基于用户需求的智慧档案馆服务功能初探

文/中国人民解放军92981部队 宋进之 班晶 李迎珠

一、智慧档案馆基本概念

（一）档案馆建设发展经历的三个阶段。随着云计算、大数据、人工智能等现代新型技术应用到我国档案馆建设发展中，档案学界相继提出了数字档案馆、智能档案馆、智慧档案馆三大概念。数字档案馆是指利用现代信息技术采集、整理、加工、存储和管理各类数字化的档案信息，并在联网的档案信息集成管理系统上提供各类档案信息服务；智能档案馆是指在传统档案馆和数字档案馆的基础上，对实体和数字化形式的档案、馆内设施、环境与管理人员实现一体智能化的全方位管理；智慧档案馆是在前两者档案馆的基础上，采用物联网、云计算、人工智能、大数据等技术，实现档案馆、用户、档案三者之间的互联互通。

数字化、智能化、智慧化作为档案馆发展的三个阶段，三者是由低级到高级发展的关系。数字档案馆是基础，其建设是否牢靠直接影响到智能档案馆建设；智能档案馆作为中间阶段，是在数字档案馆建设的基础之上，实现档案馆内各要素一体化智能管理；当智能档案馆发展到一定阶段，就出现了智慧档案馆，作为档案馆发展的高级阶段，智慧档案馆旨在实现档案馆、用户、档案三者的全面感知、泛在互联、协同创新。

（二）智慧档案馆的基本含义。目前档案学界对智慧档案馆研究较少，对智慧档案馆的定义缺乏统一的共识，对智慧档案馆的定义主要集中在以下四个方面：从模式方面来看，天津师范大学唐莉认为智慧档案馆应具有感知、存储、联通、辨别等多种功能，并拥有独立运作的能力和模式，实现对国家、社会及人类各类档案的保存、管理和提供利用的开放式档案馆；山东省青岛市档案局杨来青教授认为智慧档案馆是利用物联网、云计算等技术智能化管理多元档案资源，并对档案信息进行处理和感知，并提供泛在的档案信息服务模式。从平台方面来看，上海大学杨智勇认为智慧档案馆是在传统档案馆的基础上融合新的档案数据、信息、情报与知识，由此构建出自动感知、获取、利用档案信息的智慧化平台。从形态方面来看，湖北省档案局吴绪成认为智慧档案馆是在信息背景下，由档案信息化发展而成的第四代档案馆；河北大学秦杨认为智慧档案馆是利用现代信息技术整合档案主体、管理流程、档案馆工作人员，形成智慧协同系统，并呈现智慧化档案馆运行状态。从服务方面来看，南昌大学刘翠萍认为智慧档案馆是借助于各类信息技术充分挖掘档案特有的文献资源，为用户提供泛在化、差异化与个体化且随时随地随心的服务。

综上所述，笔者认为，智慧档案馆是指以用户服务为核心，在物联网技术、云计算技术、人工智能等技术基础之上，为各类档案馆用户提供相应的智慧设备、空间、知识等服务，以实现档案、用户、档案馆之间全面感知与广泛互联互通，使用户可以随时随地随心地获取档案信息资源的一种新型档案馆形态。

二、智慧档案馆用户需求概述

（一）档案馆用户需求类型。在智慧档案馆的背景下，档案馆用户的需求并未发生改变，而用户需求特点因新技术的使用发生变化。档案馆的用户需求产生源自于用户在使用档案馆时各种活动带来的刺激，这种刺激产生了与人类自身认知不相吻合的信息差异或不满足感，信息差异和不满足感就是档案馆用户的需求。依据用户使用档案馆的难易程度，可将档案馆用户需求划分为基本型用户需求、服务型用户需求以及复合型用户需求，这三者之间呈现出由低级到高级、由简单到困难的关系。

基本型用户需求内容简单，主要利用档案馆一些基础的查询、借阅服务便可满足。服务型用户需求有自己特定的个性化服务需求，现有基础的档案馆服务无法满足，需要档案馆依据用户的需求来分析加工档案馆某类资源，为用户提供特定的服务。复合型用户需求则需要档案馆利用各类现代信息技术手段，系统全面地加工处理现有的馆藏资源，形成新的资源体系。

（二）智慧档案馆用户需求特点。在智慧时代，智慧档案馆用户需求呈现出新特点，这种“新”体现在多样性、个性化。因智慧档案馆用户活动的复杂性和多样性，使得智慧档案馆用户需求也有着多样性的特征。智慧档案馆不仅要为用户提供多样化档案信息资源，还需要提供种类繁多的获取档案信息资源的手段与载体。在智慧时代，随着用户的知识不断增长，研究的档案课题不断加深，用户需要档案馆依据用户的使用需求来提供更加个性化的服务。

三、智慧档案馆服务功能

（一）智慧化沟通感知功能。沟通感知功能的实现是依靠物联网技术中的RFID(无线射频识别)、GPS(全球定位系统)、红外感应与激光扫描技术将档案、用户、档案管理人员及智慧档案馆其他要素有机的联系在一起。智慧沟通感知功能可以使无生命物体利用数字信号“表达”自身的状态，便于档案馆管理和用户使用。

对档案的感知主要是利用RFID(无线射频识别)技术将每一件档案内置一个电子标签，以实时监控、定位管理每一件档案的进馆、借阅等状态。档案被借阅出库时，感知系统能自动记录下档案借阅行为发生的具体时间、地点、人员等信息，便于档案管理员管理档案。管理人员清点档案时，自动感知功能系统能自动定位每一件档案的具体位置，提高了盘点整理档案的效率，这体现了对档案与管理人员的感知。此外，对用户的感知体现在：由于自动感知功能系统能够记录下每一位用户的个人信息、历史借阅信息以及档案使用偏好需求，可以将虚拟档案和用户连接在一起，依据用户偏好提供一些综合性的个性化档案服务。

（二）智慧化泛在利用功能。智慧化泛在利用功能是指用户可以随时随地采用多种方式获取档案服务。由于用户的档案需求越来越多样，需求量也不断增加，为了满足用户随时随地获取档案服务的需求，打破时间与空间的限制，智慧档案馆不仅要为用户提供线下的实体档案馆服务，还要建立一个整合各类型档案信息资源的一体化网络服务平台。随时可用，打破一般意义的实体档案馆开馆到闭馆的服务时间段，用户可通过电脑、手机、电视等联网设备打开虚拟的线上档案服务平台，随时查询自己所需的档案信息资源。随地可用，是档案馆提供服务业务的一种空间上的扩展，档案馆不再单单固定在某个具体的位置，用户利用电子设备连接档案服务平台，可以在任何地方下载电子化的档案信息资源，获取档案服务。

（三）智慧化环境功能。智慧化环境功能主要表现在空间、设备与地点的智慧化。空间智慧化是指在实体智慧档案馆的内部建立多种类型的空间，利用新型的生物工程技术、新材料技术，节能环保技术，将实体智慧档案馆建设为绿色生态化节能建筑。设备智慧化是指在档案馆内部安装各类智能化设备，以实时调节监控档案纸质文件和电子文件库房内部温度、湿度、照明和安全。地点的智慧化是指线上档案服务平台可以根据用户所需的档案位置，为档案管理人员提供最优线路导航，便于更快找到档案。

（四）智慧化档案管理功能。档案管理是指对档案进行搜集、整理加工、保存、提供利用的过程。传统档案收集工作是指各级档案室定期向档案馆移交本单位产生的纸质及电子档案。在智慧档案馆背景下，利用大数据、云计算等技术，各类档案室、各级档案馆实现了互联互通，对档案室产生的电子档案可以实现前端控制，在文件产生时就符合档案标准化管理规范，转变成档案后实时自动归档到档案馆，并实时感知人们利用档案的各项记录，为后期档案实践工作提供便利。智慧档案馆中档案的保存主要采用云存储模式，可建立统一的共有云存储平台，各类档案馆可上传存储和备份各类档案信息资源，实现馆际之间共享档案信息资源。对于一些未公开的档案，不便于向公众提供查阅和利用服务，档案馆可根据实际设计私有云存储平台，并设置访问权限以保证档案信息资源的安全。智慧档案馆提供的利用服务要以个性共享为重点，以知识创新为目的。个性共享服务是紧密结合档案信息资源与用户行为，并利用智慧系统随时感知和记录用户的使用信息，深入分析用户偏好，主动为用户提供个性化的服务内容与方式。知识创新是对档案信息资源整合、加工创造，以实现档案信息资源增值的过程。