分析机关事务档案管理模式的优化与改进

张爱玲

长白山保护开发区机关事务管理中心 吉林长白山 133613

机关单位与普通的社会性企业有所不同，其主要以社会公益服务为宗旨，机关单位的档案管理工作，是通过对工作文件、图像等进行记录和保存，并通过这些档案来对未来社会进程进行预测与创新，十分重要。基于此，如何确保机关事务管理部门档案管理工作的优化升级，是现阶段极具现实意义的研究课题。

1 机关事务档案管理工作的重要性

众所周知，档案属于信息资源的集合体，机关事务办公档案主要与其行政活动息息相关，包括档案收集、档案分类、档案归纳、档案分析以及档案利用都属于档案管理活动，从实践而言，档案管理活动与其他工作环节紧密相关。首先档案管理部门中囊括了机关单位所有部门的全部信息资源，通过对这些资源进行分类汇总，可以更好的为后期资料查询与事件决策提供帮助。其次机关事务管理工作中。还要对单位运行所产生的经费、服务、消耗等等进行行政管理，以此来确保我国政府的科学高效运转。简而言之，机关事务档案管理既是对行政后勤工作进程的详细记录，又是机关单位后续工作开展与改革的信息基础，为社会发展提供了强有力的见证与线索支持[1]。

2 机关事务档案管理的现存不足

2.1 管理人员专业能力较低

首先现阶段我国机关事务档案管理工作人员的思想相对陈旧，在工作模式上并没有过多的创新，无论是对档案管理的认知还是工作模式的改进都没有做到与实际结合、与时俱进，而且在实际工作中，我国机关事务档案管理工作人员大多没有经过专业的档案管理培训，在进行档案资料的收集整理工作上，还存在很多细节的不足，这也就导致了我国机关事务单位管理工作现阶段的系统性较弱。

2.2 档案管理体系的缺失

多年来我国档案管理工作模式相对守旧，在过去档案基本都为纸质，档案管理工作开展也都以纸质档案为基础，主要进行档案的收集、装订、保存、遍目，但随着数字化技术的推进，数字化档案的应用和信息化管理手段的深化在我国机关事务档案管理工作中仍显劣势，这就导致了现阶段档案的查阅效率较低，而且不利于档案大数据的开采，很大程度上影响了档案管理工作的利用率。在这样的大背景之下，我国档案管理体系也未做到系统化的更新。

2.3 缺乏服务意识，开发程度与利用率较低

机关单位的档案管理工作开展还存在着一定的局限性，首先部分基层机关事务管理中心并未配备专用档案室，这就导致了硬件设备的缺失，在这样的背景之下，档案资料也会出现遗漏缺失的现象，也因为对档案管理的不重视，会导致档案管理工作人员缺乏服务意识，对档案的深度挖掘和信息利用上相对被动，长期以往的工作模式，也导致了相关的窗口工作服务人员的工作态度消极、怠慢[2]。

3 机关事务档案管理模式的优化与改进

3.1 推进科学化管理

通过开展科学化的档案管理模式，可以从根本上提升我国机关事务档案管理工作的质量。首先，作为档案管理科学化模式开展的基础，要增强机关事务档案管理的设施投入，包括软件设备与硬件设备，从根本上改善档案管理工作的环境。随着信息化技术的不断推进，笔者认为电子档案管理体系的引进只是基础，待系统引进后，要结合实际情况建立与之相辅的软件模块，提升电子档案管理系统的实用性，并在实践中不断对注册、查询、计算、挖掘、保护等等功能进行优化。当然，机关事务档案的保密工作更加重要，所以在开展过程中要谨遵档案八防标准，配备档案室的防盗门窗、安全警报、温湿度计以及灭火器等等安全设施。

3.2 强化档案管理工作人员的综合素质和专业能力

在机关事务档案管理工作中，工作人员是该事件的主体，首先应做好档案管理工作专人专员的配备，然后做好档案管理的基础培训，使工作人员明白档案管理的重要意义，掌握档案管理的基本技能，并定期开展综合素质教育和职业道德教育，确保档案管理工作人员的工作责任心，最后还要强调档案管理工作的创新性，所以还要切实关注工作人员的生活、工作，给予档案管理工作人员生活上的帮助和工作上的奖励，加强激励手段的运用，以此来不断提升档案管理工作人员的工作积极性和创造力，以此来。推进我国机关事务档案管理工作的创新性[3]。

3.3 做好档案编研，持续利用档案信息

机关事务档案管理工作现阶段的优化必须强调档案利用效率，不断提升档案管理工作的服务性能。这就要求在档案管理工作的开展中要以利用需求为导向，根据实际发展来制定出更具意义的编研工作，强调从单纯的档案管理工作逐步转向服务工作。在工作中还要强化数字档案的大数据调研与信息挖掘，通过计算机系统提示的数据档案测算结果，来对工作发展趋势进行分析，并对之前的工作进行查漏补缺。在档案编研工作的开展中要重点强调档案的利用价值，对，对选择好的档案资料进行深度分析，多角度分层次全方位的进行重新编整，更好的为领导决策提供可利用的档案资料[4]。

4 结语

综上所述，虽然现阶段我国机关事务档案管理工作在开展中还存在一定的不足，但随着机关事务管理人员对档案管理的重新认知以及档案管理服务性质越来越明确，相信我国的机关事务档案管理工作也会做到与时俱进，更好的为社会发展作出贡献。