档案管理价值及创新研究

文/乌兰察布医学高等专科学校 高淑琴

进入21世纪后，网络信息技术飞速发展，信息资源内容与类型日益多样。档案作为信息资源的重要内容，在信息革命背景下，不但使档案业务范围不断拓展，档案内涵也逐渐加深，不再只是单纯的馆藏机构，还是信息交流、聚集与应用中心。在新形势下，为提高档案管理价值与作用，从业者应从思想意识、工作手段、人员素质等方面着手创新，探寻新的发展机遇与路径，使档案管理在网络技术支持下获得新发展。

一、档案管理创新面临的问题

档案管理工作量较大，且内容复杂繁琐，许多从业者未能正确认识工作价值，将其当作一份十分枯燥的工作看待。正因对管理内容的忽视，导致许多负责人与基层人员在工作中消极被动，甚至部分档案人员片面地将其看成资料的机械汇总，根本未能正确认识到这一岗位的价值，受服务理念影响，工作效率很难得到提升。

（一）在管理和服务手段方面。因部分管理者对工作认知有误，对档案管理的重视度与投资力度较低，尚未与先进技术相结合创新信息管理系统，导致管理出现遗漏，影响档案内容全面性，不利于计算机优势在档案整理、开发利用中充分发挥。因档案管理服务手段单一，信息技术水平较低，仍以人为操作为主，在工作中难免出现失误，且工作效率较低。

（二）在人才队伍建设方面。许多档案部门专业从事档案信息化的人员十分稀少，主要分为两种：一种是拥有专业背景的人员，通过自学和参与实践的方式掌握信息技术，成为高技能管理人员；另一种是信息技术专业毕业，通过培训了解档案知识的人员。此类人才结构的问题在于，拥有信息技术的人员受档案理论知识限制，要想精通档案内容，并将信息技术灵活运用其中十分困难。一些具备档案理论基础的员工，在档案管理中常常一知半解，需要大量实践积累才可真正做到学以致用。因此，拥有系统创建、功能设计、档案规划等多项能力的复合型人才十分稀少，为档案创新管理带来较大阻碍。

二、创新档案管理工作的意义

传统档案管理实质是将相关信息汇总、记载下来，保障后续使用时可快速查阅。当前社会不断发展，档案管理也发生了巨大变化，档案内容与种类逐渐增加，在无形中增加了管理难度，需要对管理理念与方式进行创新，创建档案管理信息为社会科学提供有力支撑。根据档案管理现状与问题，创新档案管理工作意义重大，具体如下。

（一）有助于管理质量与效率提升。信息时代网络档案的诞生与应用使文件传输、检索、存储等手段发生改变，各单位可借助网络渠道相互联系，为档案数字化转变提供强大助力，有利于管理质量与效率的全面提升。同时，网络档案可为数字化转变提供便捷通道，将档案管理者从繁琐手工操作中解脱出来，对全体档案信息实施计算机管理，节约大量时间与精力，对提高管理效率具有重大意义。

（二）有助于推动教学模式变革。当前，网络经济使各院校与外部间的联系发生改变，自身的组织结构与形态也发生了变化，需要创造一种新型工作方式满足现实需求。以往大部分院校组织结构趋于扁平，组织规模极端化，组织边界模糊且虚拟。在网络技术应用后，不同单位间的障碍被打破，通过信息集成、资源共享、业务集成等方式，为异地协同设计制造、远程教学管理、网课营销等提供强大支撑。与此同时，网络技术发展还促进院校由线下教学向线上教学、由理论性教学向服务性转变、由封闭式教育向开放式转变，由此促进院校教学模式优化变革。

（三）有助于从业者整体素质提升。管理创新是一门学问，具有较强的学术性、研究性质，通过管理创新可探寻科学管理规律，积累宝贵的管理经验，为档案事业发展开辟新道路。档案管理创新可使档案部门与院校同步发展，以改革创新思维指导各项档案管理工作，使高校档案更适应信息化环境，为各项教育教学活动提供优质服务。在档案管理创新中，从业者的科学知识储备不断丰富，创新能力逐渐增强，且管理创新作为知识增长的过程，使档案人员整体素质得到显著提升。

三、档案管理网络化创新的有效措施

当今社会科技飞速发展，信息化成为各行业的主流方向，档案管理工作也不例外，通过合理应用信息技术促进管理效率提升成为必然。与传统档案管理相比，电子档案的应用可将各类资源变为电子信息，依靠信息科技将其存放到电脑中，更便于开展各项管理工作，具体创新措施如下：

（一）更新服务理念，突显人性化特点。传统档案管理大多处于被动，管理者没有主动思考和实践，而是等着别人找上门或者上级下达硬任务，此种被动管理方式难以适宜新时期高质量、高速度的信息服务要求，很可能导致公众对档案工作产生怨怼。要想借助信息手段实现管理创新，先要从思想层面出发，更新管理者的服务理念，要求紧跟时代步伐，改变思维定式，克服以往按照习惯和个人经验做事的思想，勇敢接受新思想与新方法，并以此为基础树立现代化服务理念，以创造性思维打破传统思维束缚，开辟新思路。同时，还要重视现实性，根据使用者需求明确服务方向，逐渐扩展服务范围，将本单位之外的潜在用户也纳入服务队伍中，帮助其解决现实问题。值得注意的是，档案服务要遵循一定规律，对近年来文件利用情况进行分析，探究现行文件应用目的，并提供多样化渠道便于使用者获取档案，做到主动引导和服务，彻底改变以往被动服务理念，突显人性化服务特点。

（二）创新服务手段，加强信息系统建设。在网络档案建设背景下，档案管理应创新服务手段，将计算机引入实际管理中，使大批量档案信息能够迅速准确地检索，同时在档案整理、开发利用等方面也发挥着重要作用，实现采集、归档与管理一体化目标。通过加强信息系统建设，使全国高校档案均可共享，减少和避免人为工作中造成的失误，在信息技术优势下促进服务手段创新，具体措施如下：

1.构建档案数据库。该项工作属于信息化基础所在，数据库可对多类电子信息进行查询、检索与存储。与单位内部网络相连，加强全方位信息系统建设，此举不但可迅速高效归档，还可促进信息利用率提升，内部员工只需利用计算机联网后便可快速查询、检索和使用档案资源。

2.创建档案部门网站。档案部门可在网络设立专门网站，面向社会提供信息服务，将部分可公开档案以网页形式传递到网络，为各单位、各高校提供资源支持，使网络用户可随时随地通过访问网站获取所需信息，将网络档案优势充分体现出来。线上发布信息成为档案服务应用最广泛、最普遍的服务形式，具有信息交流速度快、服务面广等特点，有助于档案信息利用率提升。

3.创新服务模式与手段。档案管理价值从服务方面体现出来，为改变当前被动型服务模式，应坚持人性化原则，了解档案应用者特点与需求后，从“索取型”向“推送型”转变，不定期向用户推送相关信息资源，便于使用者所示了解档案信息新动向，以新型服务模式改变以往档案部门就是资料仓库的传统观念。同时，还要对档案资源提供方式进行创新，力求做到与时俱进，档案应用不但要确保内容真实，还要将主动性、时代性等特点展示出来，不再是为“阅读”档案提供原始资料与数据源，而是将信息加工处理后提供给用户，将“提供信息”朝着“提供答案”转变。

（三）强化人资建设，提高从业者素质。在网络时代下，对档案从业者提出更高要求，其不再单纯是档案保管者，还是信息服务的主动提供者。面对新环境，档案部门应强化人资建设，促进从业者综合素质的提升，具体措施如下：

1.重视人才选拔与培养。传统人才结构无法满足现实需求，在大数据背景下，对从业者的专业技能、信息素养提出严格要求，部门管理者应重视人才选拔与培养，打造一支高素质、高技能的复合型队伍。在人才选拔中应优先选择专业性强的人员，壮大团队力量。针对现有人才可通过开展培训活动的方式提高整体素养，通过创新培训内容与手段，引入微课、慕课等多媒体技术辅助教学，激发档案人员学习兴趣，提高档案人才培训效果。

2.完善评价与激励机制。为激发从业者工作热情，端正其工作态度，可利用信息技术完善评价与激励机制，对档案人员工作状态与行为作出科学评价。大量实践表明，在相同条件下未受激励员工的潜力仅可发挥30%左右，而受到激励的员工可发挥80%-90%。可见，档案部门应采取恰当的激励机制，在物质和精神层面给予从业者适当的奖励，由此激发其创造力与能动性，更好地适应信息化新环境，为档案事业发展贡献自我价值。

四、结语

综上所述，在全球信息化背景下，档案管理理念与手段也应跟随时代潮流，做到与时俱进。作为档案管理者，应通过更新服务理念、创新服务手段、强化人资建设等方式，在先进信息技术支持下创建信息管理系统，探寻全新的改革创新之路，由此提高档案管理效率与价值，实现档案事业的健康可持续发展。