以信息一体化助力国企档案管理

文/西部机场集团有限公司机场建设指挥部 符敏华

档案记录着国有企业运行和发展的原始依据，其包含着国有企业所需的材料、人力资源信息、运行情况、客户信息等内容。国企管理人员通过利用信息一体化系统查询所需的资料或内容，从而对工作进行有效的调整和改进。因此，对当前国企档案管理进行优化尤为重要。信息一体化和档案管理的相互结合使得国企档案管理进入了全新的阶段，实时共享、方便管理成为档案管理的主要优势，档案信息一体化时代的到来，使得国企档案管理摆脱了传统档案管理模式的束缚，有效提升管理的效率。

一、信息一体化助力国有企业档案管理的表现和特征

（一）增强档案管理的效能。即时共享和高效性成为信息一体化最为显著的特征。互联网时代到来后，各个行业的管理人员认识到了信息一体化的价值，纷纷在档案管理时引进信息化系统和信息化技术，培养更多的信息化人才。例如：计算机中强大的储存空间能够储存更多资料，进而在形成电子档案后，逐步代替当前的纸质档案，方便档案管理人员查询和收集，在一定程度上节约当前的管理成本。究其原因，传统纸质档案在管理时需要由多人协作完成，且对于保管的条件或者要求等都有很高的需求。而计算机管理档案时不用消耗太多人力资源，档案内容还能够及时在线上被传阅和查看，有效实现了档案的共享和传输。由此可见，信息一体化档案管理模式弥补了当前传统档案管理的不足，将成为未来档案管理的发展趋势。

（二）档案管理的准确性和时效性得到明显提升。

档案信息一体化管理的重要价值取决于档案管理者能够在一定时间内将重要档案信息传输到利用者的手中，因此，档案管理对于信息传输的时效性有着更高的需求。针对一些已经过期档案来讲，其保存和利用的价值并不高，只能作为历史证据进行收集和管理。如果档案管理想要发挥出其最大的功能，档案管理信息的完整性和准确性发挥着重要作用。尤其是图像记录、日期记录或者数字记录等过程中需要保障信息记载的合理性和合法性，信息一体化档案管理时通过对原始记录进行保存，避免产生篡改和变动，有效提升了档案记录和管理的准确性。

（三）满足国企走向规范化和现代化的需求。站在系统论的角度进行分析，档案或者情报等都属于相对完整的信息化系统。国企只有实现一体化管理才能达到信息互补的目的，才能使信息化系统发挥出最大的价值和提升整体的效应。国企可以借助信息一体化系统开展各项决策和生产、运营等，提升各项决策的可靠性。

二、信息一体化助力国企档案管理的重要途径

（一）以硬件投入为信息一体化建设基础保障。国企档案开展信息化管理时过于重视计算机网上的数据采集、文字采集和表格采集等，疏忽了对计算机硬件、网络线路、路由器等硬件的管理。甚至一些国有企业在开展信息化档案管理时，并没有对计算机软件系统进行更新，导致其管理的效果差强人意，造成管理效能降低。因此，想要全面发挥出信息一体化的助力作用，需要加强对计算机、网络线路的维护和管理，加大对计算机等设备的投入。国企在开展信息一体化管理时，应当选择一些质量好的计算机或者相关设备，进而为开展之后的档案信息一体化管理工作提供基础保障。另外，国企在进行档案信息化管理时，还可以按照不同部门的需求，投入与之相对应的管理系统，如：扶贫开发中所使用的系统、社保三核管理系统等，由于这些系统的功能不同，我们需要及时对这些系统进行升级和管理，在开发和创建出更多档案管理系统后，能够与时俱进，满足国企档案资料管理的需求。

（二）以“一体化制度”实现管理的有序性。国企档案管理想要实现标准化和制度化等管理目标，需要制定“一体化”制度，通过对人员、各项工作或者流程等进行管理，促进各项档案管理工作实现一体化运行。首先，针对各部门的工作制定严格的分工制度和职责制度，保障各项工作责任落实到个人。其次，建立一体化工作流程或者规章制度，实现全过程的规范化和长效化管理。最后，针对相关人员，国企需要在人员培训、人员考核和人员晋升等方面制定相关的制度，在激发起档案管理人员的工作热情后，能够在内部形成良好的氛围，加大信息技术的学习，促进信息一体化工作的顺利开展。

（三）以信息技术为管理的重要载体。国企档案信息一体化管理工作主要以计算机为依托开展信息化管理，国企想要实现信息一体化需要有先进的技术作为支撑，就要通过在各个信息部门构建相应的技术平台后，开展对国企档案的一体化管理。档案信息一体化管理的技术性较强，是一项技术集成型的系统工程，国有企业通过搭建信息技术平台，实现企业需求和信息资源的相互结合，进而将各项有用的资源或者信息等进行开发、利用、生成信息管理系统，从而为企业管理人员在开展决策工作时提供可利用的依据。国企信息一体化管理工作需要以下相关技术的支持：1.数据处理技术。国企在开展档案信息一体化时，需要对杂乱无序的信息去伪存真、取其精华。通过借助数据处理相关技术将企业重要信息进行数字化的管理，再根据国企运行需求和发展需求等提供更多有价值的信息或者资源。2.数据储存技术和组织技术。国企运行过程中会产生更多的信息或者有价值的数据。因此，企业在对这些信息开展储存和管理时，需要借助这些技术将其储存到信息系统中，使内部之间建立良好联系后开展信息化管理，从而使储存在系统中的信息发挥出应用的价值或者功能。这些技术中包括数据库技术、数据组织技术、数据转换技术或者数据储存技术。3.分类技术和索引技术。国企内部信息资源或者外部信息资源等整合过程需要相应分类技术或者索引索技术等进行规范，开展统一的分类、管理，为国企开展管理工作提供更多有用数据和信息，与之相关的技术包括：多媒体技术、集成检索技术、网络信息检索技术等。4.集成技术。国企部门相对较多，这些部门中的信息都会储存在信息部门中，但是从国企信息储存的情况来看，其与规范标准还有一定的差距，国企档案信息一体化管理中可以借助中间技术或者基于协议的整合技术等，将这些异构的资源整合到一起。5.安全技术。信息一体化背景下，国企开展档案信息一体化管理需要以信息安全技术为支撑。究其原因，信息资源在进行共享的过程中会产生安全问题，直接威胁到国企的发展。因此，国企在实现信息一体化的功能时，可以使用访问控制技术、防火墙技术、数字签名技术、认证技术或者加密技术、身份识别技术等保障信息的安全性。

由此可见，这些技术的应用，能够有效将传统文献记录转化为数字化信息，搭建起国企档案信息一体化所需的文献数据库。

（四）以推广“一体化”信息服务促进一体化建设进程。国企档案信息一体化建设过程中需要建设图书、信息和档案三位一体的信息化管理体系，为了满足国企发展的进程，需要结合自身发展情况对信息一体化系统开展调节和管控，在加大对企业档案信息的一体化宣传和管理时，能够不断调整自己的不足，提升一体化建设的服务质量。如：借助一体化信息技术将一些广告投放在相关领域中；借助信息一体化技术挖掘出客户的价值或者借助大数据技术了解客户需求，为国企的可持续发展提供保障。另外，信息一体化管理模式在应用时，档案管理人员要通过不断提升自身信息化技术水平，在开展信息一体化服务的同时，做好预防管控工作，使档案服务管理质量更有保障。

三、结语

由此可见，国企档案管理中适时地应用信息一体化技术，能够有效提升档案管理的效率和质量，国有企业档案管理过程中，应该从多方面考虑和分析，采取有效的管理方法，通过在硬件的投入上、技术的支撑上和服务质量上、制度上进行全方位的调整和管控，从而有效提升国企信息的准确性和可靠性，发挥出信息资源的功能和价值，对国企的发展起到促进作用。