企业办公室行政管理精益化的应用实践探讨

王天宇

中国石油乌鲁木齐石化公司 新疆乌鲁木齐 860019

企业办公室是企业进行行政管理的主要部门，它主要负责调研、执行等宏观管理的职能，文件起草、通讯收发、业务接待等日常工作，因此，在企业中发挥着承接枢纽的作用。由于工作职责重大，内容繁杂，企业办公室在行政管理中经常出现工作效率低下、工作流于形式、管理成本偏高等问题[1]。针对此，企业应强化部门职能、提高管理效率的角度探索新的管理模式，而精益化管理就是企业办公室加强行政管理的重要思路。

1 企业办公室行政管理精益化的实践意义

精益化管理中的“精”体现在体系思维上，即管理上“精雕细刻”；业务上“精耕细作”；服务上“精益求精”；费用上“精打细算”，即少投入、少消耗资源，尤其强调减少对不可再生资源的投入和耗费，并最大限度获得产出效益。

在企业办公室行政管理中，精益化理念的渗透首先有利于强化办公室的行政管理职能。办公室通过行政管理，发挥着助手、决策、执行、保障以及协调的重要作用，而精益化管理能够提高行政人员的服务意识，积极协调工作，落实工作要求，保证各项工作的有序展开。其次，有利于完善办公室的管理制度。办公室的日常管理内容繁杂，需要系统、细化的制度规范，而精益化的制度设计能够最大限度覆盖工作内容，促进办公室各项有效开展。最后，有利于控制企业的管理成本。成本控制是办公室形成管理工作的重要内容，通过精益化的设计，企业能够有效降低对办公室的资源投入，提高工作效率。

2 企业办公室行政管理精益化的应用实践措施

2.1 明确定位，把握行政管理目标

在精益化管理中，企业办公室应该明确自身的定位，把握自身的职责，将行政管理效果与其他管理、专业部门的运转相挂钩，进而构建行政管理目标，指导各项工作有序、有效开展。

根据精益化管理要求，企业办公室应首先应确立构建完善的行政体系这一整体目标，并结合服务、协调、管理等基本行政职能，细化目标内容，其主要包括，整合企业的整个行政架构，理顺企业的内外部关系；与人事、财务、后勤保障等各部门建立良好的沟通，构建相应的服务体系；建立监控管理制度；通过形成工作建设企业文化。此外，企业管理者还应针对各项具体的事务体系，细化目标，其中包括办公室管理、文书机要管理、接待事务管理、会议管理、总务后勤管理、企业行政信息系统管理、企业档案管理等方面，然后根据各项工作差错率、内部考核次数以及部门成本控制率确定目标评价标准，作为办公室行政管理工作评价的依据。这样企业在办公室管理中才能够形成完善的目标体系，并将目标分解渗透到各个工作环节，为提高工作质量，控制行政管理成本提供指导。

2.2 明确要求，把握形成管理要点

办公室行政管理的精益化需要把握相应的要点，这样才能抓住主要矛盾，推动工作的落实，同时也逐渐完善工作模式，促进行政管理的有序运行。

根据精益化管理要求，办公室在行政管理中应把握以下几点：第一，完善岗位设置，做到权责对等，一岗双责；企业应根据办公室的职能和流程，根据行政管理要求科学设置工作岗位，明确岗位的职责和权力，确保岗位之间的明确分工、协调配合，进而实现办公室整体功能的最大化。第二，完善工作流程，确保各项工作的顺利对接。为控制管理成本，企业应在科学分析的基础上，精简办公室人员，砍掉不必要的工作环节，确保各环节之间的“无缝衔接”促进行政管理工作的顺畅运行。第三，优化考评体系，做好效益考核。针对行政工作内容设计定性与定量化考核办法，尽量提高定量考核的比重，利用考核激励行政人员实现工作效益最大化。第四，健全工作制度，实现规范管理。健全办公室各个环节事务管理的工作制度，定期进行制度考核，根据行政管理工作要求及时补充制度中的漏洞，避免出现“挂空挡”的现象，完善制度内容，提高制度管理的实效性。第五，搭建信息平台，如中国石油内部的“中油即时通讯”系统，能够快速联动，做到及时的信息共享，确保各项工作的有效衔接，利用专业办公室管理软件构建行政管理系统，促进各项工作的信息化、自动化、智能化发展。

2.3 明确细节，落实行政管理要求

企业办公室各项日常管理工作内容十分繁杂，而把握工作细节，完善工作流程对于提升管理效益具有重要意义。在日常管理中，办公室相关部门应做好文件的打印、审核、校对、分发，做好公文处理，通过责任管理，确保文件内容准确、完整；在接待管理中，要严格按照规范接待标准，提高接待质量，充分展示公司良好的企业形象、工作作风及人员素质；在档案管理中，应根据相关要求完善档案内容，形成清晰、规范的管理流程，加强对档案的分级、分类、编号、登记管理，严格执行调阅、借用程序，并做好电子文档和纸质文档的同步保存，利用信息手段提高管理效率；在会议安排与业务接待中，应做好各环节的衔接，按照相应标准做好会议准备工作与人员接待，合理控制管理成本；严格办公室的耗材管理，控制办公用品的投入，提倡节俭，提倡纸张等资源的二次利用，对耗材投入做好登记管理，定期检查、监督，控制行政管理成本[2]。

3 结语

总之，精益化理念在企业办公室行政管理中具有重要的实践价值。基于此，企业管理者应明确办公室的职能定位，把握行政管理目标；明确精益化管理要求，把握形成管理要点；把握工作细节，细化行政管理措施，进而控制办公室行政管理成本，提高企业发展效益。