高校科研机构印章管理工作研究

文/华南农业大学党政办公室 林哲珣 王克俭 王华霖

一、研究背景和意义

随着高校科研事业单位中科学研究的快速发展和国家对科研机构（含实验室、中心、研究所、基地等，统称为科研机构）的大力扶持，依托高校设立或高校内设的科研机构数量大量增加，类型多样，更多新型科研机构频现。这些科研机构往往有相对独立的用章需求，用于书面文件沟通、签订协议、出具报告等。与此同时，公章刻制备案管理改革紧跟国家“放管服”改革，由预先审批制向备案制转变，公章刻制审批权从公安机关直接下放至高校及其他科研事业单位。

在这样的背景下，各高校开始将科研机构纳入学校印章管理的范畴，本文结合HN大学的实例，对目前高校中科研机构印章管理中存在的问题、难点和原因进行分析，为维护印章使用的权威性、严肃性和安全性，重点解决“能不能刻”“怎样刻”的问题，提出合理有效的普适性建议。

二、高校的科研机构及其印章管理现状调研

根据对HN大学的实例调研，对多个具有代表性高校的电话调研，以及相关的资料文献收集，主要分析了当前高校的科研机构基本情况及类型，一并考量这些因素对科研机构印章管理的影响。

考虑与印章管理相关影响因素，主要梳理了科研机构的定义、级别、类型、资质、建设周期及管理部门等6个方面。一是本文研究对象为依托高校科研事业单位建设的科研机构实体，实行相对独立或非独立的管理机制。二是从主管部门级别上，科研机构可分为国家级、省部级、厅局级、校级和校属二级科研机构。三是从机构类型性质上，可分为是否独立建制、是否与校外企事业单位合作建设和是否为独立法人，其中“独立建制”的科研机构，是指学校直接领导下独立运作的非法人科研机构，不隶属于任何现有学院和部处，业务受学校相关管理部门指导，具有高度自主权，在人事管理、职称聘评、财务管理、科研事务、研究生招生及培养、行政管理等方面实行自主管理政策；而“独立法人”科研机构，指依托高校或总部坐落高校的法人科研单位，如浙江省、广东省实验室建设等，实行“法人运作、实体建设、充分自主”机制，需办理法人登记注册手续。四是从职能资质上，某些科研机构还可以同时取得第三方评价机构资质，如获得CMA、CNAS等认证的检验检测机构。五是科研机构的建设周期年限一般为三年到五年，立项或验收通过则成立，期满后未通过考核评估则被撤销，与一般行政机构相比动态性强、周期更短。六是高校中的科研机构管理部门一般为重大平台管理部门（主要对应国家级、省部级科研机构），科研管理部门（对应厅局级、校级科研机构）和二级学院（对应校属二级科研机构）。

与一般行政机构不同，科研机构的特殊性、动态性和复杂性给印章管理带来了一定难度。以HN大学为例，2018年年末对HN大学各单位印章数量和使用情况进行了摸查，全校共有各类在用行政印章319枚，其中科研机构印章共79枚（含钢印1枚），占全校印章总量26%，其中国家级机构印章6枚，省部级25枚，厅局级2枚，校级42枚、独立建制科研机构4枚。对应的同期科研机构数量分别有国家级7个，省部级78个，独立建制的科研机构4个，厅局级及校级数量未统计，另有科研机构的检验检测专用章1枚。在出台新的印章规定后1年半间，新刻制国家级科研机构印章2枚，省部级3枚、校级1枚、专用章（测试检验中心）1枚、法人单位印章1枚。以上印章用途主要有学术科研交流、通知联系、开放课题签订、出具检测报告等。可见该高校科研机构印章所占总体印章数量的比例较大且刻章需求明显，在实际工作中常遇到科研机构印章能否刻制和怎么刻制的难题，而对此相关资料研究较少，如何做好科研机构印章管理已成为目前高校科研事业单位印章管理中的主要难题。

三、科研机构印章管理存在的问题和难点

科研机构印章管理面临的问题如下：

（一）科研机构印章的性质特点和用途的界定问题。科研机构印章一般只具备公章部分性质和特点，且用途界定较为困难，具有部分对外联络职能和证明鉴别的作用。作为高校下属机构的科研机构没有独立法人地位，且不同类型的科研机构印章业务范围不同，导致在实际操作中科研机构印章对内对外的职权划分和用途不甚清晰，存在不少越权越界使用印章的问题。

（二）“能不能刻？”的判断依据问题。科研机构印章存在私刻的情况，即没有经过学校审批自行刻制使用。同时印章刻制规范没有权威指导、标准模糊。此外，还面临“谁来审批？”的审批程序问题。刻制印章的审批部门一般为高校党政办公室，某些重要的印章还需经校领导同意后刻制。特别是需考虑在刻章审批程序中是否加入科研管理部门，以发挥审批作用或者意见参谋作用。此外因刻章审批权下放，高校还需自行判断是否到公安机关进行公章刻制备案。以上未明确的问题导致刻章审批权无法得到合理合规的执行，成了管理中的难点。

（三）“怎样刻”的具体操作问题。政府各级印章管理办法均未明确对科研机构印章规格和式样进行规定，如形状、大小、中央是否刊五角星、是否加依托单位名称等，以致目前科研机构印章样式无章可依、样式杂乱。

四、做好高校科研机构印章管理的建议

结合目前面临的问题和高校的实际情况，本文尝试提出适用于高校科研事业单位关于科研机构印章管理的普适性建议。

（一）要明确对科研机构印章性质特点和用途的界定。一般来说，法人科研机构具备独立完整的印章使用职能和法律效力。而大部分高校科研机构属于非法人科研机构，其印章仅具备部分印章职能和作用，是行使职权、对内对外进行公务活动的重要凭证，具有象征标志作用，权威性和证明鉴定作用，代表其独特的、唯一的专用名称，是在授权范围内对内对外行使权力的标志，和证实其出具的文本材料真实性、可靠性的凭证。不同于法人单位公章，科研机构印章不具有法律性，即加盖了该印章的文字材料不具有法律效力，不受法律保护，不承担法律责任。在印章用途上，科研机构印章原则上只能用于对内进行研究机构管理及向学校提请各类申请，对外进行科研学术交流和通知联系，但不能对外签订合同等其他用途。例外情况是，国家级及省部级重点科研机构有自主研究项目和开放课题，可具有对外签订相关类型科研合同的权限。

（二）关于印章能否刻制的问题。科研机构印章应遵从“按需刻制、分级分类、全部备案”的原则。“按需刻制”是指只要有行使职能需要，具备相应的管理能力，并符合相关政策规定的，经审批后均允许申请单位刻制印章。“分级分类”是指优先刻制国家级和省部级科研机构印章；同时为了控制印章总体规模，建议厅局级、校级及以下科研机构原则上不刻章，由挂靠单位代章，除了代章外，还可以针对相关业务刻制业务专用章；具有第三方评价机构资质的，则根据是否有出具权威检测报告职能及其职能重要性来判断是否予以刻章；独立法人科研机构应依法依规并参照学校印章规定管理和使用印章，可报学校审批刻制印章，也可自行刻制备案并全权承担相应责任。“全部备案”是全部科研机构印章由学校印章管理部门审批备案，根据需要向公安机关备案，并登记在学校法定代表人名下，未经注册备案的印章缺乏对外证明力。关于审批程序问题，应采用“内容审核+形式审批”方式，申请单位将科研机构运行情况和用章实际需求提请科研管理部门审批，由科研管理部门对机构的资质和业务需求进行内容审核，通过后提交党政办公室对流程规范和刻章依据进行形式审批，必要时经校领导审批后刻章。

（三）关于印章样式问题。印章样式建议形状为圆形，尺寸大小等于或小于二级行政单位公章，中央刊五角星（具备一定的行政职能）。关于名称是否加上依托单位（高校科研事业单位）的问题，目前有三种主流形式：一是印章上直接环形刊科研机构名称，不标明依托单位；二是上部环形刊依托单位名称，下部横排列刊机构名称的方式；三是参照《国家重点实验室建设与运行管理办法》（国科发基〔2008〕539号）命名规则在机构后加上“（依托单位）”，上部环形刊机构名称，下部横排列刊“（依托单位）”。建议采取第三种形式，既符合命名规范，也明确依托单位关系。

（四）关于印章管理的问题。因涉及科研机构的全过程管理，建议由科研管理部门建立动态的科研机构及印章台账，记录科研机构的培育申报，发文立项、验收通过、当前建设周期的期数、整改撤销等信息。与之对应环节的科研机构印章审批、制发、启用、废止等均同步动态更新。在做好科研机构及其印章台账的基础上，通过出台印章规章制度和具体细则对科研机构的用章进行规范，并定期督查和要求整改，确保印章的管理规范安全有效。在新规定出台后的印章管理方面，对于与新标准不一致的科研机构印章建议采取“尊重历史、自愿更换”的原则进行处置，已经刻制但样式不符合规定的可以继续使用；对于已刻制使用但新规定明确原则上不刻制的印章，则根据工作实际采取废止或更换业务专用章的方式处理，印章清理后做好印章台账的更新。

综上，上级政策文件不断出台，科研机构类型变化多样，科研机构印章管理乃至高校印信管理实践需要根据实际情况不断进行调整改进，以适应新时代高校办公室工作要求。做好科研机构印章管理工作，对于提高高校科研管理和行政工作的规范化，有效避免日常事务中的风险，广泛地参与社会活动具有重要意义。