智慧试验室电子文件管控及归档集成研究与实践

侯雪川、杜晴、吴俊杰 /航天科工防御技术研究试验中心

在当前智能制造形势的驱动下，随着信息化深入发展，许多企业逐步加大了智能化改造建设的步伐。各质量检测机构基于智能化改造思想，结合实际情况，因地制宜，利用信息编码标准与编码管理体系，纳入质量控制及标准化管理要求，借助信息化手段陆续建立了集试验过程管理、试验知识能力库应用、智能化设备选用为一体的质量可靠性试验管理平台，实现了智慧试验室体系建设。试验检测档案是该类型企业的主营业务活动产物中最重要的部分，随企业发展壮大，档案数量激增。业务工程中产生的工艺流程卡、原始数据、试验报告等质量过程文件仍然以纸质的方式进行归档，纸质档案保存压力也随之逐年增大，利用效率有限；而智能试验业务管理系统中，电子文件大量产生，将逐步取代试验检测过程中产生的纸质档案。电子文件归档和电子档案管理，形成一个有序结构的档案信息库或数字档案馆（室），实现电子文件生命周期管理，已成为档案资源体系建设不可或缺的组成部分，是信息化管理方式的必然趋势，也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

一、国家、行业标准有关试验室质量电子档案保存要求

目前，很多企业的档案管理处在一个由纸质档案向电子档案接轨的历史转型期，CNAS-CL01《检测和标准实验室能力认可准则》、GJB9001C-2017《质量管理体系》、DILAC《检测实验室和校准实验室能力认可准则》等国家和行业标准，在政策层面上对技术记录、成文信息控制与管理均进行了一定的调整。例如，CNAS-CL01《检测和标准实验室能力认可准则》技术记录章节中提到：检测报告或校准证书可以是纸质版本或不可更改的电子版本，其中应包含报告或证书的签发人、认可标识（如使用）等信息。

二、电子文件集成方案研究

为实现试验检测电子文件在线归档功能，且能够严格遵照质量体系中对技术记录、成文信息控制与管理相关的要求，智慧试验室电子文件建设需从技术支持方案和管理配套方案2 个维度进行相应的研究。

1.技术支持方案

要实现试验检测报告在线归档，首先需要确保电子档案管理的应用系统建设和基础设施建设等方面的技术支撑，主要包括平台支持、数据支持、功能支持3个方面。

（1）平台支持

从电子归档的“超前控制”设计考虑，并没有针对单一业务系统和档案系统之间做接口来实现在线归档，而是采用业务系统与数据交换平台对接，数据交换平台与档案系统对接、实现数据在线传递，从而实现电子文件在线归档。

在平台建设的同时，应考虑业务系统、数据交换平台、档案管理系统的数据处理能力，为避免数据量过大、系统数据处理能力有限而影响数据处理速度，需要对各系统数据处理能力进行评估，如有需要，在建设前期应提高相应配置。

（2）数据支持

为确保电子档案真实、可靠、完整、可用的要求，需要对系统中产生的电子文件及数据提出要求。

真实。试验检测系统要对电子文件及数据的产生、修改、移交等信息进行全过程记录，使所有操作留有痕迹，如生成时间、修改人、修改内容等，并保证记录信息不可随意更改。

可靠。试验检测电子文件能正确反映业务工作，反映的内容能为业务工作提供依据，如使用合法的电子签章来确认电子文件版本及有效性。需要注意的是，电子签章技术需符合《中华人民共和国电子签名法》的规定。

完整。试验检测文件是一个体系，不仅仅指一份电子文件，还包括电子文件的名称、时间、编号、密级等相关数据信息，缺一不可。

可用。试验检测系统中产生的数据经过数据交换平台的传递到达档案管理系统后，应可以被档案管理系统识别，否则数据不可用。因此，需要对系统间的数据做出规范，保证系统之间数据兼容性，以实现数据传递后的可用性。

（3）功能支持

为辅助实现数据传递，需要在业务系统和档案系统中添加以下功能模块。

数字签章模块。为保证电子档案有效性，归档的电子文件必须是加盖电子签章的版本。

流程模块。电子文件归档需要经过的环节管控，包括一键归档、归档审核、档案接收及退回。

归档模块。在业务系统中添加一键归档模块，由用户确认文件版本后一键点击移交。

归档审核。归档审批流程由用户、用户所在部门领导、档案部门领导、档案管理员三级审核。

归档确认。审核无误后，确认接收，完成归档。

归档记录。归档行为完成后，生成归档过程及接收记录。

2.管理配套方案

（1）编制试验检测报告电子文件归档范围与保管期限表

编制依据。以纸质档案的归档范围与保管期限表为参照，同时重点考虑系统中关键节点产生的文件及数据的纳入。

编制机制。由档案部门牵头开展试验检测电子文件归档范围和保管期限表的编制工作，以纸质试验检测报告归档范围和保管期限为初稿，由各部门提出调整意见和增补内容，经会议讨论后定稿发布。

编制时间。在业务系统、数字签章上线运行后开始。

（2）编制试验检测报告电子文件归档元数据方案

文件生命周期的每个阶段都会产生元数据，前一阶段的关键元数据将随着文件一起进入下一个阶段及其系统。元数据方案包括2 个层次的内容：一是元数据规则的制定（元数据管理职责、元数据方案、元数据管理过程及其要求）；二是文件元数据的形成、捕获和管理（元数据与文件周期相对应）。

（3）编制试验检测报告电子文件归档技术方案

电子文件存储格式。为保证电子文件不被更改、后续可读取及方便利用，建议电子文件归档采用业务系统、交换平台、档案管理系统都可以兼容同时利于保存的格式，加盖电子签章后归档。

电子文件归档时间。电子文件灵活度高，可以采用实时归档+定期归档的形式，具体情况根据业务系统用户处理的电子文件数量、文件处理周期而定。

电子文件归档方式。包括在线归档和离线归档。

电子档案保管。电子文件接收后以电子档案的状态存储在档案系统服务器上，鉴于电子档案的重要性及不稳定性，需对其进行备份。备份数量按照《电子文件归档与管理规范》的要求，一式二套，一套封存保管，一套提供查阅。

三、电子档案的安全保障

在信息化技术的不断拓展，智能制造不断深化的形势下，纸质档案保存压力逐年增大，利用率和共享率与实际需求的差距也日益凸显，电子档案的运用是大势所趋。然而，电子档案要取代纸质档案，其中的一个重要难点是：如何满足电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的实际要求。为满足上述要求，在管理设计层面，试验检测机构或实验室需要从制度、技术和业务层面进行相关的研究和探索，力争做到全程管理、前端控制、统一管理。首先，在信息化顶层策划时，业务管理系统和工程应用系统在论证之初应将档案各项标准与要求融入其中，各系统生成的电子文件与档案管理系统实现集成对接，保障电子档案从源头的完整和准确。其次，在技术手段上，在电子档案形成、处理、归档、保存、传递和利用等诸多环节中，对数据来源采用返回确认机制，数据库后台存储采取了加密机制，应用数字签章、元数据采集、日志管理、文件信息存储与备份等技术手段，防止数据被非法窃取、篡改、利用。

四、实际案例运用与效果评价

1.应用实践

某企业为国内重要元器件质量检测机构之一，试验检测档案是该类型企业的主营业务活动产生的重要档案。随着企业发展壮大，档案数量激增，业务工程中产生的工艺流程卡、原始数据、试验报告等质量过程文件仍然以纸质的方式进行归档，纸质档案保存压力也随之逐年增大，利用效率有限。在此背景下，该企业在智慧试验室信息化体系建设中，陆续建立了集试验过程管理系统（MES）、试验知识能力库应用、智能化设备选用为一体的质量可靠性试验管理平台，同时积极结合国家、行业标准有关试验室质量档案保存要求，充分考虑电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”要求的各项技术保障，将相关技术手段及管理配套方案纳入试验业务管理系统前期的论证、需求调研和方案制定、系统调试阶段，提前将档案业务管理中有关元数据、归档文件资料的实际管理与利用的相关要求和规则进行系统分析和科学整合，纳入此试验业务管理系统的实际建设中。元器件试验业务管理系统归档内容及文件格式见表1。

表1 元器件试验业务管理系统归档内容及文件格式

2.效果评价

该企业目前已完成元器件试验业务管理系统和档案管理系统的建设与集成对接初步调试，实现了大量试验检测电子文件实现在线归档。通过定期对电子文件归档的数量、种类和质量等各项指标进行技术监控、抽检，基本满足了前期设计论证的要求，同时为进一步促进该企业档案管理信息化水平，逐步提高档案资源的质量，优化档案结构，强化档案资源的利用效率和利用能力提供了条件。

五、常见问题及解决措施

1.数据归档失败原因及解决措施

试验检测文件在实现电子文件归档的实际过程中，偶尔会出现归档失败等提示。归档失败的数据量在庞大数据面前虽然只是极小的比例，但却是整个单套制归档的重要问题和难点之一。试验检测系统与档案管理系统集成对接实践过程中，数据传输失败或异常情况主要分为以下几种：①结构化数据某字段信息有误；②数据字段长度超过数据库最大限制；③附件上传ftp 失败；④网络异常。

产生上述问题的原因主要归纳为试验业务管理系统实际使用问题、技术问题，以及信息化日常管理维护问题。其中，试验业务管理系统一线操作的规范性是解决问题的关键。要有效、正确地实施电子文件归档集成需要试验业务管理系统的一线操作人员、系统维护人员、信息化日常管理维护人员及档案管理人员共同配合，单靠档案部门难以完成，强化前端控制，明确任务分工及管理配套机制，才能满足档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的实际要求。

2.双套制、单套制的选择

随着企业管理的深入，信息化的推进，对数据共享需求的快速增长，电子档案势在必行，但到底选择档案单套制还是双套制，目前在部分企业中是讨论的重点和焦点，传统档案管理模式的惯性影响依然存在。行业不同、领域不同，各企业信息化建设的重点也不尽相同，是否实施电子档案单套制不能一边倒，企业应根据自身具体情况，综合考虑后做出相应的选择。结合单位所属行业的具体情况，充分评估后，价值较低或保存期限较短的档案可以采用单套制，但对于试验项目或类型涉及较广、保存期限较长的试验检测文件仍应采用双套制管理。

3.着重关注质量体系要求在电子文件管理系统设计阶段的落实

质量检测机构必须不断完善质量管理体系， 以使各个工作环节都能在不断发展的过程中得到有效的控制和提高。在试验业务系统和电子文件管理系统设计阶段，需要充分地、前瞻性地把试验室质量电子记录的各项要求延伸、引入到文件形成的关键环节，强化“前端控制”，以实现真实可靠、完整安全的目标。