人才引进中的人事档案作用和应用

文/吉林省梨树县人才引进服务中心 李琳

我国经济进入快速发展的时期，社会主义市场经济体系不断完善，人才流动的速度也因此加快。在这样的背景之下，档案管理工作显得尤为重要，尤其对人事档案管理产生了较大的影响。目前就业竞争变得越来越激烈，主要实行双向选择的机制开展人才引进工作，但是单位需要借助一定的中介或是载体来进行选择。基于此，人事档案是人才引进当中非常重要的一部分，并且人事档案在其中起到了不可替代的重要作用。

一、人事档案是单位引进并了解人才的重要途径

目前大部分单位在引进、招聘人才的过程中，往往依据应聘者的学历、简历、笔试以及面试等多方面的信息和资料对人才进行分析，但是这些资料和信息对人才综合素质的考察并不全面。所以在这样的条件之下，用人单位很难准确选择出具有全面的、高素质型人才，并且对人才缺乏足够的了解。所以对人才的学历、简历、笔试以及面试成绩进行分析并不全面，这些资料的准确度以及可信度是非常低的，未能帮助单位准确、真实地了解到人才的基本情况以及个人素质。在进行人才引进的过程中需要根据岗位的要求，匹配具有相同素质的人才，若想做到这一点，需要借助到人事档案其中的资料和信息。人事档案当中的材料，可以更加全面地反映出一个人的思想道德、知识能力、兴趣爱好等多方面的素养，这些基本素质可以帮助用人单位更加准确地了解应聘者身上的特性，判断其是否具有可培养的潜力。不仅如此，人事档案具有较高的可信度，所以人事档案当中的资料可以较为准确地反映出个人的素养，帮助用人单位更为准确地了解、引进人才。在开展引进人才工作之初，就需要非常重视人事档案的审查工作，并通过人事档案当中的资料掌握人才的全面素质，做到用人所长、避人所短。

二、人事档案是了解人才的权威资料

人才引进工作具有阶段性、表现性等特点，被招聘人员所提供的学历、简历、笔试、面试等材料，可以针对性地对一些资料进行掩饰，这样尽可能地避免让招聘人员了解自己的缺点和弱点，并在招聘过程中充分发挥出自身的长处和才智。这样虽然可能会得到招聘人员的欣赏，但是却很容易误导招聘人员，无法及时、全面的反映人才的综合素养。但是，人才档案当中的信息和资料可以更加全面地反映出人才的综合素养，这是因为人事档案当中的信息和资料，不仅可以了解到个人的学历、简历等多方面的信息，还可以了解到其性格、兴趣爱好以及业务水平等多方面的信息，所以人事档案其中的信息是较为公正的，是了解人才的权威资料。

三、人事档案是帮助招聘单位了解人才防干扰的工具

用人单位在开展人才引进工作的过程中，往往会受到各方面因素的干扰和影响，由于这些影响和干扰的作用，常常对人才引进造成误判。常见的一些托关系、请客、送礼等行为，给用人单位人才引进工作产生了不良的影响，使得工作具有一定的片面性和局限性，不能将更好的人才引进到适合的岗位当中。但是人事档案当中的资料可以全面地反映出人才的个人信息，其中详细记载着个人的教育、培训等多方面的历史信息，可以更加全面地考察、了解并引进人才，是招聘工作非常重要的工具。用人单位可以根据人事档案当中的信息对号入座，将最优秀的人才放在最合适的岗位，做到知人善用，让人才在相应的岗位最大程度发挥出自身的作用，进一步促进事业的发展。所以人事档案可以尽可能避免短时间接触的片面性，以及依靠人际关系所带来的不良影响。

四、人事档案可以提高引进人才的全面素质

目前人事档案在人才引进工作中未能引起足够的重视，其所体现出来的作用以及重要性明显减弱，其中表现在三个方面：首先，在建立人事档案的时候，未能严肃对待人事档案的管理工作；其次，人才本人未能注重自身档案的管理，重视程度有所减弱；最后，用人单位未能对人事档案给予一定的重视。综上来看，其根本原因在于人事档案的管理工作未能引起各方的注意和重视。

单位领导以及人事部门在对个人进行管理的时候，人事档案是非常重要的依据，人事档案将一个人以往的表现都记录其中。但是，现在很多人未能重视和关注到个人档案，甚至不了解自己人事档案当中有哪些内容，甚至很多人并不知道自己是否具有人事档案，并抱有无所谓的态度。也因此，很多人未能及时约束到自身的道德品质、行为规范以及政治思想，甚至还出现人生理想观念不正确的想法，这些问题都加大了开展人事管理工作的难度，使得很多人的综合素质下降。基于此，应当及时加强并改进人事档案管理工作，这也是解决这些问题最有效的方式。

五、人事档案是维护职工自身利益的重要保障

养老保险金的筹集需要在国家、企业以及个人三者的基础之上建立，并且在发放的时候需要根据个人统筹项目的退休费用总额来进行发放。人事档案会对职工缴纳养老保险金等进行记录，并且人事档案当中记录的工龄、工种以及年龄等多个信息都会成为养老金发放的主要依据。有时候会受到一些因素的影响，造成企业发放的养老金和实际出现了一定的误差，或者是参保人员发现自己年龄、工种等信息并不准确，需要找到相关部门对其进行更正。一旦遇到上述的这些情况，相关部门不会片面进行改动，首先就会对人事档案进行查阅，并且需要人事档案部门出具相应的证明之后才可以决定是否可以更改。人事档案对维护职工切身的利益起到了非常重要的作用，对于员工来说，无论是职称评审、福利待遇，还是财产继承等事宜都是需要依据人事档案作为主要的依据。

六、在人才引进工作当中需重视的人事档案问题

（一）加强对人事档案的认知。各级领导应当及时对人事档案管理工作提高重视，并在自身单位进行广泛的宣传和教育，确保用人单位可以充分地了解到人事档案对个人的重要性。需要让更多的人认知到人事档案可以反映出个人业绩以及个人信用等多方面的信息，也因此具有了一定的约束，保障他们可以在学习、生活、工作当中严格要求自己，对自己的言行起到一定的束缚作用，并努力在自己的人事档案当中增添一些有利于个人的内容和信息。

（二）做好收集工作，提高档案质量。首先，在开展人事档案管理工作的过程中，需要严格遵守实事求是的原则，对其中信息进行管理的时候避免教条主义这些毫无作用的程序化语言，并杜绝弄虚作假行为。只有这样人事档案的材料才真实可信，并从根本上提高个人对人事档案管理的重视程度以及关注度，在日常的各个方面对自己起到约束，从而达到管理人才的最终效果。其次，人事档案当中还可以尽可能地增加一些内容，最好可以体现出个人的特点，例如性格特征、专业能力以及性格爱好等，并对其中的内容进行疏通，这样对提升人事档案利用价值起到重要的作用。需要严格把关人事档案的管理工作，只有这样人事档案当中的信息和资料，才可以更加真实地反映出一个人的综合素养，帮助用人单位得到权威的人才资料。

（三）增强服务功能，提升管理人员素质。若想顺利开展人事管理工作，人事档案是其中非常重要的一项。基于此，应当切实增强人事档案工作针对人才市场的服务功能，随着现今社会经济的快速发展，市场经济竞争日益激烈，开拓档案事业的发展是一条全新的道路。档案工作者需要认知到人事档案的重要性，并且在这个前提之下建立与市场经济相融合的机制，这为市场上人才的合理流动创造了良好的条件，并为社会主义文明的建设提供了一定的帮助。人事档案管理工作人员，需要严格管理人事档案的建档工作，并且不断充实人事档案当中内容，保障人事档案其中内容的真实性。只有这样，人事档案中的内容才可以更加准确、全面地反映出人才的综合素质。也只有这样，人事档案工作才发挥出其应有的作用。人事档案管理工作可以保障其中资料的全面性、真实性，在现今市场经济竞争激烈的背景下，为人才引进以及人力资源的开发奠定了坚实的基础。

七、结语

综上所述，人事档案是档案管理工作当中非常重要的一个部分，并且人事档案管理对人才引进工作起到了非常重要的作用。基于此，应当严格对人事档案进行管理，这样不仅可以约束人才的行为，起到一定的规范作用，还可以保障人才引进工作的顺利开展，并得到有效的执行，做到知人善用。