医院人事档案管理工作的现状与对策

文/内蒙古自治区巴彦淖尔市医院 温婷

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；医院人事档案则是医院在人事管理工作中形成的专门档案范畴。反映的是医院干部、职工参加社会实践活动情况的真实记录。也是医院档案全宗的重要组成部分。人事档案及其管理工作不仅为医院领导提供各类人才信息和用人依据。而且为相关制度改革和职称评定等提供依据，因此人事档案及其管理在医院建设中有不可取代的重要作用，而且也是医院改革发展中不可缺少的一环，如何在新形势下科学、高效地进行档案管理进而提供更好的服务是医院人事档案管理人员面临的新的挑战。

一、医院档案管理现状

在医院档案管理进程中，由于医院规模、人事制度、人员模式等差异，使得管理中存在的问题既具有共性又兼具个性。我院于2009年开始对全院人事档案进行整理，在工作期间发现我院档案管理存在的共性问题如下：

（一）从思想层面看，医院对人事档案管理不够重视。由于档案工作不能直接创造经济效益，而且其业务知识有一定的局限性，因此不仅是医院领导对档案管理的意义认识不足，而且多数管理人员对人事档案管理工作的认识也不到位。实际上，在档案工作中建档是基础需求，通过对档案的管理为医院建设提供各项服务才是目的。

（二）从管理体系看，医院档案管理工作现有的模式、手段及制度等相对落后。具体而言，部分医院档案管理仅限于将计算机作为检索工作来使用，计算机的数据贮存、运算速度以及识别能力等功能尚未被充分开发和利用；档案管理制度不健全，缺少统一的管理标准与模式，也没有制定统一的收档制度；医院人事档案鉴定核查制度不完善，频繁出现人事档案资料信息造假事件。

（三）从人才队伍来看，缺少专业的医院档案管理工作人员。一方面，很少有专职档案员从事人事档案管理工作，造成主动服务意识相对薄弱、专业知识匮乏、整体队伍素质不过硬等问题；另一方面，从事档案管理的工作人员法制意识较为薄弱，在工作中难以做到有法可依。此外，平时工作中档案管理人员进修学习的机会相对较少，缺乏系统的档案知识培训，基于经验的管理水平和思想观念落后于时代的发展，缺乏创新和活力，使医院档案工作处于应付和被动状态。

除上述共性问题外，我院的档案管理在长期发展中形成若干个性问题，这主要是由于医院工作人员是否在编造成的。具体地说，从存储方式看，在编人员档案存放在人力资源社会保障局档案室，有电子存储；编外人员档案存放在医院人事科档案室，暂无电子存储。这种存储方式同时为档案查询带来不便。从查询程序看，在编人员需要带着医院专人及负责人签字的申请书到人力资源社会保障局档案室找专人签字后，由另一专人查询复印，程序复杂而且花费时间长；编外人员档案由专人管理，需要找专人查询。从档案管理看，收管分离的分层式管理造成档案未及时归档甚至忘记收集档案等问题。

二、未来医院人事档案管理的对策与建议

人事档案不仅为医院的改革开放、经济发展和社会效益保障提供人才信息，而且为领导选人、用人提供真实可靠的依据。面对医疗改革以及新形势下的档案法制宣传教育活动，人事档案管理工作必须主动顺应时代发展趋势，不断完善和健全管理模式以迎接新的挑战。

（一）必须从思想上高度重视医院人事档案管理。档案管理是医院管理的重要组成部分，医院领导要把档案管理工作与医院的建设发展联系起来，从根本上重视人事档案管理。思想是行动的指导，只有领导从根本上消除以往对档案管理工作的偏见，从事档案管理的工作人员才会积极地发挥主观能动性，以专业的服务为其他管理决策提供档案价值。2020年既是《中华人民共和国档案法》修订通过年，也是《内蒙古自治区档案法治宣传教育第七个五年规划（2016-2020年）》的最后一年，医院领导不仅要借助此契机狠抓全院的法制宣传教育工作，同时也要树立依法治档的思想意识，从根本上提高档案工作的重要性，以优质的管理为医院的建设和发展创造出更大的价值。

（二）不断创新管理体系，敢于打破和淘汰现有的落后管理模式、手段及制度等。档案管理是一项贯穿于医院发展的长期工作，必须结合《档案法》《内蒙古自治区档案法治宣传教育第七个五年规划（2016-2020年）》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等法律法规及指导意见建立和修订相应的制度。从我院的实际情况出发，制定档案管理制度，统一档案管理，把复杂的查询方式简单化；充分认识到纸质档案和电子档案各自的价值，坚持两者并存；建立奖惩制度，树立起依法管档的法制观念，对违反《档案法》的行为严惩不贷。通过建立健全一套统一标准和规范的档案管理制度，使得我院的档案管理真正做到有章可循、有法可依，实现以服务创造良好社会效益和经济效益的目的。

（三）加强医院的信息化建设，用先进的技术手段实现我院的现代化管理。我国第十个五年规划确认了以信息化带动工业化的发展目标，企业推进信息化建设就是在各项活动中逐步深入广泛地运用计算机技术和通信技术相结合的信息技术和信息方法的过程，它不仅仅是信息技术应用的过程，也是企业管理理念、方法与体制的更新与适应的过程。这是一项长期的工作，我院也要尽快建立计算机网络，利用计算机管理人事档案，建立全院职工考勤系统，对全院各类人员的资料进行梳理和补充，及时完善体现个人特色的内容，例如个人诚信、学历、专业技能、奖惩等材料，实现人事档案的信息化管理。

（四）建立专业化的档案管理人才队伍，不断提高其素质，树立服务意识。档案管理人员的素质直接决定着档案管理的水平，随着医疗卫生体制改革的不断深入，新行业、新领域、新载体不断丰富着档案管理内容，迫切要求档案管理工作人员加快素质建设。档案管理工作人员一是要树立正确的工作意识，在工作中具有高度的责任感，尽职尽责地做好本职工作。二是要树立终身学习的目标，不断充实专业理论知识，而且抓住进修、培训等机会完善与工作相关的专业技能。三是要培养创新意识，密切关注新形势下医院档案管理研究的最新变化，不断与时俱进，推陈出新。总之就是打造一支主动型、创新型、复合型的专业管理队伍。

综上所述，医院档案人事管理既是一项长期的工作，也是一项需要随着形势变化随时进行修订和完善的工作。在实际工作中，既要不断地发现问题、解决问题，也要通过持续的学习不断深化对档案管理工作意义的认识，使其在我院的医疗卫生体制改革中发挥重大的作用。