疾病预防控制中心档案信息化管理探析

文/吉林省疾病预防控制中心 李晖华

疾病预防控制中心，简称疾控中心，是由政府设立的疾病预防机构，在对疾病的预防与控制方面展现着积极作用。随着科学技术水平的不断发展，人们对手机、电脑等现代信息技术载体的广泛使用，标志着社会已经跨入信息化、网络化的大时代。疾控中心的发展也要紧跟时代的潮流，进行科学的自我优化、升级，促使其能完整、准确地记录疾病暴发时的相关信息，利于为未来类似疾病的产生提供相关文献资料作为参考。

一、疾控中心档案信息化管理的现状

（一）基础设施建设不够完善。文档管理具有一定的特殊性，想要使数字化水平得到好的提升，就需要完善相应设施并满足实际的需求，如区域网络能够流畅运行、电脑运行快性能好，拥有专门、独立的档案管理软件等。由于疾控中心的经费主要来源于政府补贴，资金比较紧张，不能满足档案数字化管理的发展需要，造成信息化管理设备不足的情况。

（二）管理制度落后。部门领导对档案管理工作不够重视，没有指定相关的工作标准及制度。针对不同类型的档案没有相应的管理标准，出现档案管理出现混乱、信息不够全面的情况。在寻找相关档案时，由于档案的过于散乱，耗费时间长，工作效率降低，影响资料的使用。

（三）档案管理信息化陈旧。网络信息的快速普及，促进信息技术的快速发展，使社会发生了巨大的改变，也给人们的生活带来了翻天覆地的变化。信息技术能够进行信息的管理、传递和处理，将信息技术广泛运用于疾控中心的档案管理中，能够使资料更好地利用、保存和管理，提高工作人员的工作效率。由于很多疾控中心还是运用传统的信息化档案管理，信息系统老旧，资料的实用性低，无法满足信息化管理的新需求。想要疾控中心的档案管理适应社会发展，就需要建立先进的档案管理信息系统，增强档案信息化水平。

（四）档案管理团队整体的专业知识、能力参差不齐。档案工作的信息化管理需要相应的技术人员来处理，所以，工作人员素质的高低决定着信息化管理工作的整体质量水平。多数疾控中心对于数字化档案管理人才的关注不够，没有对相应的人才进行培养。还有些管理者在进行档案处理时，自身也缺乏相应的理论知识，致使整个管理团队的综合能力偏低，处理任务时，实效性不够高。

（五）管理意识的弱化。管理档案这项工作对疾控中心的整体运行起到重要作用，但因为疾控中心是一个公益性的组织，主要为大众提供免费的疾病预防服务，因此档案管理没法给疾控中心带来任何收益。相关的部门领导会认为这是一项没有意义的工作，对其并不重视，甚至在某些地方根本就没有档案管理这个部门，只是各部门对自己的档案进行独立管理。

二、加强疾控中心档案信息化管理的重要性

（一）顺应时代的发展。疾控中心档案管理不仅是医疗事业的重要部分，还是国家档案事业的重要组成。国家在各个层面上都在积极倡导档案信息化建设的发展，也颁布了相应的法律法规来支持其发展，可见国家对其的重视程度。而且，各行各业都在加大对档案信息化建设的发展，并取得了不错的成效。在国家的大力支持下，发展档案信息化建设，是刻不容缓的事情。

（二）提升工作效率。档案信息化建设，能够更好地使档案管理系统和各业务完成对接，进行电子文档的及时归档。传统的档案管理只要是进行人工的查找，都存在耗时长，效率低，收集的资料不够全面等问题；档案信息化建设，能通过系统搜索相关文献，更加完整、有效，资料更加全面。实行档案信息化，提高各个流程的效率，避免浪费不必要的时间。

（三）提供优质服务。档案价值的实现是通过提供利用的主要形式。在信息时代里，由于档案用户的需求表现不同，用户更加看重信息利用的效率与效果，传统的档案利用方法主要是到馆内进行人工查询，花费用户的时间成本比较高。档案信息化管理，能够打破时间与空间的限制，通过线上平台的方式，为用户提供方便，节约时间。因此，建立档案网站及时公布相关的资料及信息，能够帮助人们加强对相关疾病的了解。

（四）方便储存。疾控中心的档案是一种不可缺少的技术性资料，是对长时间疾病预防过程的记载与见证，为以后的翻阅做重要的依据。其形式主要含有现代档案及医学实物档案，如图纸、文字材料等，一边记录了当地区域发生的事件，另一边记录了周边区域及全世界发生的事件。因此，在疾控中心里需要大量的人员及储存空间对档案进行分类、整理等。将信息技术运用到档案信息化管理中，既能减轻相关人员的工作强度，又能使工作效率有所提升，方便档案数据的存储。

三、加强疾控中心档案信息化管理的方法

（一）完善相应的设备软件。《卫生档案控制规定》要求：“档案数字化的发展要与本单位的数字化发展同步推进，慢慢促进档案管理数字化与数据服务网络化的发展，从而提高档案的现代化控制水平。”因此，将疾控中心数字化档案管理提上日程是非常重要的。想推进档案管理的发展，就需要完善相应的设备，如储存数据库、信息化管理系统等。此外，还需要具有相应的网络技术人才、发达的区域网络等，来支持档案信息化管理。

（二）提高相关人员的专业能力。在传统的档案管理中，日常的工作是比较枯燥、无趣的，没有新鲜感，工作人员只需要完成相应的工作即可。而在数字化管理上是有所不同的，其需要的科技含量非常高，尤其是在预防和控制相应的传染疾病上。在数字化管理上，要求相关人员需要爱岗敬业，拥有丰富的专业知识及专业素养，在遇到操作困难时能迎难而上，勇于解决各种难题。疾控中心的工作人员面对难题时，要虚心求教，私下学习相关的专业知识，来提高自身的专业知识，多和领导沟通交流，让领导了解自身的工作需求，提高工作效率。

在提高工作人员的职业素养方面，可以从以下几点入手：1.进行定期的专业技能培训，对工作人员进行新技术、方法的传授，通过不断的学习及新知识的掌握，提高工作人员的信息素养，满足其应对数字化档案管理的不同要求。2.多引进高素质的技术人员，进而加强数字化档案管理的团队力量，使数字化档案管理水平不断提高。

（三）加大经费的支持。要想数字化档案管理水平有所提升，就需要加大对其经费的投入。疾控中心的数字化档案管理没有得到足够的经费支持时，就会影响到设备及方法的更新，管理质量下降。所以，当地政府及相关部门要重视数字化档案管理的发展，提供专门的经费来做支持，保证其发展能够平稳推进。

（四）完善相应的管理制度。在刚开始推进数字化档案管理时，导致疾控中心效率低下的原因是缺乏相关制度的管理。针对这个问题，相关部门需要定制完善的管理标准，使管理工作能够继续运行，提高其管理的效率问题。通过对档案管理相关制度的完善，进一步规范档案管理日常，对于电子文件要进行层层把关，使其各个流程符合国家的要求。

（五）推动法律法规的建设。推进档案信息化建设的发展需要相关的管理制度更加完善。为了促进档案信息化建设的发展，国家档案局颁布了相关的法律法规及标准，如《中华人民共和国档案法》《电子档案管理系统基本功能规定》等。但是，不同地方的疾控中心在管理方面存在巨大的差异，鉴于此，在进行完善的过程中需要注意两点：1.要根据档案信息化建设的相关法律法规、建设要求，让信息化档案管理发展符合要求，满足行业发展。2.根据自身的实际情况出发，符合相关法律法规、要求的标准，制定符合自身发展、有特色的信息化建设。

（六）提高安全技术管理的质量。疾控中心应该积极引进先进的数据安全技术，凭借安全性高的操作平台和信息库，对作业平台进行检查，对于藏在暗处的漏洞进行处理，使疾控中心的档案信息不会出现泄漏情况，安全性得到提升。

四、结语

疾控中心的档案管理对社会的发展、人们的生命安全起到重大的意义，曾经发生的“禽流感”“非典”等事件，都要求整个社会必须做好疾病的了解及预防措施。想要社会和谐发展、人民生活水平提高，就需要做好疾病档案管理工作。领导加强对其关注，工作人员具备丰富的专业知识，科学、严谨地工作，才能推动疾控中心信息化管理健康发展。