事业单位人事档案管理存在的问题及完善对策分析

文/济南市第四人民医院 郑晓稚

事业单位有效进行工作，少不了人事档案监管工作的支撑，事业单位基于档案的监管工作非常注重，自新中国构建开始人事档案管理工作就已经步入正轨。人事档案是事业单位获取人才信息的主要来源，进行人才选拔时的重要依据，直接关系到事业单位能否在竞争中站稳脚跟。所以，我国事业单位应提高对人事档案管理工作的重视程度，采取先进的管理措施和手段，对档案监管工作加以改善并健全，让人事档案监管工作彰显出本来的价值，推动事业单位的长足进步。

一、人事档案监管工作对事业单位的深远意义

人事档案管理工作在事业单位的发展中起着至关重要的作用。首先，事业单位重视人事档案监管工作，人事档案管理可以帮助事业单位及时掌握单位员工的基本信息。有了人才的支持，事业单位才能稳步发展，只有更好地掌握人员信息，充分了解内部人员的情况，才能充分发挥人才的价值。其次，事业单位的人事档案管理，满足了社会人才流通的需求，是各个单位进行人才选聘的重要依据。再次，人事档案的管理工作有利于推动人力资源改革的深化。从我国目前来看，部分事业单位在人事档案管理工作上出现了一些问题，比如：事业单位领导对人事档案管理工作的重视度不高、人事档案管理部门缺少相应的配置、人事档案管理方式落后等，需要事业单位对这些问题进行优化，提升人力资源的工作水平，使事业单位稳步发展。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）事业单位不很注重人事档案监管工作。因为国内部分事业单位对于人事档案监管工作不够重视，使事业单位人事档案监管工作发生了大大小小小的问题。事业单位不注重人事档案监管工作的主要表现：没有对档案管理工作投入大量的人力和物力，导致没有专门人员负责档案管理工作，大多数人是兼职，没有做到“一个萝卜一个坑”。人事档案管理工作人员对工作不够重视，工作专业技能差，综合素质低，很难运用科学的方法展开工作，限制了档案管理工作的发展。

（二）人事档案管理信息化建设严重滞后。在信息技术快速发展的背景下，信息化时代对人事档案的管理工作产生了重要影响，传统的人事档案监管设备已很难符合社会的要求，限制了人事档案监管工作的推进。部分事业单位没有落实档案管理工作的信息化建设，依然采用传统的手工操作，阻碍了档案管理工作的发展。大部分管理人员在工作中依靠传统的经验进行，缺乏技术性和科学性，增加了人事档案的保存和管理难度，降低了工作效率和工作质量。

（三）人事档案管理工作复杂。在事业单位的人事档案管理工作中，由于单位信息不断变化，需要及时对档案进行分类、编号、整理等操作，增加了工作量。在人事档案保存时，要及时进行防潮、防火等技术方面的处理，防止档案出现意外情况。

（四）相关法律法规制度不健全。在人事档案管理工作上，部分事业单位没有建立健全相应的法律法规，对档案管理工作没有做出制度上的规范，导致部分工作人员没有严格按照规定进行工作，对工作消极懈怠。对人事档案管理工作没有进行规范化、制度化要求，导致人事档案管理信息缺乏真实性和准确性。

（五）档案与本人实际脱离。在事业单位人事档案管理中，经常出现老职工离职而档案仍然存放在原单位的现象，导致企业在招聘新员工时，由于人事档案滞留在原单位而无法办理入职手续。部分用人单位在招聘人才时允诺免人事档案交接，可以重新记录档案内容，导致部分档案信息没有真实性。

三、事业单位健全人事档案监管工作的举措

（一）事业单位要强化人事档案监管工作的关注。为了切实提升人事档案监管工作，事业单位一定要强化对档案监管工作的注重程度。事业单位要求提升对人事档案监管工作的人力和物力的投入，完善人事档案管理工作的基础设备、招聘专业的技术人才、提高档案工作人员的待遇、严格选聘档案管理人员。单位应定时定期对档案管理人员进行培训学习，提高工作人员的业务能力和整体素质，有助于人事档案监管工作的平稳进步。

（二）按时对人事档案监管工作人员进行技能培训。我国大多数事业单位档案管理部门没有专业的管理人才，导致档案监管工作欠缺科学监管。为了转变这一现状，事业单位理应按时对人事档案监管工作人员进行专业培训，加强工作人员的专业技能。事业单位可以通过专家讲座、知识竞赛、观看学习视频等方式进行培训。培训结束后，要制定相关的考核体系，针对档案管理人员的基础知识掌握情况和专业技能进行综合测评，制定岗位竞争制度，加大岗位之间的竞争，调动工作人员的积极性，对工作人员赏罚分明。

（三）建立健全相应的人事档案管理工作制度。为了使档案管理人员进一步规范工作行为，事业单位应该构建对应的机制，约束职员的行为，为人事档案监管工作提供根本保证。领导应明确按照《干部档案工作条例》制定相应的规章制度，不断完善制度的相关内容，规范工作人员的工作措施，保证档案工作不断推进。事业单位要建立档案督查监管小组，构建人事档案监管工作的督查监管系统，对档案监管工作进行定期检查和评估，及时发现档案管理工作存在的问题，并进行解决。

（四）将信息化建设应用在人事档案管理工作中。随着信息技术的发展，科技的广泛使用改变了我国传统落后的工作方式，事业单位的人事档案管理也应引进信息技术，根据工作的具体情况，改善工作条件和工作方法。首先，在进行档案管理工作时，可以利用信息化档案管理系统将传统的文字图像等具体信息转化为数字信息资料，方便工作人员对档案的调取，促进人事档案管理工作顺利开展。其次，工作人员在开展工作时，尽可能大范围地使用计算机软件、云盘、虚拟储存空间和大数据处理技术对人事档案进行保存，保证档案工作的安全性和保密性，信息技术的应用为人事档案的储存节省了空间，同时也提高了档案管理工作的效率。

（五）事业单位要增加基金的投入力度。在事业单位的人事档案监管工作里，由于单位不够重视，所以缺少对档案管理工作的投资，使人事档案管理工作出现许多问题。所以，事业单位的领导应重视人事档案管理工作，对档案管理工作进行大量投资，建立档案管理库、购买档案管理设备、灭火器等。保证档案室的通风，做好档案的防潮工作，对档案室定期进行清理，保证档案室的干净整洁，提高档案的保存环境，有利于人事档案的长期保存。同时，单位领导还应增加对档案管理工作人员的投资，加强对档案管理人员专业素养培养，规范其工作行为。先进的档案管理设备和专业的档案管理人才，可以保证档案工作的顺利进行。

（六）加强人档分离的档案管理。随着我国经济的快速发展，各大行业对与员工的要求也逐渐提高，增加了人才的流动性。为了人事档案管理更加适应人才流动，事业单位应完善人档合一的制度，行人档分离的人事档案管理体制，保证新员工顺利入职。

（七）建立统一的数据库。在事业单位中，由于工作中的信息多种多样，所以要将档案信息进行分类整理。工作人员应尽职尽责，做好自己的工作任务，可以利用计算机对人事档案信息进行统一储存，及时更新信息库。各个部门应加强沟通，保证档案管理工作人员及时对信息进行更改和完善。

（八）保证人事档案信息化的安全性。人事档案信息是各个事业单位的机密文件，所以要提高人事档案管理的安全性，保证信息不被泄露。事业单位应加强人事档案信息化管理工作人员的安全性教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。在工作时，工作人员应严格执行档案调阅制度，查阅档案时，需要人事部及主管领导签字授权，查阅档案应该当天返回，归还档案时仔细核查有无修改或缺项，进行密封保存；对于离职的工作人员，档案管理人员应按照对方新单位的要求妥善寄出，寄出前仔细检查档案的完整性。档案在存储时，应保证纸质版档案和数字档案分开存储，提高档案储存的安全性。

四、结语

事业单位的人事档案信息在单位的发展中有着举足轻重的地位，所以，事业单位应提高对人事档案监管工作的注重程度。为了确保事业单位人事档案监管工作的有效推进，事业单位要第一时间找出人事档案监管工作中发生的问题，并及时完善。运用科学化、信息化、现代化的手段完善档案管理工作中的问题。运用科学的手段进行档案管理工作，促进档案管理工作顺利开展，保证事业单位充分掌握工作者的根本档案，有效彰显人才的用途，推进事业单位长足进步。