新形势下民办高校二级学院办公室主任的职业素养

文/中山大学新华学院 潘倩莹

独立院校借助母体学校的品牌及师资力量招生，随着教育局面的改革，独立学院转设将成为我国高等教育格局优化调整的必然趋势。在新形势下，办公室人员的配置及对社会外接洽等事物显得尤为重要，二级学院内部的所有大小事宜由办公室人员共同完成，作为办公室主任需要提升全面的综合素质和应对突发事件的管理能力，需要做到全方面对事物的了解与收集，协调安排，完善并制定相关制度。本文结合工作实践，对办公室主任职业素养进行分析。

一、办公室主任的岗位职责

办公室主任的岗位职责是参谋人、执行人和领导人的综合，办公室主任需要了解办公室各人员的岗位职责和工作内容，当领导层需要做集体决策的时候应做好参谋，完成领导交代的个人任务，并传达领导的指令和执行任务。

制定岗位职责和相关规章制度，在工作中发现问题及时修正，做好横向协调和纵向协调工作。纵向协调是使办公室上下级人员关系融洽和谐，下级能有效地完成领导交代的任务，领导的决策和理念下级知晓，上下级沟通无障碍，紧密配合。横向协调是各部门之间的信息传达和重要决策的一个转接执行的窗口。

二、新形势下二级学院办公室主任需具备的基本素质

办公室主任需要具备正确的政治立场，细腻的心思和整体大局意识，责任意识。办公室主任作为办公室的灵魂，除了发挥职能能动性外，基本的修养、道德、作风可以树立良好的办公室政治风气，主要体现在：1.具有团队凝聚力。2.较强的责任心，尽忠尽职、率先垂范和清正廉洁，对党忠诚，守纪律，讲规矩。3.对各岗位教职工负责，公平、公正、公开的包容胸怀，不偏袒，不因职务带来的“特权”我行我素。4.具有稳定的情绪、性格良好、爱好广泛。遇到突发事件沉着冷静，有担当，分清轻重缓急，不骄不躁解决问题。5.做好服务工作，保持激情的心态，对工作做到细心、耐心和责任心，敢于承担和奉献。

三、新形势下二级学院办公室主任需要具备的综合能力

（一）具有较强的基础知识和语言文字表达能力。1.完善制定相关规章制度和学院发展史。掌握扎实的基础知识，对办公室工作了如指掌才能顺利地开展工作，合理分配工作任务，制定相应的规章制度，只有全体员工按照规章制度办事，才能事半功倍，提高工作效率，更好地做好服务工作。随着二级学院独立管理化，二级学院需要不断根据学院的发展完善相应的制度和归纳总结，如：新入职人员的新入职培训，之前是由学校统一组织培训，培训的层面也比较片面，二级学院独立管理制后，办公室主任需要了解新入职人员办理手续和学校员工福利等，完善入职培训手册、学院发展史，规范学院管理制度，让新入职人员有明确感和归属感。2.对内外交流合作的语言表达及写作能力。办公室主任作为与外部单位联系的窗口，除了和各职能部门、院系及上下级人员交接外还需要处理各种报告、文字性工作，经常要用语言传达领导的命令和工作任务的分配，同时需要起草、审核、撰写相对应的学院总结、领导讲话、工作报告、对外宣传新闻稿等文书，所以需要一定的逻辑思维能力、具有良好的语言组织能力，能准确精练地表达清楚，让人明白自己说的是什么，需要怎么做，什么时候完成。布置任务的时候需要具备同理心和换位思考的能力，有一定的语言技巧，威严但不失亲和力，让接收任务的人能欣然接受。对于文书材料的审核、撰写需要细心谨慎、咬文嚼字，稍不留意就会对学院造成不良影响。因此，扎实的文字功底也是办公室主任应具备的能力。

（二）具有统筹兼顾的综合能力。包括以下几个方面：1.组织协调能力。办公室人员是由不同工作属性、不同性格特征，不同性别、年龄、专业、身份及来自不同地区的人员所组合而成，如何构建融洽的办公室氛围是很考验办公室主任能力水平的。民办的二级学院通常会安排一些专业不对口或身份特殊的人员，面对这些人应该公平公正对待，不能过分地偏袒，导致工作量不均衡，需先进行一定的沟通了解后达成一致，再根据人员的特点进行工作岗位、职责分配。不可擅权地直接发号施令或限制员工的发展。加强内部建设，关心员工，尽可能地帮助解决员工在工作、生活中遇到的困难和矛盾，理解员工的所思、所想、所需、所急，营造一个和谐的办公氛围，培养员工的归属感，才能使办公室顺利运转。办公室主任也需与时俱进，多学习一些MBA等管理方法和人性化管理知识。2.分析思辨能力和决策力。二级学院的独立发展，内部人员的调动及领导层的决策需要办公室主任协助参谋，因此办公室主任需有一定的战略思维和战略眼光，具有快速收集准确信息的能力，并透过现象看本质，具有顾全大局的分析能力，有条不紊地分析指导，为领导做决策提供帮助。如：向各单位询问相关信息，组织相关人员研究讨论，征求多方意见，工作交流总结经验，做好工作的进度安排，落实跟踪，及时反馈。在工作中遇到的新的任务和困难需要有快速协调解决的决策力。

在执行和推荐党委和学校的重大部署上，重点打造精品的调研主题，并结合所在学院的专业特点，挖掘专业特色，发挥特长提高学院的竞争水平。不局限于学院内部，多调研其他院校及相关专业，了解对方的特色，创新发展自身可以借鉴的地方，为领导的决策做好提前规划和素材收集，更好地打造具有自身学院的特点。利用好一切资源，加强对外宣传的能力，加强品牌管理,如：利用新媒体，与社会相关知名企业联合培养、跨界、展览厅工作室、公众号建设等，打造好品牌、好口碑、好服务。3.管理能力。办公室的事务相当烦琐，但终归是人的管理，如何做好人的管理，需要从多方面切入：一是规定的制度需要严格执行，岗位职责明确到个人，如无特殊情况有意违反，无论是谁，需要做到赏罚分明。二是相信每一个员工，把他们当作主力军，相信他们可以胜任好自身的工作，但信任不能放任，需要做到事事有回应，督查督办，定期汇报总结。三是每个岗位都会有繁忙期、空闲期和需要配合的事情，如：新学期开学的迎新工作和学生毕业时工作量大的情况下，其他稍微空闲的人员可以帮忙，行政上如遇大型会议人手不够的情况下，其他人员也可以相应分担点工作。学院的发展是靠大家一起努力的，工作虽然是分开做，但是需要有不分家的团队意识。四是具有大局观念，不揽功，当一件事情圆满完成或者自己有成绩的时候，应该把功劳归功于大家的共同努力。五是从烦琐的事物中解脱出来，应有超前的想法，多思考有利于学院发展的大事，找出学院特色之处。

做好资料和档案的管理，提倡节约、低碳环保。无纸化办公便于传达和存档，同时需要做好各岗位的档案收集，建立好学院自有的信息资源及共享中心，如：学院发展史、年鉴、科研、课题等。为各种评估及决策时使用，可以随时调档。

在制度激励上，需要根据员工的个人发展目标设计符合他们的奖罚机制。无论对于年轻还是老员工，自我提升和事业的晋升发展是至关重要的，除了日常处理学院的事物外，同时也需组织一些技能培训，用于工作和生活，让员工感觉到可以学有所得。付出与得到相对等，可以培养员工的幸福感和归属感，减少人员的流动。从多方面、多维度去评判员工所作出的贡献，设定奖金、职务等制度，如工作年份可拿到什么档位的奖金福利，工作年份加上工作能力等表现给予职务的竞聘等。

（三）具有创新能力。社会是发展的，必须顺应潮流，与时俱进，大胆创新，在新形势下不断提出新想法、新目标和实施方案。办公室主任自身要具备提出创新的能力，不断地探索办公室工作的新思路、新措施。在现有的基础上不断改进沟通方式、表格、制度方案等，做到人性化工作方式，提高工作效率。同时广纳谏言，需要有接纳别人提出创新意见的能力，对有利于学院发展并可操作的想法，应给予支持和建议，协助开展工作。

（四）提升自身才艺特长。学校会经常举办一些元旦晚会、迎新晚会、运动会等活动汇演，二级学院为活跃工作氛围也会举办团建，作为办公室主任就更应积极主动参与这些活动，这样才能吸引带动其他人员一起参加。工作的时候认真严肃工作，工作以外可以放松活跃气氛，使群众基层关系更加融洽。

四、结语

综上所述，二级学院想要更好地发展，需要重视办公室主任职能的发挥。在新形势下，任何职业都会受到不同的挑战，办公室主任需要保持高度责任感和激情，不断地提升自己才能更好做服务工作,把工作当成是事业来做。是否具备办公室主任的胜任力可以从以上几点去分析考核，以供参考。