“互联网+”时代高校办公室管理机制探析

文/中国矿业大学（北京）党政办公室 马宁

办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。高校办公室作为高等院校的协调枢纽，面临着可调度资源少、教育理念革新快等难题。在此形势下，为应对“互联网+”带来的挑战，探析高校办公室的管理机制，是提高高校办公室管理能力和服务水平的当务之需。

一、“互联网+”时代高校办公室现状

“互联网+”时代，高校办公室信息更加公开化、透明化，促进形成了更加开放、平等、高效的管理模式，管理主体更加多元、监督更加高效、评价更加客观、绩效更加优化。OA办公系统、信息公开、校长信箱、信访工作等直接引入互联网体系中，师生参与表决、管理、监督和申诉的途径空前增加，让师生有机会实现用权利监督权力。然而，高校办公室管理在信息共享、网络舆情、信息安全应对方面还存在不足，导致互联网的资源和信息未得到综合应用。

二、“互联网+”时代高校办公室面临的问题

（一）协同办公需求不断加大，高校缺乏综合应用平台。高校办公室决定着高校的信息流转效率。要想高效率完成协同办公、业务管理和信息交流，需要从高校办公室开始，在线上完成事项办理、流程审批、信息查询等操作，实现在线即时沟通、数据共享、移动办公等便捷功能。但是，高校缺乏部门间的协同办公信息平台，往往各部门仅实现了内部信息化，而公共数据无法互联互通、共享利用，存在着“信息孤岛”，信息的共享效率与质量存在诸多问题，不同信息系统之间缺乏有效地连接，导致学校领导不能依靠有效信息快速作出决策。

（二）舆情扩大效应不断增强，高校缺乏快速反应机制。高校相关话题一直是网络舆论中的焦点，特别是高校意识形态、师德师风、教育公平、学术不端、校园安全等问题，往往会从师生的社交平台引爆全网，引发网民和新闻媒体的关注和讨论，形成舆论漩涡。一些事件开始仅在少部分群体间被讨论，但由于高校在说明和回应事件时有意拖延、遮掩、不回应，甚至错误应对，使学生和网民的不安全感扩散。舆情矛头从事件本身转移到了对高校处理事件的态度上，从对单个事件扩大到对高校整体，从而引发次生舆情灾害。目前，高校舆情监控和处理部门多为党委宣传部门，但高校舆论事件往往需要多部门协调解决以避免信息空窗和落实不力，高校办公室作为各部门的协调枢纽，需要牵头建立应对舆情的快速反应机制，增强各部门应对舆论危机的协同效应。

（三）学生发声诉求不断提高，高校缺乏便捷沟通途径。“95后”和“00后”大学生思想上更加追求强调自由、独立和平等，而网络宽松匿名的环境也为他们提供了追寻话语权的平台。在此背景下，高校学生对学校的教育管理、校园环境、校园安全、后勤服务等方面提出了更高的期待，大学内的民主管理和民主监督的呼声也越来越高。现阶段，高校学生参与民主治校的途径相对较少，一些学校在回应学生关切时，普遍存在着语言陈旧、形式僵化等问题，加剧了对抗情绪的积累，学生在需求难以得到满足的情况下，往往会借助互联网渠道进行发声，“微博发声”“知乎治校”等现象都映射出拓宽民主治校途径的重要性和紧迫性。

（四）信息安全要求不断提高，高校信息安全意识薄弱。互联网实现了高校与社会的沟通和联系，高校作为科技创新的高地，信息安全至关重要。高校办公室作为保密工作核心部门，流转的各类文件、信息，要应对恶意软件攻击，并对发出的信息做好加密工作和审核工作，特别是涉及师生隐私、科技安全、人才信息更需要做好保密工作。从网络媒体的报道可以看出，个别高校办公室人员存在信息安全责任意识淡薄、工作操作不够严谨的情况，特别是高校的信息安全方面的规范和约束还在发展之中，信息安全政策建设方面在一定程度上相对薄弱，导致高校信息安全方面存在风险。

三、“互联网+”时代高校办公室应对策略

（一）增强协同效应，搭建科学管理服务平台。以高校办公室为核心的行政管理工作应整体向更加高效、稳定的方向迈进，利用互联网技术有效提高高校管理工作的效率，建立健全科学、有效、合理的高校管理工作体系和平台，形成以任务为牵引的协同创新管理模式尤为重要。高校办公室应通过平台建设打破高校内部教学、科研、行政、后勤等不同部门互相隔离的“信息孤岛”的局面，加快部门间信息传递，通过信息化、自动化和系统化管理有效减少人力、物力的浪费。增强协同效应，打破“多头管理”局面下各部门职责重叠、管理效能低下的状况。利用科技手段提高信息收集、流转、查询、发布和管理的效率，减轻办事人员的负担，让高校办公室更多投向学校发展的决策和管理上。同时，高校办公室应牵头成立应急管理办公室，健全信息预警、各方沟通、信息发布和舆情回应等机制，从而实现高校管理在信息时代的全面发展。

（二）及时发声引导，建立舆情快速反应机制。网络舆情的内容是复杂的，往往不是一个部门可以单方面回应和解决的。高校办公室作为综合管理部门，应将网络舆情按照应急事件的要求处理，形成多个部门联动参与的局面，优化网络舆情反应程序，提高网络舆情应对效率和质量。一是各部门及早发现、有效应对不实宣传和恶意炒作，防止有害和不实信息传播，尽快完成相关部门调查、官方渠道回应和联动化解舆论危机。二是做好网络舆情预判和防范，及时处理和化解校长信箱、信访信箱、校领导接待日等收集到的问题，督查督办师生关心的“热点”“难点”“关键点”，持续汇总各部门掌握到的国内外热点事件、校园突发事件等情况，通过技术手段等抓取具有代表性和较坏影响力的观点和评论，预判网络舆情的发展趋势，尽快采取联动措施防范舆情扩大。三是通过舆情收集和信息员制度等方式，对高校学生在社交媒体等平台发布的文字及转发、点赞等信息进行详细的数据分析，为下一步引导网络舆情提供有价值的参考。

（三）更新工作理念，畅通师生沟通反馈渠道。高校办公室面临的行政管理和服务更加复杂，若高校办公室办事人员不能与时俱进地更新工作理念，仍按照过去的经验和流程办事，很可能导致沟通反馈渠道出现堵点和难点。为了回应学生的需求和期待，建设更加民主和谐的校园，高校办公室应调整管理理念，进一步追求“以人为本”的工作理念，对行政人员的管理意识和服务意识进行重新定位，为学生提供优质的专业服务，结合学生的期待和需求，以学生个体为主体，以学生需求为中心，在制定规则、监管服务和评估工作等环节，赋予学生更多的知情权、发言权、主动权、选择权，以此调动和充分发挥学生的积极性，使学生真正成为学校发展的参与者。

（四）提高保密意识，加强信息安全风险防范。充分保障信息时代保密工作严密可控。一是可开展保密工作宣传教育活动，并对相关办事人员进行系统培训，提高其保密意识和信息保护能力。二是可强化信息安全管理机制建设，定期开展信息安全监测，提前为可能出现的信息安全问题制定防范机制，避免在使用过程中出现数据信息泄露及不规范使用等问题。三是可协调强化对师生使用保密信息的规范指导，加强相关制度建设，从数据信息的使用和传播等层面确保其安全性，提升相关人员的思想道德修养和法律修养，使其在正确、安全的意识指导下使用保密信息和数据。四是可建设完善的风险应对机制，在发生使用安全层面的问题时及时按照要求应对，补救数据信息并进一步减轻安全问题带来的后续影响。例如，在各类平台遭受黑客攻击、数据信息泄露后，高校应及时请专业人员进行补救，修补漏洞、抵御攻击，保护信息平台和数据库的安全，做好安全保障。

四、结语

从“互联网+”带来的发展变化来看，其对于高校办公室的要求也在持续提升，办公室的管理机制和相关工作，深刻影响着学校发展的整体方向、行政管理效率和工作质量。高校必须高度重视“互联网+”带来的工作挑战，积极应对共享效率低、舆情反应慢、民主途径少、信息安全弱等问题。积极对高校办公室的管理机制进行优化，对传统的管理思路进行创新和完善，合理应用“互联网+”的资源和技术，推动高校办公室工作的创新和发展，使高校办公室的工作水平得以全面提升，确保高校师生的发展需求切实得以满足。