医院文书档案收集与归档要点分析

王雪

公主岭市中心医院 吉林公主岭 136100

医院文书档案的收集与归档是其工作的关键内容，具有重要特征，为医院工作的开展提供协助作用。在档案管理工作中，将文书档案的收集与归档工作作为关键事项开展工作，同时不断进行创新，以提升工作效率。

1 医院对文书档案进行收集与归档的重要意义

医院工作中，文书档案往往是较为关键的材料，对这类材料进行归纳与整理，可为后续工作提供重要依据，同时还能够为医院政策的优化提供重要依据。目前，在医院开展文书档案收集工作中，包含以下几方面的内容。第一，医院日常活动形成的书面材料，具有重要保存意义的材料进行整理；第二，严格落实上级精神，对档案做好收集与整理工作；第三，其他日常进行收集与整理的文件，包含各类通知、会议以及年度计划总结等。第四，对于医院文书档案进行管理工作中，各部分都要严格按照规章制度开展，同时依据流程完成工作任务。对于工作制度不健全的医院来说，领导人员必须以身作则，带领全员学习档案相关知识，了解其重要性，并对制度加以优化。做好文书档案的收集与归档工作，是医院开展档案工作的关键环节，对于促进其他工作的开展具有一定辅助作用。由于文书档案覆盖面广，涉及到较多重大事件，这些资料的收集能够为医院开展决策工作提供可靠参考。新形势下，文书档案的收集与整理工作有序开展，也是行政工作的构成部分，对医院日常工作的开展具有重要作用，不仅记录了医院的整个发展过程，同时还对于一些重大事件进行记录，是医院重要的发展史，对医院整体水平的提升具有重要意义。

2 医院对文书档案进行收集与归档需注意的问题

2.1 遵循保密性原则

医院开展工作过程中，文书档案是由纸质档案和电子档案组成的，在档案进行管理工作中，要严格遵循保密性原则，避免出现外泄现象。在医院不断发展过程中，文书档案具有重要的参考价值。第一，保障文书档案的原始性。一旦形成了纸质档案，就会具有一定的特定性，在将来进行归档工作中，不会再产生变化，从而更好地保障文书档案的可靠性；第二，重视电子档案的加密性。随着信息技术的不断发展，网络化在各行业中得到应用，而医院电子文书档案也不断增加，想要保障其不被更改，就要设置密钥，做好加密工作，同时确保档案内容的真实性。

2.2 文书工作人员与档案工作人员之间缺乏有效衔接

在文书档案进行管理时，存在着档案工作人员与文书工作人员之间缺乏有效的衔接。第一，文书档案收集与归档主体出现脱节。在实际进行工作时，文书人员缺乏档案方面的培训，缺乏对档案工作重要性的认知，所以，在二者进行交接时，因文书人员缺乏对档案收集工作范围以及程序的了解，导致工作出现严重脱节。第二，文书档案收集与归档工作成果出现严重脱节。文书工作人员在实际进行工作的时候，受限于个人能力，造成部分文书格式在进行处理过程中，存在着严重的不规范性。如格式、装订等方面存在着较多不规范性，进而造成工作成果不达标，无法满足纳入档案的标准。

3 提升医院文书档案收集与归档工作的策略

3.1 建立健全文书档案管理制度

医院文书档案对其他工作开展具有一定的辅助作用，尤其是对于综合性医院来说，完善的文书档案管理工作，能够更好地帮助医院对医疗纠纷进行处理，还能够提升管理质量与效率。所以，相关领导人员要重视文书档案管理工作，同时在此方面工作中，加大人员以及资金方面的投入，为工作人员提供良好的软硬件条件。此外，还要在全院范围内对档案知识进行大力宣传，使各科室对文书档案重要性进行全面了解，并参与到此项工作当中。条件好的医院还要建立文书档案管理系统，成立专门管理小组，强化对文书档案收集与归纳工作，并将其纳入考核当中，通过建立完善的管理制度，提升工作人员工作积极性，在医院中，营造良好的文书档案工作氛围，促进其不断发展。

3.2 转变工作模式

目前，医院在开展文书档案工作过程中，积极性不高，所以，就要转变工作模式，构建完善的反馈制度。在工作过程中，如果发现问题，就要及时做出处理，提升工作管理效率。此外，还要提升相关人员的主动性，在进行收集与归档时，充分调动起工作人员的积极性，强化与医院其他部门之间的沟通与交流，对档案工作合理进行安排，指导档案工作的规范化，保障文书档案的可靠性。另外，还要提升硬件设施的建设力度，将现代技术与设备应用于工作中，使文书档案工作实现电子化模式，避免出现人为操作失误，促进医院档案工作的顺利进行。

3.3 强化工作人员业务培训力度

在开展医院文书档案工作过程中，其主体是工作人员，工作质量与相关人员业务能力有着直接关联，所以，就要强化对相关工作人员业务培训，并加强综合素质的教育。对于医院档案工作开展过程中，存在的实际问题展开针对性培训，提升相关人员专业素养，提高业务能力。可成立专门的文书档案领导小组，将各科室负责人员参与其中，对相关工作进行严格部署，形成全院人员参与档案工作的良好氛围。

4 结语

总而言之，在医院工作过程中，做好文书档案的收集与归档工作，同时对工作范围进行明确，建立完善的管理制度，提升档案收集与归档效果，建立完善的策略，为医院工作的开展提供可靠性与真实性保障，促进医院的持续发展。