浅谈传统载体声像档案数字化的意义

文/中国航发商用航空发动机有限责任公司 张波；上海空间电源研究所 尹雪梅

从长期保存的角度来说，传统载体声像档案的数字化是非常重要和必要的。档案部门存储着大量传统载体的声像档案，它们价值巨大，利用需求旺盛，随着时间的推移、科技的进步，这些档案所依赖的存储载体、数据模式、传递方式等逐渐落后，许多声像档案开始面临无法读取的困境。如何让这些濒危的声像档案再次活跃在档案事业的舞台上，为本单位的发展和档案工作的研究提供信息支持，这个问题正引起越来越多的档案专家、学者的重视与研究。

一、传统载体声像档案及其数字化

声像档案是指在社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、唱片、录音带、录像带等专门载体的档案。自发展伊始，就具有非常重要的价值。它不仅丰富了档案载体的类型，也拓展了档案的保存内容和形式。它在记录和反映国家、社会及公司的各项活动过程等各方面有着纸质档案不可替代的作用和意义。

随着科技的进步，模拟音视频开始逐渐退出历史舞台，数字音视频则开始领先起跑。传统声像档案的数字化工作是利用数字化转换工具，将模拟信号转换为数字信号，将依赖于载体的音视频内容转换成计算机能识别的“0”和“1”二进制代码，并存储在数字化载体上，实现了档案内容与载体的分离，既能实现保护档案内容的完整性，也能实现档案便于利用性。经过数字化转换之后的声像档案就可以任意存储于在线管理系统（档案管理系统、数据库等），或者各种离线存储介质中，从而真正意义上保护了档案的内容信息，也实现声像档案的长期保存，更将声像档案的利用、存储、备份变得更加的简单与高效。

二、传统载体声像档案的特点

随着数字化媒体的应用越来越广泛，传统载体声像档案的利用及保管工作中存在的问题也越发凸显。如因声像档案存储载体检测设备的缺失，受保管环境的影响导致载体质量降低而得不到及时的备份；硬件设备更新太快，播放设备老化且无备件可用；以及声像档案六要素等信息著录不规范，导致信息的不完整等，从而影响声像档案在企业发展以及档案工作中应发挥的作用。要解决上述问题，了解传统声像档案的特点是首先要开展的工作。

传统载体声像档案是指传统不耐久保存的存储介质，如感光材料、化学磁性材料等，很容易受外界环境如光、热、潮湿、磁场等因素的影响而发生损毁。它们具有如下特点：

（一）载体内容不可分离性。传统载体声像档案载体与内容无法剥离，是一一绑定的，档案信息对存储载体依赖性高。随着时间流逝，有的存储载体己经退出历史舞台，有的正面临着载体退磁、脱粉、信息无法读取等问题，传统载体声像档案的内容正面临丢失的危险。

（二）信息易丢失性。由于传统载体声像档案对存储载体的高度依赖性，存储载体的不稳定性，也使得档案信息容易随着存储载体一起“一荣俱荣，一损俱损”。

（三）信息易损性。传统载体声像档案载体不稳定一方面容易造成档案信息的丢失，另一方面也容易造成档案信息的缺失、损毁。传统载体声像档案受外部因素影响较大，保存条件较高，载体和档案信息都容易受威胁。

（四）信息易失真性。由于对元数据的认识不足，以及电子文件数据采集不齐，导致传统载体声像档案很容易出现信息被修改、失真的情况。

（五）信息难修复性。由于采录技术的复杂性，使得传统载体声像档案修复工作科技含量高，不仅需要音视频方面的专业修复人员，还需要档案鉴定专家、计算机工程等方面的专家共同参与才能完成修复。

三、传统载体声像档案数字化的意义

传统载体声像档案数字化早就被证明是必要的，很多档案专家学者从传统载体声像档案保管、利用的角度对其意义进行了探讨，但却很少从档案本体的角度出发来看传统载体声像档案的数字化，通过这个角度，我们能够发现传统载体声像档案不一样的价值和意义。

（一）保护档案信息。传统声像档案数字化的一个重要目标就是采用一个能够长期可读取的方式保存档案信息，更好地保障声像档案信息的安全性、可靠性、有效性、完整性。在模拟信息向数字信息转换的过程中，我们要保护传统载体声像档案，一是对模拟声像档案存储载体的保护，载体与信息一起都是声像档案工作发展的历史记忆，载体本身就是一种记忆，就是一种档案。二是对档案信息的保护，转换模拟信息为数字信息，将格式淘汰的信息转化到新格式中。传统载体声像档案数字化之后，确保档案信息的可读取性、有效性仍是面临的最大问题，保护档案信息是永恒不变的话题。

数字信息比模拟信息有着很多优点，但是也存在一定的保存风险。传统声像档案数字化工作不是一劳永逸的，当前技术进步飞快，软硬件退化速度迅速，要做到数字档案长期保存，则需要在日常档案工作中建立一套机制、制定一套策略。一是定期数据审查机制。通过定期的数据审查校对和严格的数据控制标准和操作过程来减少档案信息完整性受损的风险，通过审查能够发现诸如数据转换时数据迁移变更缺失、转录失误等问题。二是定期备份机制。单一的数据存储介质和技术都会存在易丢失、易损毁的风险，多元化的数据备份能够规避这个风险的发生。存储技术和存储介质上可以尝试多种方式，同时也要采取异地备份，以达到保护档案信息的目的。

（二）便于档案提供利用。如何将传统声像档案数字化后变为真正的资源，以更为方便利用，为企业科研生产及档案工作研究提供信息支持，是传统声像档案数字化的最终目标。传统载体声像档案由于播放设备缺失、自身脆弱性等内外因素导致档案利用率不高。随着档案利用网络化的普及，社会对数字化声像档案的利用需求越来越高。

传统载体声像档案具有背景信息的隐形性，因为它的背景信息更多的依赖单元说明及六要素说明，离开这些背景说明信息，传统载体声像档案就是一个个独立的信息，所以对其进行数字化，不仅是对声像档案进行数字化，更是对其背景信息进行一次重新梳理和再完善。对传统载体声像档案开展专题信息编研更有利于开展档案的开发利用工作经数字化后的传统声像档案，档案工作者在编目与著录的时候，要充分完善其时间、地点、人物、背景、事由、拍摄者等六要素以及热点词汇等信息。档案部门再通过规范著录标准、建立数字音视频数据库，档案工作者再结合单位工作实际情况，对数字声像档案进行二次创作和加工，形成符合现实需求的数字档案资源，使声像档案中的价值再次重现。并可以通过对利用者的检索习惯的分析，利用计算机算法进行系统优化，完善声像档案利用的广度与深度。

（三）借助新媒体平台，加速数字化步伐。新媒体又称数字化媒体，具有海量信息承载、碎片化信息传播、虚拟化信息传播环境等特征。新媒体在信息传播中更强调影音文字信息的整合，以及与受众的互动性。传统载体声像档案中蕴含着大量、丰富的原始信息，新媒体平台的技术手段有助于信息的挖掘和传播。档案工作者应根据工作的实际情况，在数字化过程中注意商业信息、科技信息的保密审查工作。同时，档案工作者应加强抓住企业文化契机的敏感性，在创作和加工过程中，充分发挥传统载体声像档案中的信息价值，加强与受众个体的互动性，这有助于档案工作在提高企业认同文化的过程中起到更大的作用。以数字技术为基础的新媒体影响力不断增强，传统载体声像档案应借力新媒体平台，加强档案信息传播的影响力。

（四）提升档案工作信息化水平。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出以“档案管理信息化”作为“十三五”期间全国档案事业的发展目标之一。以“档案管理信息化”为目标开展的工作主要包括两个方面的内容：一是全面推进档案存量数字化、增量电子化、利用网络化。二是创新档案信息化管理模式，加快与信息社会的融合。

声像档案作为档案资源的重要组成部分，它与其他档案载体相比，具有直观性、形象性、生动性的特点，它在档案资源体系中具有不可替代的作用，更好地再现了档案的社会记忆属性。数字化之后的声像档案也为最大限度地发挥档案的社会记忆属性提供了条件。档案工作信息化是大势所趋，是必然发展趋势，档案部门应该顺势而为。通过不断学习声像档案规范标准，制定与工作实际相符的声像档案数字化标准与规范，策划管理数字化流程，完善档案管理系统功能等，提高档案工作信息化水平。

四、结语

传统声像档案承载了档案部门在声像档案工作方面的社会记忆，它们因为种种原因被尘封，使得我们在构建社会记忆的过程中缺失了很多鲜活的元素。通过现代科技手段，将传统声像档案数字化，不仅还原了档案部门的社会记忆，也完善了档案资源体系的构成。传统声像档案数字化的意义不仅体现在档案部门的具体工作中，也体现在重塑了档案原生性的社会记忆属性。