基于PMC指数模型的高校档案管理政策量化评价

张雅平，游秀芬

(太原学院，山西 太原 030032)

档案管理工作是高校重要的基础性、保障性、服务性工作之一，是高校整体考核机制的重要组成部分。高校档案不仅是学校发展历程的记录，更为未来各方面工作提供重要的参考和依据，如高校的教学档案、二次文献档案、会计档案等对高校学术研究、工作部署、内部控制等有较大影响。近年来，各级政府部门及高等学校为提高高校档案管理水平陆续出台一系列政策。科学、有效地评价高校档案管理政策可帮助相关部门及高校完善档案管理规定进而改善档案管理工作。但是现有研究鲜有关注高校档案管理相关政策的量化评价问题。本文基于PMC指数模型，构建面向高校档案管理政策的量化评价模型，并提出具体使用方法，不仅弥补了这一研究领域的空缺，也对高校档案管理水平的提高起到一定的指导借鉴作用。

1 文献综述

评价不仅对政策的制定、执行及反馈调整具有直接促进作用，而且可以帮助高校档案管理者认识工作趋势、调整具体工作方式。

现有的关于政策评价的研究大致可以分为两类，一类是从政策结果出发，借鉴经济学、统计学等方法构建模型分析政策出台对社会的具体影响，如黄俊威和龚光明利用倾向匹配得分和双重差分研究融资融券对企业的资本结构调整的影响[1]；甘犁等通过测算就业人口、固定资产投资等数据评价小微企业增值税政策[2]。同时，随着信息技术的发展，部分学者也将BP神经网络、模糊评价等方法引入政策评价中[3-5]。另一类是从政策内容出发，从政策的完整性、持续性、充分性等角度进行评价，如刘会武等提出了创新政策评价的三个维度，即评价目的、评价时间和创新活动[6]；林伯强等针对风电标杆电价政策，使用可再生递归的研究方法构建评价框架[7]；张永安和郄海拓运用PMC指数模型对国务院创新政策进行分析评价[8]；赵立祥运用PMC指数模型构建中国碳减排政策的量化评价模型[9]。本文属于第二类研究范畴。

本文基于PMC指数模型，构建高校档案管理政策的量化评价模型并提出使用建议，不仅弥补了这一研究领域的空白，也对相关政策的完善及高校档案管理工作的提高具有现实意义。

2 PMC指数模型构建

PMC指数模型(policy modeling consistency index)是Ruiz Estrada等在“Omnia Mobilis”的理论基础上提出来的[10]。该理论认为万物皆在变化，不应该忽略任何一个与政策相关的变量，因此在选择变量时覆盖范围要尽量广泛。所以，该模型不限制二级指标数量，而且要求各二级指标对投入产出表具有相同的重要性。与以往研究相比，PMC指数模型具有两个显著的优势：(1)可以评估政策的连贯性(consistency)，(2)借助PMC曲面图可以发现政策的优势和缺点。

运用PMC指数模型对政策进行分析评价主要通过4个步骤：(1)建立多维投入产出表(multi-input-output table)；(2)确定一级指标、二级指标，并确定二级指标的计量标准；(3)通过文本分析获得各二级指标取值，计算PMC指数；(4)生成PMC曲面图，对政策进行分析评价。

2.1 指标选取

PMC指数模型中要全面考虑各影响因素的作用，所以不限制二级指标数目。本文在已有研究及高校档案管理相关资料的基础上，借鉴Mario(2011)和王永坚(1997)等学者的研究对指标体系进行了设计[10-11]。对高校档案管理政策进行量化评价的PMC指标体系，共有9个一级指标，分别用X1～X9表示。X1表示政策性质，用来考察政策是否对高校档案管理工作具有引导、监督、建议、描述、识别的作用，并据此对每个二级指标进行设置；X2表示政策时效，考察该项政策的时效性，包含长期、中期、短期、一年内4个二级指标；X3表示政策受体，反映政策是对谁的行为做出规定，包括政府部门、高等学校、高校行政人员、高校档案管理人员及其他5个二级指标；X4表示政策内容，是用来考察该政策对档案管理工作哪些方面做出规定，包括档案收集、档案保管、档案整理、档案利用4个二级指标；X5表示保障措施，考察的是每项政策中采取哪些手段保证政策的实施，包括依法处罚、持续监管、高校自查自律3个二级指标；X6表示政策功能，用来评价政策对高校档案管理工作能起到的作用，包括提高档案管理效率、完备档案管理制度、加强档案管理监管、保护相关人员权益4个二级指标；X7表示政策评价，考查该政策文本依据是否充分、目标是否明确、方案是否科学3个二级指标；X8表示政策层级，包括法律法规、部门规章、地方政策、高校政策4个层级；X9反映政策是否公开，公开取值为1，否则取值为0。各级指标及具体的评分标准见表1。

表1 各级指标及评分标准

表1(续)

2.2 评分标准

在构建多维投入产出表时，各二级指标应当具有相同的权重，因此二级指标得分采用二进制。结合文本挖掘的方法，如果该政策与某个二级指标代表的含义相关、或者具有该二级指标表示的内容，则该二级指标得分为1，否则得分为0。具体评分标准见表2。每个二级指标得分均服从[0,1]分布，这可以保证二级指标对投入产出表有相同的重要性。

表2 投入产出表

2.3 综合评价指数计算及评级依据

对高校档案管理政策进行评价，综合评价指数的计算需要以下四个步骤：首先，评价主体按照二级指标评分标准，通过对政策进行文本分析获得二级指标得分；其次，计算各一级指标得分，这个过程要求二级指标对各一级指标具有同样的重要性；再次，计算PMC综合评价指数，并根据评级标准对政策进行评价；最后，构建PMC曲面，结合PMC曲面图对政策进行分析。

2.3.1 一级指标得分计算

评价主体通过政策文本分析方法获得二级指标得分，二级指标取值为0或1，如公式(1)所示，其中i、j分别表示一级指标和二级指标编号。为保证在最后的综合评价指数中各二级指标具有相同的重要性，所以在计算一级指标时各个二级指标被赋予相同的权重，即一级指标为各个二级指标得分的算术平均值，如公式(2)所示。所以各个一级指标得分也严格分布在[0,1]。

Xi,j={XR∶[0～1]}

(1)

(2)

2.3.2 PMC指数计算及评级依据

同样,为保证各二级指标所代表的因素在综合评价指数中具有相同的重要性，所以计算综合评价指数时各一级指标应当被赋予相同的权重，如公式(3)所示，则综合指数得分的分布区间为[0,9]。

(3)

PMC指数得分是高校档案管理政策的量化评价结果，还应当按照一定的标准对该政策进行评级，具体标准见表3。当PMC指数在[7.50，9.00]时，评级为最优；当PMC指数在[6.00，7.49]时，评级为优秀；当PMC指数在[4.50，5.99]时，评级为良好；当PMC指数在[0，4.49]时，评级为不良。

表3 评级依据

3 案例分析

以山西省档案局发布的《关于加强和改进新形势下高校档案工作的实施意见》为例，采用PMC指数模型进行分析评价。

通过投入产出表计算待评价政策的各一级指标得分及PMC指数(表4)。待评价政策PMC指数得分为8分，评级为最优。

表4 一级指标得分及PMC指数

通过表4中的数据构建待评价政策的PMC曲面及PMC曲面图，如图1所示。

图1 PMC曲面图

(4)

图1中，1～3表示的是PMC曲面中的行数，而系列1～3表示的是PMC曲面中的列数。通过PMC曲面图，我们可以清晰地看出待评价政策的优势与不足。该政策中包含对高校的档案管理工作引导、监管、建议、描述、识别等，在政策时效上充分考虑不同阶段的工作重点，并对相关政府部门、高校、校长等行政人员以及高校的档案管理人员等分别做出规定。该政策内容中包含了档案收集、档案整理、档案保管及档案利用四个方面的档案管理工作，能够很好地提高高校档案管理工作效率、完善高校档案管理制度、加强高校档案管理监督、保护相关人员权益，并且有明确的依据及目标，方案也科学可行。但是，存在一个明显的缺陷，保障措施存在不足。在政策文本中没有明确提及如果出现违反该政策的行为将会采取什么修改纠正措施。在进一步完善过程中，可考虑该问题。

4 结论及模型使用建议

本文从高校档案管理特点出发，借鉴PMC指数模型设计面向高校档案管理政策的量化评价模型。首先有针对性地设计指标体系及二级指标得分标准，然后在保证二级指标所代表的因素具有相同重要性的基础上设计一级指标及综合评价指数的计算方法，并且根据综合评价指数得分确定高校档案管理政策的评级依据，划分为最优、优秀、良好、不良四个等级。并以山西省档案局发布的《关于加强和改进新形势下高校档案工作的实施意见》为例，展示该模型的使用过程。并发现该政策整体评级为最优，但保障措施存在不足，为进一步完善高校档案管理工作提供参考意见。本文设计的指数模型目的是帮助政策制定者发现高校档案管理相关政策的不足之处，从而及时改进、完善。