合格供应商库来协助完成公司的短期任务和年度目标，将使公司的运营风险降到最低，企业利润也更有保障。

二、集中招标形成短名单的缺点

(一)入围短名单单位的管理难度大

短名单库内的单位具有承担相应专业的工作能力，具体项目实施时，根据自身承接项目的规模、工作范围及工期，与库内单位能力进行匹配，确定合适的单位承担对应的工作，需要考虑的维度和变量较多，难以准确地把握并完全匹配，这就需要统筹考虑企业内部与协作单位的资源和能力。

(二)工作任务的分配存在难点

各入库单位资质、能力、人员、装备及管理水平不同，现场管理及成果质量必然会出现差异，因此任务分配要充分了解工作任务及各单位实力，确保工作任务安排合理有序，并发挥各单位的优势。

工作任务安排存在较多考虑因素，主要的分配原则有：(1)按照项目进度要求，对工期进行倒排，对工作量进行细化分解，依据入库单位的人员、装备的实力为主要原则，按照一个单位承担一个片区或者区域的全部工作进行划分；(2)依据短名单单位的资质、及以往业绩为主要原则，对承担的片区进行划分；(3)考虑入库单位的垫资能力，对项目建设周期长，过程付款比例过低的项目，需要首先考虑安排垫资能力强，实施意愿强烈的单位；(4)实施难度大，专业性强或者综合程度高的项目，安排综合实力强的单位或者专业性强的单位。

(三)不利于投资控制

短名单招标一般适用于总工作量未定或者不清晰时组织的招标，对难于限定总工作量或者采用预估工作量据实结算的项目有极大的便利。在实施过程中，工作量易受多种因素影响，因前期无精确的工作量，且工作量边界约束不够清晰明确，对以满足生产需要为导向的项目，工作量变化难以控制，不利于总投资控制。

(四)招标的工作范围不易做到全覆盖

短名单招标最大的优点为一次招标，不同区域、不同项目可以多次使用，但是因不同项目存在地域差异、项目业主要求不同及同样工作种类的工作深度要求不同，招标时不同考虑全部差异，招标的工作种类不能覆盖全部工况，随着项目推进，各地各项目的些特殊性不能充分考虑，造成部分工作单价定价不合理而影响现场工作。

三、短名单招标的需要重点考虑的问题

(一)短名单单位数量要把控合理

短名单单位越少，管理难度越小，但各参与单位工作任务相对饱满，项目较多时，可调配的裕度较小，也容易造成因分包队伍能力不足而影响项目进度。短名单单位越多，现场管理难度及短名单单位调配难度越大，造成项目部管理负担，但是在应对工作量大、工期紧张的项目时，可调节的裕度大，能够更好地满足项目的需要。因此在确定短名单入围单位时，需要充分考虑有效期内承接的总体的工作任务量、入围单位的实力以及项目的特点，做到入围单位的生产能力相对于承接项目的工作任务量有适度的富裕即可。

(二)入围单位的考核及退出机制较难把控。

针对具体的项目，按照项目的进度要求和总体工作量，合理划分工作区域，在项目实施过程中，因入围单位的综合实力存在差异，必然会造成工作成果质量、安全进度等方面的差异，因此要对入围单位进行考核排名，对实力存在差距的单位进行剔除。为了公平、公正的考核评分，需要制定一套行之有效的考核管理办法，对入围单位的服务态度、工作质量等进行全面客观的考核，对排名靠后的单位进行谈话或者定期更新。

(三)短名单运行期扩充单位的问题

在短名单运行期内，因涉及不同地区的项目，存在区域差异及项目难易程度差异，入围单位的生产运营项目成本存在一定的差异，项目在地临近区域内的单位成本相比外地单位有较大优势，而在招标时存在不能充分考虑区域差异和项目所在地单位的优势，因此在项目实施时，采用相同的价格、相同的合同条款，邀请项目所在的单位加入短名单，对项目的实施和成本的控制更有利，但是短名单在运行期的扩充问题，需要程序合法公开公平公正，是否可以招标法和释义相关要求，通过招标或者竞争性谈判加入需要进一步的探讨。

(四)同工同价与不同资质等级的矛盾

短名单招标时，存在同一工作采用相同价格和同一工作采用不同价格的两种方式选择的矛盾，入围单位中，不同的单位资质等级不同、综合实力与管理水平各有差别，但是在招标时，因为评价因素较多，因此难以采用一种评价指标，在项目实施过程中，资质等级高、实力雄厚、管理水平高的队伍，应对困难问题的解决方案更优，成果质量更可靠，成本更可控。因此探索不同资质等级、企业综合实力及管理水平的短名单单位，采用不同价格或者递减价格的形式签订协议，在满足招标法及释义的前提下，相对更公平合理，但是招标过程中，难以对各个单位进行全面的了解和掌握，在项目运行实施过程中对从业者的专业技术能力和能力素质又与企业资质等级不完全一致，因此也难以一次完成定价工作。

(五)短名单有效期和项目工期不匹配问题

短名单招标的一般时效性为1年至2年，在短名单有效期结束后，项目尚未完成的，继续由原承接单位实施至工作内容完成，对新增的工作量，为了保持项目的延续性和资料完整性，原则上由原单位继续承担。对原区域内新增的相对独立的工作，既可以安排新单位承担，也可以安排原单位承担，对原单位不愿意承担的，可以安排新单位承担，虽然理论上可行，但是在结算及合同签订上存在时间差，且多次招标的单价可能会存在差价，因此完善程序，需要在招标或者合同签订时，予以明确和说明。

总之，通过集中招标采购的方式，确定多家单位中标并形成短名单的办法，对工作内容相对明确，工作量不确定的同类型项目有极大的适用性，在满足招标程序和项目进度要求以及成本控制上有明显的优势，但是也存在一些需要深入探讨的问题，随着国内招标相关法律法规制度的完善和发展、管理办法的细化，会更加有针对性和符合性。