新形势下水利工程档案管理创新途径分析

文/德州市水利勘察设计研究院 孙英华

现阶段，水利工程档案管理中面临着诸多的困境问题，制约了水利工程发展，加强档案管理手段上的创新，成为当前亟须解决的问题。档案管理水平直接关系到水利工程建设的规范性、技术指导性，影响着水利工程整体建设水平。因此，水利工程单位必须提升对档案管理的认识，积极运用先进的管理办法，提高档案管理成效，更好发挥档案管理工作的作用。

一、新形势下水利工程档案管理面临的困境

（一）忽视档案管理工作。就水利工程当前档案管理现状来看，工程项目管理人员过于追求水利工程的经济效益，忽视了档案管理工作，一定程度上影响了水利工程建设发展步伐，难以规范工程建设标准。部分水利部门未设立专门的档案管理室，在档案工作安排上、执行上过于形式化，甚至造成档案损坏、丢失等现象，严重阻碍水利工程建设发展。

（二）未建立完善的档案管理制度。完善的档案管理制度，可推进水利部门档案管理工作有序开展，然而就水利工程部门档案制度落实情况来看，未形成规范有序的档案管理制度，知识管理人员较为随意，缺乏一定的约束性。新形势发展下，要求水利部门必须结合本单位实际发展情况，建立完善的档案管理体系，加强对档案管理各个环节的管控，推进水利工程档案管理工作高质量开展和落实，更好发挥档案管理工作在水利工程建设中的作用，更好为工程建设提供资料支持，从而落实好工程计划，保证水利工程最终建设质量。另外，水利部门忽视了激励机制在档案管理工作中的重要性，严重打击了管理人员工作的积极性，难以调动档案管理人员的热情，导致档案管理工作受到影响，制约水利工程发展建设。

（三）档案信息化建设程度不高。传统的纸质化档案管理，效率较低，尤其在水利工程项目数量不断增多的情况下，纸质化档案带来一定的局限性，需要投入大量的人力资源，耗时耗力，不便于档案管理。新形势发展背景下，水利工程应当由纸质化档案管理向无纸化、数字化管理模式发展，提升水利工程信息化建设进程。部分水利工程项目发展中，仍继续沿用传统的档案管理办法，造成档案丢失、损坏等问题，严重影响水利工程发展。现代化信息技术快速发展背景下，建立数字化档案管理系统，可有效提升档案管理水平，提高档案保存效果，便于档案修改，由于部分水利部门的管理人员在数字化档案上认识不足，致使数字化档案管理工作未能在短时期内快速落实；同时，在档案整理上不够系统化，工作效率较低。

（四）档案管理人员专业素质有待于进一步提升。水利部门档案管理人员自身的专业素质不过硬，部门中存在身兼数职的现象，未明确划分专人进行档案管理，现有的档案管理人员，并非水利专业出身，致使水利工程档案管理的专业性不强，基于档案管理人员的专业素质参差不齐，在操作先进的技术软件过程中，不够熟练，自身所掌握的档案管理方面的专业知识有限，无疑给水利工程档案管理工作增加了巨大的难度。同时，水利部门在内部人员结构配置上不够完善，对现有的档案管理人员缺乏行之有效的培训，最终导致档案管理工作的无序，在具体查找档案过程中，较为混乱。

二、数字化档案管理的优势

（一）保证工程建设与档案管理同步进行。在数字化档案管理系统支持下，水利工程项目在建设初期，涉及施工组织设计说明、工程招投标文件、监理文件、资金管理文件等，涉及的文件资料内容综合性较强，通过数字化档案管理系统，可建立数字化档案的预立卷制度，实现工程建设与档案管理同步进行，更好地为水利工程建设提供施工依据。

（二）提高了档案管理的完整性。传统的纸质档案管理工作，具有一定的滞后性，数字化档案管理，实现了档案信息资料实时更新的目标，高效促进工程建设与档案资料管理同步发展，将纸质档案转化为电子档案，尤其在突发事件发生时，可依托网络实现档案资料传输和共享，避免档案丢失，更加规范化地录入页码、题名、日期、内容等，方便浏览和查阅，同时加强与工程建设单位、施工单位、监理单位之间的联系，实现系统共享，保证了档案资料的完整性，提供了高质量的档案查询服务，避免重复归档，提高水利部门档案管理工作效率，推动工程有序建设。

（三）提高档案查询的便利程度。水利工程项目建设中形成的工程档案诸多，数字化档案的运用有效弥补了传统档案文件卷内补录困难问题，提高档案查找效率，减少人力资源的投入，以电子版档案形式进行档案存储，避免档案出现腐烂、丢失等问题，尤其在异地工程建设中，数字化档案优势不言而喻，减少了中间手续，高效便捷，实时为水利工程建设提供依据支持。

三、创新水利工程档案管理的有效途径

（一）提高对档案管理工作的重视程度。水利部门必须提升对水利工程档案管理工作的重视程度，从根本上发挥档案管理工作的优势作用，积极树立水利部门正面形象，水利工程档案管理负责人，要积极转变新形势下的创新理念，创新档案管理工作办法，更好利用网络技术发展优势，推动水利工程档案管理工作改革，积极学习和引进先进的管理办法，借鉴优秀的管理经验和成果；同时，水利部门要结合自身实际发展情况，构建档案管理系统，积极推到档案管理工作落到实处，进一步提升水利工程档案管理工作水平。

（二）建立健全完善的档案管理制度。要想从根本上提升水利工程档案管理工作质量，水利部门要严格按照《中华人民共和国档案法》制定规范的水利档案管理制度，设定专门的档案室，在人员聘用方面，选取专业的档案专业人才，提高人力资源的利用率，不断优化档案管理部门的人员结构，减少人员频繁流动。明确划分人员职能，将具体责任落实到个人，加强对档案管理人员的约束，定期开展档案管理工作培训大会，深入贯彻落实水利部门合同、协议以及招投标资料管理的重要性，加强对档案管理人员的专业知识培养，确保人员可以将理论知识与实际的档案管理操作有效联系起来，并在档案管理过程中，对施工管理文件、机电设备文件、水文地质环境等文件科学地进行划分整理。同时，水利部门要建立激励机制，明确奖惩机制，对于表现优异的员工进行精神奖励和物质奖励，对于违反档案管理制度的人员提出批评和教育，调动人员参与档案管理工作的积极性。另外，水利工程单位，要深入解读国家相关法律法规，在水利工程档案管理过程中，实时掌握社会动态，加强落实各项水利工程档案管理政策，并严格要求相关人员切实执行，确保从根本上提升水利工程档案管理工作的专业性、规范性、有序性。

（三）推动数字化档案建设。新形势下，事业单位应当善于利用信息技术辅助档案管理工作，水利部门管理人员要不断培养自身的信息化素养，转变传统的纸质化档案管理办法，提高档案管理质量，定期邀请专业的信息技术人才到水利部门开展讲座，讲解数字化档案管理在水利工程建设中的优势作用，加快推进水利工程档案无纸化的转换。水利工程档案本身就包含了地下水库发展史资料、文书档案资料、工程土地征用资料、环境保护资料等，通过构建数字化档案管理系统，优化档案管理方式，做好水利工程档案无纸化转换工作，以电子版方式进行档案存储和管理，提升档案管理的安全性和完整性，为实际工程建设提供资料查阅服务，同时，在新增项目资料文件时，可通过数字化档案管理系统增添项目条款，解决了传统档案滞后性问题。

（四）提高档案管理人员专业素质。档案管理人员作为水利部门档案管理的核心，加快提升人员专业素质和自身的专业技能，可提高档案管理的整体水平，推动水利工程在新形势下，发展建设。基于“互联网+”时代发展背景下，水利部门要定期组织开展相关人员的培训工作，培养其信息化素养，加强考核，确保档案管理人员可熟练操作档案管理软件，并加强对档案无纸化转换过程中的指导，规范档案管理人员整理、录入、归档行为，防止人为错误的发生，在系统录入过程中，要按照档案编号、顺序进行录入，并通过软件进行质检校对，确保档案信息录入的准确性，保证水利工程档案信息的完整性。

四、结论

综上所述，档案管理工作是事业单位发展中的重要组成部分，水利工程相关单位，必须加快转变档案管理办法，紧跟信息化时代发展，积极创新先进的档案管理工作办法，加快构建数字化档案管理系统，提升档案管理工作效率，推动水利工程项目健康长远发展。