“互联网+”背景下事业单位档案管理模式研究

文/泰安市中心医院 谢鸿斌 高慧 王国军（通讯作者）

随着我国科学技术水平的持续提高，以网络技术为代表的21世纪新技术发展日新月异。2015年国家正式提出推动“互联网+”发展目标，指出要把近年来的网络技术成果深度融入国家产业改革的各个领域，各行业开始加速部署“互联网+”相关工作。事业单位作为新背景下行业改革的先锋，其档案管理的信息化进程与“互联网+”的发展方向不谋而合，因此有必要就事业单位的档案管理工作的模式开展深度研究，并提出更多符合政策指导方向的建议。

一、“互联网+”档案管理工作在事业单位的实践需求

（一）促进建成高水平档案信息化管理体系。目前，互联网相关科技成果在档案业务的最佳实践是构建信息化管理体系。其含义是在纸质档案转变为电子存储之后，再利用各种信息技术对这些电子档案进行管理和调用。在这个进程中，各种现代技术以具体的程序及设备的形式落地，实现“互联网+”的高水平档案管理体系。事业单位具有分布广泛、集中管理、统一指挥的特点，事业单位率先大规模推进档案信息化工作，有利于“互联网+”的进一步发展。高度信息化的档案工作体系可以减少相关工作人员的工作时间，提高资料整合及使用效率，也能为未来更多样化的工作形式提供技术保障。因此“互联网+”背景下事业单位档案管理工作的核心需求就是加快促进建成高水平档案信息化管理体系。

（二）个性化的管理模式。个性化管理模式是档案管理工作未来必须具备的模式，它分为管理工作灵活性和办事调用多样性两个方面。一方面，“互联网+”事业单位档案管理业务内容会不断增加并出现更多类别，整合调用的内容不仅包括人事档案、财务档案，也会有更多的科技档案、数据档案需要管理；档案管理的门类也不仅限于人员、时间等简单的分类，还要包括使用信息化管理系统按照管理人员或所需要的数据的个性化要求，实现细粒度筛选档案以及总结统计数据等功能。另一方面，在内部调用和对外提供服务的过程中，信息化的档案调用系统可以通过现场自助设备、网上办事系统、微信软件小程序等多种方式满足不同的服务需求；根据客户端的权限和指定档案的请求情况，提供个性化的电子档案查阅使用服务，使办事人可以远程申请调用非涉密档案资料，不仅将调用的流程和方式改革，还强有力地保障了相关工作的效率和质量，体现该工作的社会效益，为全方位的业务体系改革作出贡献。

（三）保障档案数据的安全性。保障数据资料的绝对安全是贯穿档案管理及使用过程始终不可忽略的问题。大多数事业单位都有一定数量的保密档案或者限制权限档案，“互联网+”背景下档案管理工作使用信息化系统，使部分数据与网络连接，存在外泄的可能性。因此，事业单位在构建信息化档案体系的同时也要不断增强保护涉密数据的意识，提高档案保密的能力。对于涉密档案，要求坚持不上网或者使用内部网络管理，并且加强系统安全建设，防止黑客入侵。另外，对于与外部网络链接的档案，要求必须精细化管理，通过先进技术构建安全网，例如使用区块链技术对数据进行加密，坚决不留漏洞，精准管理，按需使用，切实保障档案信息数据安全。

二、当前事业单位档案管理的情况和不足之处

（一）档案信息化进程发展迟缓且不同步。目前绝大多数大型事业单位都已经开始推进信息化档案管理建设，并开展交流会议、经验沟通等活动不断提高技术水平。但是部分基层和偏远地区单位机构的档案信息化体系构建进展相对迟缓。一方面，这些单位机构对档案业务的重要性了解严重缺失，错误地认为整合档案不是主干业务，为其发展高科技技术是舍本逐末。另一方面，这些事业单位的资金经费不足，专业人才不足，无力发展信息化档案系统。然而，“互联网+”趋势下的档案统计处理及服务调用工作在未来将普及信息化，放弃早期发展机会意味着后期差距难以弥补，造成恶性循环。另外，即使在档案信息化程度比较高的单位，也存在着不同部门的档案管理系统信息不同步、难以统一管理利用的问题。

（二）欠缺对档案数据的合理运用。在很多事业单位，档案工作主要关注的是原始档案数据的收集以及档案本身的分类存储。这样的业务模式在我国已经持续存在了数十年，但是其不能满足“互联网+”大趋势下的高科技档案管理模式的发展需求。在未来的工作中，大数据计算将会成为数据处理的核心，事业单位的档案数据蕴含了丰富的内容，不仅有相关行业发展的直观资料，也反映了国家和社会的发展趋势。因此，对事业单位档案数据的合理运用可以充分体现档案工作的科学价值、社会价值、经济价值。虽然我国各类事业单位分别承担了许多行业内的重要科研项目，但是很多事业单位仍不注重档案对科学研究的价值，将档案尘封于档案室，却投入大量人力财力去收集其他数据，造成了国家资源的浪费，也大大降低了科研工作的效率。

（三）管理方式落后，缺乏专业人才。当前档案业务系统化建设方面的专业人才还有很大缺口，符合网络时代档案业务发展要求的人才更是少之又少。一些事业单位档案室的主管领导在上任前未从事过档案工作，对档案管理相关技术知识还有所欠缺，经验不足，将其他部门的业务运行方式生搬硬套到档案管理工作之中，造成了业务效率极低、发展慢的严重后果。不仅不能对档案业务相关人员进行培养，也无法吸引高职业素质的人才加入工作队伍中。

三、构建“互联网+”事业单位档案管理新模式

（一）加快档案信息化进程。促进更快地建成高水平档案信息化管理体系是“互联网+”背景下事业单位档案管理业务的核心需求。针对目前档案信息化进程推进速度慢、不均衡的问题，管理部门和相关事业单位要出台相应的政策及规定，保障全国档案信息化体系架构协调、平衡、全方位发展。对于同一单位内的档案信息化系统，单位要自上而下地统筹规划各类档案的互联互通，使得业务部门、档案管理部门、科研部门共享档案数据，减少数据沟通壁垒；对于区域性的不协调发展，上级主管部门要加大对确有困难的单位的扶持和指导，响应国家有关部门的号召，加速构建“互联网+”发展大势下的新时代档案整合及调用信息化体系结构。

（二）优化人员结构和行政体系。针对目前事业单位行政体系中档案业务工作人员结构不合理的问题，首先必须尽快优化部门队伍架构，增加职业素养高的技术人员的占比，保障其薪酬待遇，并为其提供培训和交流的机会，不断提高技术人员的知识和技术水平，鼓励创新，建立科学合理的人员考核标准。另外，随着各行业各单位行政体系改革的持续进行，尊重人才成为当今人事工作乃至全社会的共识。要建立利于高科技档案专业人才发展的行政体系，简化不必要的流程，向创新型人才和创新型技术成果倾斜足够的资源，树立因事制宜、因人制宜的行政管理观念。

（三）发展现代档案业务管理技术。在“互联网+”的发展大势下，档案业务管理和服务工作要结合因特网先进成果，建成高科技的档案管理信息体系。例如，利用区块链技术对档案数据提供安全保护，区块链的去中心化结构增强了系统的容灾能力，配合多种密码学技术就可以使管理员身份无法伪造，真正实现电子档案在存储和调用各步骤中的完全可靠。利用云计算技术，将档案系统分布式部署，并保存多个镜像备份，这样做的好处是分布式系统的各部分耦合性低，即使部分档案系统主机宕机，系统也可以自动在其他档案系统主机上迅速恢复运行，不会丢失相应的资料数据，并随时根据档案业务访问流量的大小对系统配置自动化扩容。

四、结语

综上所述，事业单位的档案管理工作在当今加速推进“互联网+”新业态模式的建设进程中，暴露出信息化进程发展迟缓不同步、档案数据利用不合理不科学、对专业人才的培养不足、行政体系不合理等问题，构建利用网络技术的高科技事业单位档案管理新模式已经迫在眉睫。各事业单位必须着手加速档案信息化体系建设步伐，尽快建成全面且高水平的档案信息化管理体系；要优化人员结构和行政体系，不仅可以培养出具备专业技术的人才，也可以实现人尽其用。在未来的档案信息化业务中，全国各事业单位要广泛地将高科技互联网成果在档案管理业务之中落地，真正实现“互联网+”的各项需求，提高各单位运营效率，实现更高的社会效益和经济效益。