基于大数据思维的高校人事档案体系建设

文/江苏第二师范学院综合档案馆 陈婧曙

一、高校人事档案现状分析

不少高校普遍缺乏科学合理的人事档案体系和管理机制，对材料形成的节点不明确，对归档责任的划分不明晰，对部门协作的管控不清楚，加上信息资源共享系统缺乏，导致人事档案在高校各项工作中边缘化。

（一）流程管控及业务操作不够精细。很多高校疏于对人事档案工作流程及业务操作的管控，以笔者接触过的某高校为例，该高校人事档案室馆藏约2000卷，设有两名专职管理人员，却整天忙得不可开交。经过深入调研后发现，管理人员感到繁重的不仅包括档案业务，还包括对历史遗留问题的纠错和弥补，比如某正高职称干部的档案缺少副高职称评审表，因时隔多年，负责职称评审及文件管理的岗位几经调整，现任管理者对前人工作概不负责，导致多方查找无果，此类档案经历断层现象屡见不鲜，耗费了人事档案管理人员大量时间和精力。笔者认为造成这种现象的原因有二：一是集中化管理起步较晚，信息更新不同步，材料归档不及时；二是过程管控粗放，缺乏明确的问责制度和审核标准，交接手续不明确，部门之间互相推诿，以致材料不合规不合法乃至缺失。

（二）资源开发有限，重“藏”轻用。由于高校组织人事部门在干部选拔、人事决策、量化考核等工作中不断产生人事档案，同时这些工作又需要人事档案持续地提供原始数据支撑，从文件生命周期理论看，人事档案从形成到利用应是一个循环往复的闭环。然而，不少高校往往实行单线管理，重“收”不重“用”。首先，档案信息来源单一，缺乏针对性，数据关联性不高，质与量均不过关，无法反映教职工全貌；其次，档案系统“孤岛化”，档案信息涵盖范围狭窄，缺乏前瞻性，例如人事档案专项审核过后，变更信息只存在审档部门系统中，若未与其他部门进行沟通和反馈，则下一轮人事变动后形成的材料仍然是认定前的信息，致使人事档案成为一纸空文，无法为高校人力资源发展提供有力支撑。

（三）传统人事档案管理模式弊端凸显。虽然我国推进人事档案数据化的建议提倡已久，但能付诸实践的指导性意见并未完全落实，加上我国政策规定人事档案不能与本人见面，当下高校人事档案管理仍以封闭式的实体管理为主，虽说这种管理模式有利于组织人事部门通过既定数据掌握教职工基本信息，维护组织人事工作的权威性，但从长远来看，问题不少：首先，以纸质档案为主导的工作模式无法满足新时期信息资源管理需求，大量重复性的劳动不可避免，增加了人事档案管理成本和难度；其次，人事档案知情权缺位势必导致信息不对等，若无行之有效的档案实体监管措施，则会无形中增加了人为操控的风险，在材料形成和数据采集层面就存在很多漏洞，也谈不上档案资源的高效优质开发；再次，不少高校“管人部门不管档，管档部门不管人”，组织人事与档案职权分裂，系统对接不力，资源共享体系缺乏，数据深度挖掘不够，决策层对人事档案信息不够重视，管理人员服务和共享意识淡薄，致使人事档案在各项工作中覆盖程度低下，甚至长期处于休眠状态。

二、构建高校人事档案体系的实践意义

构建人事档案体系的核心在于将组织人事和档案工作整合成为有机联系的系统。2015年10月，党的十八届五中全会提出：“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”，将大数据战略上升到国家层面。运用大数据技术建设高校人事档案体系，能够平衡组织人事与档案信息工作的运行，巩固人事档案在组织人事中的核心支撑地位，使组织、人事、档案三者形成相互促进和补充的有机整体。

（一）有助于提高人事档案流程管控精细化程度。通过搭建人事档案全过程管理工作平台，进一步明确人事档案管理过程中的各项职责，能够有效解决组织、人事、档案部门各自为政的问题，利用大数据技术的精准分析功能，使人事档案每一个工作环节都具备明确的流程关联和审核机制，当干部信息发生变动时，体系内的各部门与之相关的信息都会配套进行更新，避免因信息不对等造成的数据偏差，当后续档案审核发现问题时，能够通过系统留痕迅速定位问题材料经办人，从根本上杜绝推诿现象，有助于转变以往粗放的人事档案管理模式，提升人事档案流程管控的精细化程度。

（二）有助于提升人事档案管理水平。人事档案客观反映着每个人的“人生轨迹”，正是这种原始记录性，使人事档案成为组织人事工作中的可靠凭证。且人事档案不仅是某个岗位的职责，也是高校组织人事工作水平的直观反映，人事档案体系既与组织人事工作系统存在信息、数据和资源方面的联系，又有因其原始依据作用保持着相对的独立性。通过构建人事档案体系，使高校决策层认识到人事档案工作的重要性，使组织人事部门创新管理理念，从整体性的角度开展工作，使人事档案工作者从被动的管理模式中解脱出来，强化责任意识和服务意识，从全过程性和全员性的角度提升人事档案管理水平。

（三）有助于提升高校人力资源配置水平。“高校开展人事档案管理工作是为了优化配置资源，主要目标是服务于高校的发展，为高校制定决策提供可参考的数据资源，充分发挥人事档案信息价值。”通过建立组织、人事、档案工作的系统化工作平台，将人事档案信息与教职工基本信息进行融合，能够使失真材料得以纠正，使信息更新得以同步，这样既可以从源头避免因单一的人工操作而导致数据错误，又可以充分利用大数据技术对师资队伍进行统计、分析和预测，使人事档案资源在高校组织人事工作中的依据作用得以发挥，为优化高校人才队伍建设作出贡献。

三、构建高校人事档案体系的举措

通过搭建大数据平台，运用大数据技术对组织、人事、档案系统平台和数据库进行关联、统计、提取和分析，让数据提供决策信息，发挥大数据分析和预测的核心价值，形成直观和多维度的“个人画像”，使人事档案信息得到精准采集、规范管理和针对应用，最终实现人事档案的全过程管控。

（一）转变管理模式。1.通过统筹组织人事与档案工作，梳理组织人事数据信息运行的节点流程，转变人事档案管理人员的职能定位，适度开放组织人事工作权限，提升人事档案在组织人事工作中的参与度，使人事档案与组织人事各项业务紧密相连。比如推行干部档案任前审核制度，让档案工作者参与到干部选拔工作中，使人事档案成为组织考察干部的基本依据，这样既能杜绝干部“带病提拔”，维护干部工作的权威性，又能从源头上保障后续归档文件质量。2.重视部门协作，将人事档案工作同时纳入组织、人事、档案部门的业绩考核体系。建立人事档案信息追溯和问责机制，规范人事档案形成部门对信息和数据的组织和管理，确保人事档案信息各个流程节点有据可查，责任到人，避免出现相互推诿现象。

（二）构建大数据系统管控平台。1.完成存量数字化，建立人事档案数据库，将纸质档案数字化转存；完善人事档案系统建设，根据档案内容提取基本信息录入档案管理系统；搭建信息资源共享平台，将人事档案数据库与组织和人事信息数据库融合，根据档案信息核验教职工基本信息，重点审查姓名、籍贯、“三龄两历”、职称等，形成客观、完整的教职工信息数据库，即保护原始数据信息不被篡改，又使人事档案内容的呈现形式不再受困于手动翻阅，提高工作效率。2.推行增量电子化，“及时把电子文件归档接收并纳入档案部门管理、纳入档案信息资源体系”，在办公局域网内选择性地开放人事档案信息采集端口，整合分散在组织、人事等部门的人事档案，实行纸质文件与电子文件双套归档，利用网络传输等手段，建立数据集约化交换机制与渠道，联通各相关数据系统采集和接收终端，实现数据信息批量采集和集中处理。

（三）建立持续改进的质量保障体系。1.建立健全人事档案管理体制。结合本校人力资源配置趋势，以国家相关规范和标准为导向，建立符合各高校实际的人事档案业务标准和操作规范，将其列入学校整体制度建设的模块中，并根据新时期人事档案工作体制改革作出相应调整。2.加强人事档案数字技术标准化建设。首先，搭建数据共享平台，统一各操作系统数据传输接口，简化数据采集和移交的操作界面，确保档案数据在各系统功能模块间运转的流畅性；其次，明确人事档案数字化加工标准和技术规范，如信息目录、数据格式、采集范围等，为后续大数据分析技术能够顺利地嵌入运行提供保障。3.加强人事档案信息安全保障建设。规范各操作系统和数据平台的管理，一方面，高校在启用数字化外包服务时，应审查外包公司保密资质，并全程参与数字化外包监控，确保档案实体和信息安全；另一方面，建立系统风险防控体系和信息安全评估机制，制定系统网络故障应急预案，依托密钥加密、身份识别、访问监控等技术，对存在的安全隐患应及时整改落实，确保人事档案信息采集、存储、交接等运转环节的网络环境受控。

四、结语

“大数据”是数据存储和技术应用的有机结合，为顺应大数据时代发展需求，高校应转变以往将人事档案定性为“一家之事”的狭隘观念，创新管理理念，提高管理水平，提升服务效用，让人事档案走出“深闺”，发挥大数据的技术优势，构建人事档案工作体系，充分利用人事档案信息资源，实现组织人事和档案工作的合作共赢。