浅谈信息工作中要重点做好的四个环节

文/北京强度环境研究所 化北 郭光韬 王欣媛 袁铭

信息是通过文字、数据、语言图像等各种形式所表现的可以传递和处理的对象。信息工作，是对本单位有价值的信息进行有组织、有目的、有计划地收集、整理，并以此来支撑决策的过程。唐太宗李世民曾说：“为政之弊，在于雍蔽”，意思是政府成功执政的关键在于信息一定要畅通，否则就会形成蔽政。信息工作在行政指导、行政决策和政务公开等工作领域起着不可替代的突出作用。此外，中国古代军事家孙子提出了“知己知彼，百战不殆；不知己知彼，每战必殆”的观点。这不仅适用于军事战争，同样也适用于市场经济中的企业竞争。一个企业或者其管理者，在商业竞争中，要做到知己知彼，实质就是要展开全面的信息工作。信息工作对置身于这个时代的企业来说其重要性是不言而喻的。

做好信息工作，重点要做好信息的收集、处理、传递和反馈四个环节。这四个环节之间联系紧密，环环相扣，构成了一个完整的信息工作体系。

一、信息的收集

信息的收集是信息工作的第一道“工序”，收集来的信息作为“原材料”，其质量和数量对信息工作的整体效果起着关键作用。

（一）确定科学合理的收集范围。做好信息的收集，首先要回答的问题就是在什么范围内收集信息，怎样科学地划定范围。收集的范围太窄会漏掉许多重要的信息，规定太宽势必会形成“文山”，甚至造成信息干扰，因此应根据实际情况科学地确定收集范围。

（二）建立健全信息收集网。建立一个布局合理、反应灵敏、畅通高效的信息收集网是搞好信息收集工作的保障。一要进行合理的布局，具有均衡的覆盖面，设置信息点既要有纵也要有横，既要有点也要有面。二要具有较高的反应灵敏度，即一旦有新的情况出现，信息网能够迅速做出反应，确保信息收集到位，经验证明，在信息网中设置专业的信息工作机构并配备优秀的信息工作人员能够有力保障信息网及时收集信息。三要畅通渠道，即能够将收集到的信息，迅速地传递给接收人或接收部门。做好信息流程的精细化设计，减少其中的审批手续，减少不必要的传递环节，尽可能地使用信息化手段提高传递信息的效率。

（三）编发信息收集要点。把一段时间内所需要信息的主要内容，编成条目，印发给所属的信息点和信息员，使每个信息点和信息员明确在一段时间内要收集哪些信息。当然，编发信息收集要点仅仅是在一段时间内注意力集中的几个主要方面，不可能面面俱到。在信息收集要点之外尚有不少很有价值的信息，这些对领导的决策也同样十分需要的，因此，信息工作者一方面要根据收集要点的要求，及时收集、提供信息；另一方面，还要善于捕捉收集要点之外的各种重要信息。

（四）通报信息采用情况。仅仅让信息员知道上级需要哪些信息是不够的，还要让信息员知道自己收集的信息是不是上级所需要的，只有这样，才能使信息员不断总结提高，增强其所收集信息的有用率。因此，要定期通报信息采用的情况，可以减少信息员在收集信息时的盲目性。

二、信息的处理

信息的处理，就是将收集到的大量的原始信息进行“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的加工制作，把具有趋向性、规律性、全局性、典型性的重要信息进行综合和筛选的过程。在信息的处理中，信息工作人员要善于发现和抓住一些重要的线索，认真追寻，深入调查，精心整理，从而进一步扩大、丰富、充实原始信息，使信息达到及时、准确、完整、精炼、深刻的基本要求。

（一）信息稿件的整理。信息工作管理部门每天都要接收大量的信息材料，由于这些信息材料来自许多部门和单位，报送的时间也不统一，为便于筛选、处理和防止遗失，首先必须对收到信息进行整理。整理的内容主要包括信息的时间、报送单位、报送条数、报送内容等，同时对信息进行分类，掌握接收材料的整体情况，为筛选和处理打下一个良好的基础。通过信息整理和分类，了解和掌握收到的信息都是由哪些部门和单位提供的，都有哪些内容，然后加以筛选，并且确定哪些信息时效性较强，应尽快编发；哪些信息应上报领导机关；哪些信息应下发等等，从而提高信息处理的针对性。

（二）信息的简单处理。信息的处理可分为两个层次：简单处理、综合处理。简单处理主要看信息内容是否属实，层次是否清楚，篇幅是否适合、文字是否通顺，然后对其核实编改。一般内容比较单一的信息经过简单处理即可。

（三）信息的综合。综合处理是将信息按照事项类别或发生、获取的时间进行分类，对某一类信息进行整理、归纳，有针对性地开展分析和研究，从总体上进行综合加工，最后形成比较深刻、比较系统，具有更高价值的信息材料。

信息的综合处理要有广度。综合材料反映的面要宽，不占有一定数量的信息材料，综合就无从谈起。综合通常为专题综合。在占有丰富材料的基础上，要达到“有广度”的具体要求，就要做到以下两点：一是横向综合要有一定的覆盖面，这样的综合能够提供全局、完备的信息，便于把握整体。二是纵向综合要将工作的全貌反映出来，这样的综合能够提供系统、完整的信息，便于进行前后比较或把握问题。

信息的综合处理要有深度。综合的事物要具有一定的内在联系且属于同一范畴，综合以后，能够得出一个恰如其分的结论，要准确地判断事物的性质。证实结论或说明问题要有依据，通过不可辩驳的事实或者有效的数据来提高说服力。要有分析，综合不是搞“大拼盘”，必须要有较深刻的分析。要有建议，在对有些事物的综合时，提出了问题，分析了问题，那么怎样解决问题，提出切实可行的建议或作出事物发展趋势的大体预测，以及结合实际的对策。

三、信息的传递

信息经过处理后就要及时传递给接收人。一条很有价值的信息，如果不能进行传递，就会失去它的价值。信息传递离不开两个基本条件：一是载体，载体就是信息的负荷体，往往将信息加工成语言和文字，这些存储信息的语言和文字就是信息的载体。二是渠道，机要、传真电报、专人送达的文件、发行的刊物、电话、短信、互联网、面谈都可以作为信息传递的渠道。从工作效率和信息本身的时效性特征出发，信息的传递一定要迅速；根据不同的需求，信息传递要对路，要区别对象提供不同的信息。三要准确，从信息发出到传递给接收人，应该做到准确无误。四要保密，特别是涉及国家秘密和不宜公开的信息，要确保传递中的安全。

四、信息的反馈

信息的反馈主要表现为政策性反馈，在决策过程中，通过信息工作部门反馈决策机关的某项决策实施效果，可以使决策机关及时调整原有的决策，再拿到实际中去实施，从而使决策取得更好的效果。

（一）信息的正、负反馈。有些决策实施后会产生较好的效果，进而形成有价值的经验，将这些好的效果和经验反馈给决策机关，使其进一步推广，从而形成更加有利的发展局面，这就是正反馈。有些决策实施后产生一些问题，及时将存在的问题和不良影响以及应吸取的教训反馈给决策机关，使其及时修正决策，从而使整个态势逐步向好的方向转变，这就是负反馈。

（二）信息的前馈。信息的前馈与反馈互相补充，是反馈的发展。前馈可以理解成前期反馈，在反馈之前，预测一项决策贯彻实施过程中将会发生的偏差，返送给决策机关，使决策机关超前工作，在出现偏差之前采取措施，从而防止不良后果的产生和发展。它与反馈的区别主要是工作阶段的不同，前者在偏差出现之前，后者在偏差出现之后。

前馈与反馈既有相同点也有不同点。在相同点方面，它们的作用是一样的，都是更好地实施决策，尽可能达到决策的预期目标。从不同点上看，反馈是将实施后产生的结果返送给决策机关，而前馈是产生实施结果之前，将苗头性、倾向性、预测性的信息返送给决策机关。显然，前馈的要求更高，要做好这项工作，不仅要有敏锐的洞察力，还要有正确的判断力。

信息的反馈有助于决策的正确实施和进一步完善，有助于在总结经验教训的基础上制定新的决策。

五、结语

好的结果取决于好的行动，好的行动取决于好的决策，而好的决策取决于准确、全面地获取信息，这是一个科学的因果关系，是经实践证明了的获胜途径。信息工作在政府工作和企业发展中发挥着至关重要的作用。做好信息工作中收集、处理、传递和反馈这四方面的工作，有利于在新形势下快速畅通信息渠道，及时反映各种工作动态，提供专项的全面服务，为我国各地、各级、各领域机构了解情况和科学决策，为机关或企事业单位有序运行提供重要的支撑。