大数据环境下石油管输企业文书档案的信息化管理路径

文/陕西延长石油（集团）有限责任公司管道运输公司 刘雅婷

一、大数据环境与石油管输企业文书档案的基本概述

大数据，即巨量数据，大数据环境是当前信息化时代的主要应用环境，其中囊括各类应用数据内容。大数据体量巨大，所涵盖数据信息类型众多且复杂，要在云计算的数据管理、应用形式的基础上通过数据之间的大众化共享以及交叠应用形成智能资源和服务能力，所以它能够为人们生产生活与工作学习带来诸多便利。

无论企业的规模大少，都需要建立基本企业档案。一般情况下，文书档案还是以纸质为主，若信息量较大的情况下，将会增加工作人员的工作质量以及考验工作人员的职责和工作耐心。目前，诸多企业文书档案信息化管理也已经实现了自动化、智能化开发方式，它可保证文档文书文件管理的便捷性与高效性。就文档文书文件内容看来，它详尽说明了业务开发动态特征等重要保证内容，主要是基于信息化企业文档文件管理来对企业相关信息传输与网络媒介内容传播进行主导和分析。石油管输企业文书档案内容非常丰富，构建大数据环境，应用企业文书档案信息化管理路径是非常有必要的，它能为石油管输企业生产、管理与科研服务创造更有利的发展空间条件，为大数据环境中计算机网络技术的合理应用提供便捷，其服务内容也将更加准确、及时、简洁和有效实用。换言之，为石油管输企业实现企业文书档案的社会化共享与应用，能最大限度延长档案保存周期，争取创造更大价值。

二、大数据环境与石油管输企业文书档案信息管理的现实应用价值

企业文书档案信息化管理是迎合了当前新时代发展需求，其文书在记录企业日常业务管理活动之余，也为企业未来发展战略优化提供了详尽参考内容。基于大数据环境下的企业文书档案信息化管理更多追求大存储空间、灵活检索方式以及长存储周期特点，它真正为企业未来长期可持续发展创造了有利空间条件。

石油管输企业文书档案在信息化管理过程中主要为生产、经营、管理和科研等各项工作提供依据与参考，成为对企业发展具有促进价值的重要发展媒介，基于文字、图表、图片、录音、影像、动画等等来形成企业文书档案体系，利用互联网技术加以科学管理，分析问题、查找原因以及解决实际问题，实现应用和操作不分时间、场所，更具合理性以及高效率，有效提高企业文书档案收集、整理、立卷、归档质量以及利用率，这对于提高企业文书档案与企业档案整体管理水平都具有重要意义。

大数据环境下石油管输企业在建立文书档案信息化管理体系过程中，它必然会面临诸多现实问题，例如现代化信息技术让信息实现交互，但传统文书管理模式中的纸质档案在信息记录方面并不高效快捷，无法提高工作效率，而在现代化信息技术应用方面，其信息数据传输方式也存在局限性，另外就是安保性问题与管理人才缺乏问题，二者都让大数据环境下企业文书档案的信息化管理效率大打折扣，而现代化信息技术希望通过大数据环境助力企业文书档案快速发展。它主要遵循一定格式进行存储设计，实现对相关存储内容的有效归档，以便于后期查询与提取数据内容，例如它其中设置了一键查询功能，将档案存储的同时也提高了信息内容的收集率，充分发挥了现代化信息技术的优势。

三、大数据环境下石油管输企业文书档案信息化管理的必要性

企业文书档案管理水平随着企业发展水平逐渐提高，而在新信息时代背景下，其信息化技术快速发展与企业科技的不断创新推动了企业文书档案的数据量与类型的持续不断增加。在该过程中，合理利用现代信息技术有效提升企业文书档案管理的整体工作效率非常有必要，它不仅能够提升企业文书档案管理便捷性，也能丰富其查询功能能力，对提高企业文书档案利用率也很有帮助。在企业文书档案实现数字化与网络管理过程中，大数据时代的形成与云计算技术也相继出现。现代信息技术与网络技术已经拥有了相当强大的数据计算功能，它在数据检索、查询与资源存储过程中运用到了远程网络传送、基于不同语言文字的自动翻译功能等等，它在完善企业管理数据功能过程中作用极大，也为企业文书档案实现信息化条件下的数字化与网络化管理模式创造有利条件。换言之，数字化背景下的企业文书档案在实施信息化建设过程中已经形成网络化建设体系，新体系技术内容更丰富，更加安全可靠，在数字化技术处理与加密过程中拥有更加规范、准确、高效与安全的技术应用体系，可为社会网络化建设提供便利支持。简言之，基于不同用户层次与各种与范围内的数据资源共享基本实现了企业文书档案管理模式，在大数据技术环境下它基于各种网络媒介构建企业文书档案管理工作格局，它在建设企业文书档案与信息化管理体系过程中发挥了巨大作用。它的数据检查、查阅、数字资源存储、元辰网络传送以及不同语言文字自动翻译功能相当强大，为企业数字化与网络化管理提供了安全可靠的保障。所以综上所述，大数据环境下企业文书档案信息化管理工作是相当有必要的。举例来说，石油管输企业在文书档案新信息化管理过程中会加入CAD辅助设计产生电子文件，配合网络传输电子文件对存储与下载过程中的载体进行保存，在归档过程中选择标准化程度较高、性能较稳定的有效载体。这种做法更易于检测，显示还原也更加方便。

四、大数据环境下石油管输企业文书档案信息化管理的有效路径

大数据环境下，石油管输企业文书档案信息化管理应该遵循以下几点有效路径建设。具体来说要做到以下三点：

（一）成立文书档案管理部门。考虑到石油管输企业需要管理的文书档案内容非常丰富，所以设置专门的文书档案管理部门是很有必要的，它能为企业内部建立档案内容存档，实现统一管理优化调整，深度掌握信息内容，对企业未来发展提供具有建设性的数据内容。在该过程中，邀请专门人才对文书档案管理内容进行分析，提供诸多建设性数据内容，并展开相应管理工作，满足员工物质需要，同时订立考核内容，正常推进考核过程，构建石油管输企业文书档案库，追求档案信息一键查找与快速维护机制，以此提升客户满意度，同时对现有档案进行操控。在该过程中，要建立石油管输企业文书档案远程操控机制，在技术人员登录档案信息后台后，需要及时更新、优化管理信息内容，为企业提供可靠的信息资源，同时促进石油管输企业文书档案管理资源发展。

（二）强化文书档案信息化硬件建设。要强化文书档案信息化硬件建设机制，优化建设投入力度，加大资金的投放，完善硬件设施，不断提升管理方式以及技术，强化档案管理内容建设基础设施，做好资源管理调整等对文书档案信息加以科学处理，而把现代化技术应用到的文书档案管理工作中，全面激发电子保存功能，还能促进档案信息保存，对整体数据的保存和管理发挥关键性的作用，在提升石油管输企业档案管理应用效率的同时，还能保障档案管理的安全性，真正达到文书档案信息保值增值的目的,大力推进石油管输企业文书档案管理信息化建设步伐。

（三）强化网络安全防护机制。石油管输企业必须强化网络安全防护机制，加大防护力度，保证档案管理安全维护到位，为石油管输企业实现安全管理工作，制订可靠的信息安全管理方针，针对档案内容进行明确的安全性保管方案，体现档案管理安全性与针对性。具体来讲，在强化网络安全防护机制过程中，需要保证文书档案管理人员严格规范到位，为石油管输企业文书档案管理提供安全后勤保障。

总体来讲，目前的石油化工企业希望建立一支档案信息化管理队伍，其中所追求的正是文书档案的信息化管理过程，在基于网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术对网络文书管理与实践操作进行深化应用与发展。

五、结语

在互联网信息化时代，发展与完善石油管输企业文书档案信息化建设，希望结合先进技术理论展开档案管理细节把控与优化操作。实现企业发展革新，需要结合目前所存在的行业发展现实问题，采取科学管理方法，最终为石油管输企业做好档案管理工作，为我国石油管输企业未来发展做出更多更突出贡献。