高速公路数字档案管理工作探讨

文/福建泉厦高速公路管理有限公司 石丽桦

一、数字档案概念

（一）数字档案。2015年8月国家档案局实施的《数字档案COM和COLD技术规范》将数字档案定义为：以数字形式存在的档案信息资源，包括传统载体档案数字化产生的相关信息、电子档案等。

（二）电子文件和电子档案。按2017年3月施行《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）定义：1.电子文件指国家机构、社会组织或个人在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储数字格式信息记录，由内容、结构、背景组成；2.电子档案指具有凭证、查考、保存价值归档保存的电子文件。电子文件与传统纸质文件都具有特定要素和同等作用、效力；特殊性在于必须依赖计算机等电子数字设备进行传输、存储、阅读；3.二者关系。电子档案必然是电子文件，而只有归档保存电子文件才是电子档案。电子文件内涵和外延要大于电子档案；4.电子文件特征。非人工识读性（与传统纸质形成根本区别）、生成环境依赖性（依靠计算机软、硬件工具）、信息与载体可分离性、信息内容、载体和环境易变性、多种媒体集成性和信息存储高密度性。

（三）档案、数字档案、电子档案以及电子文件区别。赵豪迈、钟万梅等对电子文件、电子和数字档案概念进行研究，并提出不同观点。综合《电子文件归档与电子档案管理规范》《数字档案COM和COLD技术规范》定义，档案、数字、电子档案及电子文件逻辑关系表述为：1.电子档案⊂数字档案⊂档案；2.电子档案⊂电子文件；3.数字档案⊆电子档案U传统载体的数字化档案。

二、高速公路公司档案归档内容

（一）管理业务工作内容。按业务类型，包括：通行费征收（土建、机电）、道路养护、路产路权维护、经营开发（含服务区、广告）等。

（二）管理档案归档内容。按《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》结合业务范围，主要包括：1.收费业务。交通量、通行记录、收费数据、ETC业务数据、各类报表等，来源于收费业务系统电子文件，由收费部门负责收集、整理和归档；2.养护业务。土建、机电养护工程前期文件、施工文件及交竣工文件等，内部管理系统产生的电子文件、施工编制纸质文件和音像文件，由养护部门负责收集、整理和归档；3.会计业务。主要来自集团ERP系统电子文件，外部接收电子会计资料、纸质资料，由财务负责收集、整理和归档；4.人事劳资。组织机构设置、人力资源管理等。来自集团OA系统和ERP系统电子文件，及来自政府部门、相关单位纸质文件，由人事部门负责收集、整理和归档；5.文书。上级单位、内外部来往文件等，主要来自集团OA系统电子文件，由行政部门负责收集、整理和归档；6.其他。党工团、资产、经营开发、法律事务、安全、内控（审计）等来自集团OA、合同系统电子文件，外部纸质文件，由相应部门负责收集、整理和归档；7.影像。

目前，归档内容主要为文书档案、养护档案、会计档案和人事档案。

三、高速公路档案管理工作现状

（一）档案管理现状。1.管理职责划分。办公室牵头负责档案管理工作，各部门负责本部门的收集、整理和归档工作；2.归档形式。目前仍以纸质档案为主，而电子文件归档仍需转换成纸质文件存档，影像档案以光盘形式存档；3.档案利用。人工查询为主，查询效率低，使用不便。

（二）数字档案建设存在的主要问题。1.对数字档案建设重要性认识不足，档案管理仍停留在应对审计和廉政风险防控上，企业档案管理仅作为办公室一项附属的次要工作，没有专职机构、人员，数字档案建设缺乏资金保障；2.档案管理人员观念和技术能力无法适应数字档案管理需求，缺乏对信息、数据库技术等专业技术基础和认识，数字化管理停滞不前。

四、高速公路数字档案管理必要性和条件

（一）高速公路数字档案管理的必要性。长期以来，档案管理以传统模式的纸质归档、存档、人工管理为主。档案整理、归档、查询利用人工为主，效率低、成本高，而且还存在档案丢失、泄密等风险，在提升管理水平和改善效益方面难显现价值。而数字档案管理方式的出现，将从根本上改变目前效能低下的现状，亟须推进数字档案管理工作，其优势主要表现在：1.自动整理归档，提效率，降成本，实现节能减排。通过数字系统接口和数字签字技术，可实现与企业ERP系统、OA系统、养护、合同和收费管理系统等信息化无缝衔接，实现电子自动归档，降低人工处理工作量及操作错漏，提速度，保质量。音像和纸质化文件通过数字化处理，实现档案无纸化存储，降低管理成本；2.数字档案并不依赖特定的物理载体，摆脱了传统档案存放时对环境的要求，可通过磁盘、光盘、缩微胶片、云存贮等方式进行存储、备份，可定期进行转录，无须担心丢失、受潮造成无法转逆损害，存储更加稳定、时间更长，并减少过程维护工作量；3.实现档案高效安全利用。档案最终价值在于利用，传统只能通过人工进行查找、复制，费时费力，效率低，且纸质档案查阅容易造成损坏，造成档案资源利用率低。数字档案通过网络、数据库、大数据技术，实现快速查找、远程查阅、下载，提高效率，频繁查阅也不会存在档案损坏，使利用价值充分发挥。通过身份认证、防火墙、访问控制、密码及档案信息备份恢复系统等安全技术，有效保障安全。

（二）实现高速公路数字档案管理的有利条件。数字档案系统建设和档案数字化，需管理工作系统化、信息化、电子化，要有数字档案管理信息专业技术人才及信息化管理基础。而高速公路运营公司已具备纸质档案、音像档案数字化软、硬件条件和使用经验，为数字化工作全面实现创造了成熟条件。1.因高速公路监控和收费系统管理需要，均配备有软件、硬件、通信、电力等工程技术专业人员，完全具备数字档案系统日常管理、维护技术能力，部分运营公司甚至具备数字档案管理系统软件开发技术能力；2.经过多年发展，企业ERP系统、OA系统、养护、合同、收费管理等信息化系统在运营管理中得到广泛应用，具备档案数字化良好基础条件。

五、高速公路数字档案管理系统建设方案

（一）系统功能目标。实现高速公路档案数字化，自动集中分类存储、网络远程数据检索、用户分级管理和档案备份恢复。

（二）系统功能模块。主要有：用户管理、权限管理、编辑、综合查询、查询结果输出、数据备份与恢复。1.用户管理。用户账户及密码添加、修改、删除；2.权限管理。系统管理员（最高权限）、维护员（添加、修改、删除）、用户（不同内容档案查阅、下载）；3.编辑。不同来源电子文件或数字化档案导入、修改、删除，保密等级设置；4.查询。综合查询、统计分析、查询结果下载、打印。对具有保密要求的档案，应设置权限认证或利用审批手续。5.数据备份与恢复。光盘（磁带、硬盘）离线备份、远程备份、本地备份，数据灾害恢复。

（三）系统建设要求。1.成立数字档案建设机构，配备档案和信息管理专业技术人员，为数字档案系统建设提供人员、技术和资金保障；2.按数字档案管理系统建设要求，全面梳理现有信息化系统，实现运营管理信息化系统生成归档电子文件导入；3.系统能够对导入的电子文件和查询操作进行“四性”检测，保证档案真实、可靠、完整和可用；4.数字档案文件格式要求。文本采用PDF/OFD版式文件或WPS/RTF/DOC或TIF/JPG/PNG格式；数据采用XLS/XML/DBF格式，或转换为PDF/OFD等格式；图形采用SVG/SWF/DXF/WMF/EMF/STP/EPS等格式；图像分辨率不低于200dpi，宜300dpi以上，高精度仿真复制时不小于600dpi，采用JPG/TIF格式；影像像素宜200万以上，采用MP4/MPG/AVI/ FLV/MXF格式；音频采用MP3/WAV格式；电子邮件采用EML格式；网页、社交媒体类采用HTML格式；其他业务系统生成文件，原则转换成通用格式。5.建立操作日志，通过密码、分级审批、入侵检测等技术、管理方法确保数字档案使用安全，防止信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏。6.数字档案宜按《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中《企业管理类档案保管期限表》分类。

（四）系统维护要求。1.建立数字档案备份制度，定期进行全量、增量或差异备份；2.在计算机软、硬件系统数据格式淘汰前，应将数字档案迁移到新系统或格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。保存在脱机载体中的数字档案应每4年迁移一次；3.每年对数字档案读取、处理设备更新情况进行一次检查登记，确认库存载体与设备兼容性，不兼容及时进行归档数字档案载体进行转换；4.业务信息系统升级改造时，应同步对档案管理系统进行升级。

六、结语

综上所述，伴随新兴信息管理技术迅猛发展和节能减排社会建设的需要，数字档案成为企业档案管理、利用的必然趋势。高速公路公司应以发展眼光加大资金、技术、人员保障，推进数字档案建设，提高管理效率，充分发挥档案在提升企业管理水平和效率方面的价值。