高校内部审计档案规范化管理途径研究

艾华 吴蓉 田仲菊

【摘要】近年来国家对高校档案管理的要求越来越高，高校内审档案作为高校档案的组成部分，在高校发展中发挥着重要作用。但目前高校的内审档案由于人员认识不足、制度不完善、数据化程度低等原因造成内审档案管理不规范。本文就如何规范管理高校内审档案展开论述。

【关键词】高校;内部审计档案;规范化管理

一、高校内部审计档案管理现状

高校内审档案作为高校档案的组成部分，实现规范化管理是提升高校内部治理水平的一个重要方面，但目前高校内部审计档案管理还存在许多问题。

（一）对档案规范化管理重要性认识不足

内审档案是对整个审计过程的真实反映，是审计人员辛勤劳动的成果。内审档案的形成、整理、归集、立档、成卷，每一个步骤都同样重要，缺一不可。可以说内审档案管理工作是“全员参与”的一项工作，但从审计机构内部看，存在着一种现象，特别是年轻人，认为搜集整理档案，是个机械性，没有什么技术含量的活，根本没放在眼里。有些人员在审计实施过程中认真的甄别、搜集资料，字斟句酌的撰写报告，可随着审计结束，报告通过，就松懈下来，对资料归档，立卷随意处之。有些人员对上级督办项目、金额大的项目重视程度高，从审前调查到审计整改一应资料搜集、归档都很重视，可是对日常例行审计、金额小的项目的资料归档工作就敷衍得多。以上这些行为都不利于保证内审档案质量的稳定性。

（二）内审档案管理制度不完善

“不以规矩，不成方圆”，“建章立制”说的就是这个道理。设立审计档案管理制度，是审计档案管理工作有章可循，有规可依。一些学校的审计部门制定了若干专项审计的规章制度，却没有制定审计档案的管理制度;一些学校建立了制度也仅限于纸上谈兵，各项档案管理制度并没有落到实处。没有建立制度的学校，做起工作来就带有很大的盲目性和随意性，很难保证档案的完整性、及时性和准确性，对后期的调阅、利用工作十分不利。对于有制度的学校，由于缺乏监督和考核，不能够引起内审档案参与者对档案管理的重视，从而导致审计档案质量不高。

（三）档案管理实操不规范

根据笔者多年工作经验看，内部审计档案管理存在一些常见问题：1.内容不规范：部分审计取证单、征求意见稿、审计报告之间有出入的问题或數据，无合理说明;部分审计结论取证支撑力度不够或存在矛盾，导致审计结论定性不准确;附件与正文不相符;2.内容不完整：审计通知书、承诺书、送达通知书、征求意见书这一类文书缺失;审计人员、经办人员、单位、部门这一类责任方签字签章缺失;附件、支撑材料缺失;3内容冗余：报告中未涉及、提及的事项、与取证相关性不大的材料被放入了档案中。这些问题也会拉低内审档案管理的质量。

（四）内审档案数字化程度低

相对于近年来高校信息化建设在教学等其他职能部门长足发展，高校内审档案信息化建设明显滞后，不但不方便上级审计机关、巡视巡察组调阅审计档案，同时也影响内部审计档案的查找和利用效率。

（五）高校内审部门档案管理人员素质参差不齐

随着高校经济活动规模变大，形式变多，加之内部审计环境的变化，传统的以财务审计为主的内审人员结构明显不能适应现代以管理审计为主的工作需求了。受制于学校内部行政部门的身份，高校一个内部审计部门要配齐专职财务审计人员、工程审计人员、绩效管理审计人员、内部控制审计人员、计算机信息人员，审计档案管理人员是有一定困难的。特别对于办学规模不大的学校，几乎是不可能的事情。而审计档案管理工作是一份综合性很强的工作，既需要掌握档案的收集整理技术，还要熟悉各类专项审计的审计全貌、逻辑流程，轻重缓急。在计算机信息技术广泛应用的当下，随着纸质档案电子化的进程，还需要内审档案管理人员熟练操作电子计算机以及相关软件。而高校内审部门档案管理员多为兼职人员，有些甚至经过简单培训就上岗了。这明显不利于对档案质量的保障。

二、高校内部审计档案规范化管理意义

（一）防范和规避审计风险

随着我国全面深化改革和经济转型升级的深入推进，审计全覆盖力度在高校不断加强。高校内部审计呈现出项目越来越多，规模越来越大等特点。相应的审计档案也出现了数量、组成元素、内容增长的变化特点。而审计档案是审计工作的记载和再现，是对审计工作最直接、最全面、最真实的反映。规范管理下的审计档案，能为审计结果提供坚实的保障和依据，有效降低审计风险。

审计档案的及时性、真实性、完整性、有效性是支撑审计结果的有力证据。

（二）便于审计成果再利用

审计工作是个既重视创新又需要积累经验，各个审计项目之间既相互独立又有所联系的工作。审计档案包含影像、图表、文字信息等资料，通过对这些资料的收集、整理、立卷、归档，可以为后续工作提供基础保障。在审计人员遇到瓶颈时，可以查阅以往年度的同类或有交叉点的项目审计档案，参考借鉴好的经验方法，学习审计报告的认定依据，学习审计方法，考虑客观深入反映问题，还可以为后期纪检工作、巡察工作提供审计经验。

三、内审档案规范化管理的建议

（一）增强规范化管理意识

加大宣传力度，引起学校领导、审计部门负责人对内审档案管理工作的高度重视。在内审部门营造全员重视的良好氛围，各司其职。坚持“谁审计，谁立卷，案结卷成”的原则。立卷人可以从审前阶段制定审计档案收集措施做起，一边审计，一边收集资料，对审计进行全过程档案管理。在审前调查基础上对项目可能形成的档案资料做出初步预设，通过编制档案任务清单，增强审计过程归档意识。在审计过程中，通过编制资料需求清单，确保资料及时、可靠、完整。在审后阶段，通过由各项目主审对审计业务档案进行自查和各项目组交叉检查相结合的方式促进审计人员档案管理意识增强，提升档案质量。

（二）完善档案管理制度

“不以规矩不成方圆”，没有制度的管理就没有约束。要对审计档案进行科学管理，就要依靠强有力的制度为保障。立足《中国人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，各高校审计部门可依据所在地方对内部审计相关规定，制定适宜本校的审计档案管理制度。规范内部审计部门搜集、归档、立卷的要求和准则，保证审计档案质量。同时将审计档案管理工作列入年度审计计划中，建立专（兼）职审计档案管理工作的培训、考核监督、奖惩机制。完善档案管理责任制，用目标化、任务化指标考核审计档案管理工作，促进审计档案管理工作高效开展。

（三）提高内审档案存档质量与规范性要求

严格按照相关法律、规章、制度对内审资料进行编目和装订。严控归档环节，做到有备无患，既要能满足文书符合法律、语言、公文规范要求，同时要求做到边结案边归档，案结卷成。

要求立卷人及时归集档案，逐页翻阅每份审计工作底稿、附件审计取证材料，确定材料顺序，撤出冗余资料。审结卷成，审计文件材料按项目立卷，依据材料的多少立一个卷或多个卷，多卷项目在分卷时应当防止割断卷内文件的联系性。不得将不同项目的材料合并为一个卷。

审计文件材料按结论类、证明类、立项类、备查类的顺序排列。其中结论类材料按逆审计程序予以排列;证明类材料按项目审计方案及底稿所列审计事项对应的顺序，结合其重要程度予以排列;立项类和备查类材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

卷内文件排列遵循以下规则：正文在前，附件在后;定稿在前，修改稿在后;批复在前，請示在后;批示在前，报告在后;重要文件在前，次要文件在后;汇总性文件在前，原始性文件在后;正文在前，发文稿在后。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

（四）加快内审档案数字化进度

在推进纸质档案数字化的初期可按纸质与电子类档案同步双套整理的模式，将电子档案储存于安全级别较高的介质中，确保数据安全、完整的同时促进档案查找和利用的效率。可能前期由于扫描、建档，将纸质档案与电子档案一一对应，会增大存档的工作量，但能立竿见影的达到大幅度减轻日常管理和查询工作量的效果。随着计算机和审计软件技术的飞速发展，后期还可探索借助于云技术、大数据、建立数据库的模式，实现档案无纸化管理。

（五）加强内审人员素质培训

在树立起“全员参与”内审档案管理工作的意识之下，加强内审人员职业道德教育，专业知识培训，提高内审人员乃至整个内审团队的业务水平。教育培训方式多种多样，线上线下的专题学习培训、研讨会、审计业务交流、实战培训。由于内审档案材料立卷是一项综合性工作，专（兼）职内审计档案管理人员要不断更新自身知识体系，加强学习新技术新知识，更新新理念，提高内审档案管理水平。

参考文献：

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