医院科研档案管理工作中存在的问题及对策分析

文/重庆市江津区中心医院 伍娟

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，是医院档案管理工作的重要组成部分，也是科研管理工作不可或缺的重要内容之一，科研档案管理的科学化、规范化直接影响医院科研工作的成效。笔者在一家三级甲等综合医院从事科研管理工作多年，现结合实际工作，对科研档案管理工作进行以下思考。

一、医院科研档案管理存在的问题

（一）科研档案意识薄弱。医务人员对科研档案认识的深度是决定能否做好科研档案管理工作的重要前提，然而在现实工作中，多数医院中无论是管理者还是研究者，对科研档案的管理都缺乏系统的认识。1.就研究者而言。一方面，医务人员开展科学研究的动力源于职称晋升，而职称晋升所需要的支撑材料也仅限于立项文件、研究任务书、结题证书和论文等，不要求提供研究过程中的原始数据等资料，因此，医务人员对科研档案的认识就局限于立项文件、任务书、结题证书等带有项目来源单位公章的资料；另一方面，原始数据是研究者自己努力的成果记录，里面包含了巨大的利用价值，研究者担心原始数据上交到管理部门后存在被泄露的风险，因而不愿意上交管理部门。最后，由于医院大多项目是临床研究，且多为回顾性研究，主要收集患者日常诊疗产生的数据，这些数据多能从医院LIS、PACS等系统中提取，因此，部分项目负责人就在系统中进行了统计，没有将此部分数据作为原始数据进行收集记录，同时，研究者自发的临床研究，保存内容仅有发表论文、专利等成果，无详细的研究方案、原始记录等资料。2.就管理者而言。一方面，管理者对科研档案的认识不够，在进行科研档案归档时，依据的也多为医院评审标准中相关条款的规定进行归档，忽视了对原始数据等资料的收集；另一方面，由于收集研究过程中产生的资料收集难度大，医院也没有对此项工作进行考评，因此，管理者就有了懈怠思想。

（二）无完善的科研档案管理制度。目前，多数医院都制定了科研管理制度，但对科研档案的形成和归档没有明确要求，对各级各类科研档案工作人员的职责也没有明确的规定，或者制定的科研档案制度可行性不大。因此，科研档案管理随意性大，归档内容也根据管理人员个人理解进行收集归档，如此收集的档案，利用价值将受到很大影响。

（三）软硬件配置不到位。1.人员配置方面。多数医院科研档案管理人员是由科研管理人员兼职进行管理，没有专职的档案专业人员。由于科研管理工作繁杂，兼职人员自然就容易忽视档案工作。另外，兼职人员缺乏档案管理专业知识，平时接受培训的机会少，管理质量自然就不高。专门针对科研档案管理方面的培训少，或有相关培训，但费用高，这就限制了兼职科研档案管理人员接受培训的机会。还有，多数医院对外出参加培训有规定，如规定初级职称人员不得到市外参加学习，然而，多数兼职档案管理员都是初级甚至是没有职称的临时聘用人员，这类人员接受培训的机会就更少甚至没有。2.硬件设施方面。医院管理工作的重点一般是能直接创造效益的工作，然而，科研档案工作不能直接创造经济效益，领导在医院发展规划和重点工作安排时就容易忽视该项工作。就算管理部门呼吁增加科研档案场地，科研档案管理工具也会因为医院用房紧张而被拒绝，从而导致档案场地、档案工具配备不足。目前大多数医院在进行扩建，行政办公用房有富余，但医院科研档案室依然普遍存在场所小、设备不全、缺少信息化管理系统等问题，这就严重影响到归档质量与效率。

（四）科研档案利用率低。科研档案的价值之一在于利用，缺乏深度开发的档案资源将降低其存在的重要性。由于科研项目团队成员和管理人员缺乏对科研档案重要性的认识，使得科研档案的利用仅仅在于科研人员职称晋升、申报成果奖励等方面，档案资源的其他巨大潜在信息没有得到充分利用。另外，目前收集的科研档案范围小、资料不全，收集的档案利用价值和质量不高也在很大程度上影响了档案的利用。再者，档案管理方式落后，缺乏先进的信息系统，有的医院仍然使用人工档案管理方式，档案保存方式不利于查找，使得档案的借阅流程复杂。

二、对策建议

（一）加强政策宣传，提高档案意识。首先，提高医院领导层对科研档案的重视，加强医院在科研档案方面的顶层设计，将科研档案纳入科研绩效考核。同时将科研档案管理质量纳入科研档案管理人员年度考评。其次，管理部门通过举办专题讲座、微信群、OA办公系统等多渠道宣传《科学技术档案管理规定》，让各级人员认识到科研档案的重要性和自身的权利和义务。再次，加强档案保密意识的宣传，让档案拥有者放心将所有档案移交到医院科研档案室。最后，让科研档案管理人员认识到科研档案的重要性，在收集档案的过程中要不怕困难，深入临床，了解项目负责人科研项目的进展、记录等情况，同时宣传科研档案工作的重要性，提高项目负责人及其团队对科研档案管理工作的认识。

（二）制定管理制度，规范管理。规范医院科研档案管理的前提是制定切实可行的管理制度，实现档案管理制度化。首先，医院科研档案管理部门根据《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》，结合医院实际情况，完善科研档案方面的规章制度，明确档案形成和归档的具体要求，明确各类人员在科研档案中的具体职责，将科研档案管理工作与科学研究活动同步进行，明确科研工作各阶段归档内容。完善科研档案监督管理制度，对档案内容实行跟踪管理。其次，制定奖惩制度，对在科研档案收集、整理、上交和归档工作中表现优秀的个人和集体给予奖励，同时在年终评优、职称晋升方面对在科研档案管理工作中表现突出的个人予以倾斜。对在科研档案管理工作中表现差，无理由不配合科研档案管理工作的，取消其年度各项评优资格。

（三）完善软硬件配置。人员方面通过“内培养，外引进”的方式，提高档案管理人员的业务能力。一方面，除了关注上级档案部门举办的档案专业培训班，将档案管理人员送出去学习外，还需要关注与科研档案有关的非政府部门举办的培训班。就科研档案管理人员给予培训例外的原则，允许其不受外出培训制度的规定，到市内外参加科研档案管理相关培训。在院内组织科研档案集中培训，管理部门先将科研档案管理工作中存在的问题进行整理，然后请科研档案管理做得好的单位管理人员来院进行重点培训。另外，安排单位科研档案管理人员到其他单位参观学习，借鉴其他单位的管理方式和经验；另一方面，积极引进档案管理专业人才，做到“专人专事”，这样不仅可以提高档案管理工作的规范性和专业性，还可以作为培训教师，对档案工作进行培训和宣传，起到一举两得的效果。

硬件方面，领导层面要改变对科研档案的认识，认识到科研档案对促进医院科研工作的重要性，认识到科研档案要想实现高效管理，信息化系统的引进是关键。加大硬件设施的投入，为科研档案提供充足的场地、配置先进的管理工具，引进档案管理信息化系统。在引进信息系统时，也要注意信息系统的安全性，保障档案资料的安全。

（四）提高科研档案的利用率。首先，加强科研档案价值的宣传，提高医务人员对科研档案利用价值的认识。其次，建立科研档案查询利用平台，简化科研档案查询借阅流程，提供便捷的检索和利用平台，实现科研档案的充分利用，实现资源共享。但由于科研档案具有一定的保密性，平台的建立需在保密性方面进行设定，保障科研档案的安全。

三、结语

总之，医院科研档案管理是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，也是医院管理的重要组成部分。虽然科研档案是医院档案管理工作中一个容易被忽视的工作，但作为医院科研档案管理体系中的每一位成员，都应该重视科研档案的管理，重视科研档案的开发利用价值，积极完善科研档案管理制度，使完整、规范的科研档案更好地为医院科研工作发展提供决策依据。