铁路勘察设计企业档案管理模式转变助力企业发展的思考

文/中铁二院工程集团有限责任公司 王睿

目前铁路勘察设计企业大多属于国有企业，在现代企业制度下，其独立自主性越加明显，但档案管理工作依然受计划经济时期“条块结合”管理体制的影响，虽基本设立了档案管理机构，聘用了专职档案人员对企业档案进行集中统一管理，但大多存在应付检查的现象。即使在当今信息技术飞速发展的背景下，档案管理工作依然存在惰性思维，不愿改变，导致大多铁路勘察设计企业档案管理水平停滞不前，和企业发展不相匹配的问题越发明显。面对当前的困难和挑战，分析和转变现有档案管理模式，对于提高档案管理水平助力企业发展显得尤为重要。

一、铁路勘察设计企业档案管理现状

（一）文书档案基本实行双套制管理。目前铁路勘察设计企业基本引入OA办公系统，但由于铁路勘察设计项目跨度较广，多涉及偏远山村地区，且受整个行业信息化程度较低的影响，部分业主对电子文件的认可程度不高，因而普遍未采用电子签章。为方便利用，通常会将OA系统产生的电子文件导入档案管理系统，但其真实、完整、可用和安全性均得不到有效保障。因此，大多采用双套制管理，归档电子文件的同时，需将电子文件打印并加盖鲜章后一并归档。

（二）科技档案仍以纸质载体为主。随着信息技术的蓬勃发展，很多企业在信息化建设方面已经取得不小成就，实现了在线归档和档案的单轨制管理。相较而言，铁路勘察设计行业的信息化建设较为落后，目前仍没有统一的勘察设计平台，技术人员形成的设计文件仍采用线下签署和归档的方法，因而档案仍以纸质载体为主，方法主要沿用传统管理模式。虽部分企业为缓解库存压力和方便利用，已逐步开展纸质档案的数字化扫描工作，但同巨大的库存量和不断增多的归档量相比较，显得杯水车薪。

（三）基本引入了档案管理系统。目前铁路勘察设计企业已基本引入档案管理系统，但大多为单机版，只具备档案目录管理、数字化成果挂接、档案目录检索等简单的管理功能，仅用于辅助管理实体档案，无法实现在线归档、档案编研、在线利用审批等功能，且检索功能尚不完善，查全率和查准率较低，大多需要人工进行辅助筛选。

二、勘察设计企业传统档案管理面临的困境

根据上述分析，目前铁路勘察设计企业在现有档案管理模式下主要面临以下困境：

（一）管理手段落后。从铁路勘察设计企业档案管理现状可知，因信息化程度较低，档案仍以纸质为主，因此无论是归档，还是后续的一系列整理工作，均需人工进行催归、组卷、装订、编号、著录等，费时费力，且存在重复性劳动，档案管理效率低下，影响档案管理水平的提升。同时，随着勘察设计企业参与市场竞争，业务范围不断扩大，档案数量不断增多，现有档案管理模式下，档案管理压力将不断增大。

（二）大量档案信息资源处于沉睡状态。铁路勘察设计企业形成的科技档案虽在抢险救灾、方案研究、设计借鉴等方面有着较高利用率，但长期处于你查我调的被动状态。相较于档案库房中保管着的庞大信息资源，技术人员提出的档案信息需求仅为冰山一角，大量档案信息资源仍处于睡眠状态。一方面是由于现有档案管理模式导致档案人员应对日常档案管理工作已捉襟见肘，无力开展档案信息资源的开发工作；另一方面，由于档案资源的信息化程度较低，开展档案编研工作，则需翻阅大量的纸质档案寻找最有价值的部分，其难度也不言而喻，进一步阻碍了信息资源的开发。

（三）档案借阅审批手续复杂。由于目前铁路勘察设计企业引入的档案管理系统大多为单机版，主要用于辅助实体档案管理，无在线借阅审批手续。为保证档案信息不外泄和档案实体安全，要求技术人员借阅档案时需填写借阅单，执行审批手续后，才能到档案部门查阅档案，且无法确定能否找到自己所需档案。因而当技术人员有档案信息需求时，受复杂的借阅审批流程影响，非必要时，会主动规避查阅档案获取有效信息的途径，而采用其他更为方便快捷的方式，导致实际档案工作与“管档为用”的目标背道而驰。

（四）电子文件真实性难以保障。由于目前铁路勘察设计企业普遍未采用电子签章，为方便利用，虽然OA系统中产生的电子文件也导入了档案管理系统，但其真实、完整、安全和可读性均得不到保证，仅能提供参考作用，不能作为原始凭证性文件借出利用。

（五）获取电子设计图纸困难。设计图纸是铁路勘察设计企业形成数量最多、利用频率最高的档案，根据对技术人员档案利用需求的调查，为提高工作效率，对于可供借鉴或可直接利用的设计图纸，相较于数字化成果，他们更希望档案部门能直接提供矢量设计图。但目前设计图纸普遍采用线下审签方式，在审签或提交业主的过程中，设计图纸通常会发生数次变更，因无流程记录跟踪，给矢量设计图的收集工作带来困难，难以保证收集到的矢量设计图同最终归档图纸的一致性。

三、铁路勘察设计企业档案管理模式转变的思考

根据上述分析，目前铁路勘察企业面临的档案管理困境，其根本在于信息技术手段的落后。提高信息技术的应用是铁路勘察设计企业转变档案管理模式，提高档案管理水平的必然途径。

（一）实现文件数据的在线归档和元数据的自动提取。目前铁路勘察设计企业的档案管理工作主要依靠人工完成，费时费力且工作效率低下。改变这种现状的关键在于完善、更新档案管理系统，实现文件数据的在线归档和元数据的自动生成提取。针对目前OA系统普遍未引入电子签章的现状，可利用数字摘要技术，使档案管理流程扩展到电子文件的生成、移交阶段，使工作中形成的各类文件处于可控状态，降低档案遗失和被篡改的风险。同时，文件元数据信息如文件题名、责任者、形成时间等的自动提取，可避免案卷、文件目录信息的重复录入，将很大程度降低归档交接过程的繁琐度，达到提高工作效率、缩短档案进馆时间、提高档案利用效率的目的。

（二）实现设计图纸的实时收集功能。根据上文对获取电子设计图纸困难的描述，在现有信息技术条件下，可针对图纸的形成特点和利用需求，重新设计归档方案。可在提供打印图纸的计算机终端安装CAD插件，在技术人员提交设计图纸打印的同时，提取、收集矢量设计图以及相关元数据，同时引入条形码技术，在矢量设计图中生成条形码，并使之打印到其对应的纸质图纸上，实现两者的关联性标注。数据收集完成后对其格式进行统一转换，保存至档案管理系统的虚拟归档库。最后根据技术人员归档的纸质设计图，利用条形码实现纸质设计图和矢量设计图的一一关联，使相应电子文件正式进入档案管理系统保存。这既实现了矢量设计图的实时收集，也保证了矢量设计图与纸质设计图的一致性。这一目标的实现将节约大量的人力和扫描成本，且保障矢量设计图处于可控状态，为以后设计图纸的在线归档夯实档案信息基础。

（三）分阶段逐步完成库藏档案的数字化转换。进行数字化工作的目的是使传统纸质档案信息转为机读档案信息，完成后不仅将大大缓解由于归档资料越来越多造成的库存压力，而且将取代原有人工复印、晒图的动作，节约大量的人工成本、时间成本以及纸张资源的投入，是降低企业管理成本，提高经济效益的一种手段。此外，数字化档案查阅起来更为方便，突破了档案信息利用的时空限制，能够让利用者更直观、更高效地利用档案信息创造出更多的实际价值。但面对庞大库存数量，需要意识到数字化扫描工作并非一蹴而就，应该根据档案的重要程度、利用率高低和档案保管期限的长短以及档案的损坏程度等实际情况，制定有针对性的数字化扫描计划，分阶段逐步开展完成数字化扫描工作。

（四）改进档案检索功能。档案检索功能的高低不仅关系到用户的查档体验，也关系到档案工作者后续服务的开展。在现有检索技术下，可进一步优化，一是优化档案检索页面，让检索入口设置更为简洁突出，提供良好的用户体验；二是增加全文检索、跨库检索、高级检索、模糊检索、二次检索等技术的应用，并且增加对检索结果进行排序、筛选的处理功能，使得用户即使在掌握较为单一信息的基础上，也可以获得较为全面的检索结果，同时可以满足用户对档案信息高精度检索的要求。这一目标的实现将突破原有检索功能的局限性，更符合用户的使用习惯，促使用户在日常工作中愿意主动利用档案信息，有利于提高档案的利用率，强化档案信息的利用效果，更好地服务企业发展。

四、结语

总而言之，在新时代背景下，不进则退，档案管理方式面临着前所未有的机遇和挑战。铁路勘察设计企业还需在探索路上继续前行，引入最适合自己的现代管理技术来改善档案管理模式，不断提高档案管理效率，降低档案管理成本，让档案管理工作朝着更好的方向发展，为企业创造出更多的信息价值，促进企业的发展和进步而不断努力。