自然资源部门档案管理现状及其改进策略

文/郯城县自然资源和规划局 袁伟

自然资源部门档案，主要是各级自然资源行政主管部门在各项工作中形成的，且具有保存价值的文字、图表、声像等文件资料，记录了自然资源管理活动真实历史。从现实层面来看，自然资源档案提供给了自然资源管理、经济建设、社会发展、社会安定优质的服务；从历史层面来看，自然资源档案提供给后人可靠的法律依据，可以有效解决复杂纷繁的土地、矿产权属纠纷问题。最近几年，随着我国社会经济的不断发展，自然资源工作不断完善，给自然资源档案管理工作带来了较大的挑战和影响，尤其是在信息技术迅猛发展的今天，自然资源档案管理要求更高，且其地位、标准、作用已经发生了改变。因此，在实际工作中，自然资源部门需要加强档案管理工作，利用科学合理的手段，有效利用自然资源，提升档案管理的规范性。

一、自然资源部门档案管理现状

（一）基础业务服务形式单一。因为受到多种因素影响，自然资源档案管理工作主要是传统的借阅服务，二次开发利用和资料编研服务能力相对有限，电子档案形式没有覆盖到实际工作中，导致服务社会水平相对较低。

（二）档案管理现代化程度有待提升。目前，除了在全国率先进行地质资料图文扫描数字化外，还有地质资料目录网上查询服务，其他所有土地档案仍然是纸质保存与封闭式检索的状态。

（三）档案管理人员法律知识较为薄弱。现阶段，在市场经济的冲击下，很多长时间从事档案管理的工作人员价值取向出现了思想偏差，个别人员甚至为了一己私利做出了违法的事情，这些人员片面认为管理档案只要不违反大的法律法规政策，可以做人情，谋私利，并不会引起不良影响，把没有经过主管部门批准的档案，擅自把各类原始材料复印和拷贝给他人，以至于频繁出现土地使用者和相邻之间的土地权属纠纷问题。

（四）档案管理人员业务能力有待提升。现如今，是大数据、“互联网+”、云计算时代，自然资源部门档案的种类较多、数量较大、业务性较强，对于档案管理人员的素质和专业性要求也相对较高。部分地区自然资源部门刚刚组建，自然资源档案管理人员大多都是原职责部门的档案管理人员划转过来的，总体来讲，这些档案管理人员专业素质存在一定差异，参差不齐，缺乏学习创新动力。究其原因，原职责部门与工作人员没有意识到自然资源档案管理工作的重要性，以至于对于档案管理工作的主动性和兴趣程度较低，所以想要顺应新形势发展，自然资源档案管理工作需要有一支科技化、专业化的人才队伍作为支撑。

（五）自然资源档案管理制度与业务标准体系有待完善。在新时代背景下，自然资源档案和原职责部门档案之间存在较大的差异，不能简单套用或者是仍然沿用原职责部门的管理制度与业务标准体系。现阶段，缺少统一的自然资源管理制度与业务标准体系，导致档案工作的开展受到影响。

二、自然资源部门档案管理改进策略

（一）注重基础业务建设。在自然资源部门档案管理工作中，需要根据各地自然资源档案管理目标中认定的各项业务建设要求，做好基础业务建设。在实际工作中，档案形成需要规范，档案整理需要系统，档案保护需要科学，档案管理需要现代。与此同时，应对电子档案管理新途径和方法进行积极探寻，在档案管理工作中纳入电子档案形成、积累、归档、保管、提供利用等环节，并且还需要把这些内容纳入监督管理工作中，进而有效保证档案管理效果。

（二）提升档案管理现代化水平。最近几年，随着信息技术在办公领域中的广泛应用和普及，自然资源部门档案管理工作逐渐呈现出信息化的特点，但是信息化程度还有待加强。因此，在实际工作中，自然资源部门需要加强对档案信息系统的建设，充分利用计算机计算、网络存储等功能，有效管理档案。部门可以创建电子影像档案数据库，加强管理与维护电子影像档案力度，并且使其和地籍管理系统进行衔接，通过扫描土地登记申请材料，完成土地登记，然后直接生成地籍电子影像档案，同时存储纸质档案与电子档案。并且，还可以利用现代化科学技术，提升档案管理现代化水平。部门可以引进现代化办公设备，如扫描仪、光盘刻录机等。针对自然资源档案管理库房，也可以利用先进技术进行建设，通过自动化监控、库房温度湿度自动控制等，保证档案管理安全。此外，还可以引入GIS、大数据技术等，在大数据技术支撑下，可以在短时间内获得想要的信息，提升档案管理效率；还可以利用大数据技术分析整理功能，充分挖掘价值信息；在GIS技术支撑下，可以统一管理数据信息，构建科学的数据储存空间，提升自然资源档案管理效率。

（三）注重宣传档案法律，提升社会自然资源档案意识。首先，需要对全民自然资源档案管理意识进行提升，可以通过学习宣传相关法律法规，使全民意识到自然资源档案管理的重要地位与作用，促使全社会具备自然资源法制观念和档案法制观念。其次，各级自然资源部门领导应树立档案意识，并且要加强实际行动，在领导主要议事日程中加入档案管理工作，实现组织落实、人员落实、经费落实，提升档案工作规范性、科学性、法制性。最后，部门可以利用正面典型事例和反面典型事例，对自然资源档案各项工作中的作用进行宣传，如在违法占地、土地权属调查、土地登记发证、建设用地征用、采矿权等，不断对自然资源档案影响进行扩大。

（四）注重档案管理队伍建设，提升管理人员素质。想要做好自然资源部门档案管理工作，人才是非常关键的。自然资源部门需要给予档案管理工作足够的重视，清醒、深刻地意识到新形势下迫切需求高素质复合型档案管理人才，支持档案管理人才队伍建设工作。第一，自然资源管理部门应注重档案管理工作，把其摆放在重要位置上。在部门工作规划中，把档案管理工作纳入其中，创建完善的档案管理规章制度，加大对各项硬件设施的投入力度，不断完善硬件设施，积极促进档案管理工作质量的提升。并且，需要关心爱护档案管理人员，帮助其解决实际问题，改善其工作待遇与环境。第二，自然资源管理部门需要优化档案管理队伍结构。根据自然资源档案管理工作需求，结合专业背景、年龄、知识结构、工作年限等条件，对现有档案工作人员进行配置，对人才布局进行优化，做好科学合理分工，保证队伍稳定性。部门应积极主动吸引高层次专业档案管理人员，为队伍补充高素质人才。第三，自然资源部门需要注重对档案管理人员的教育与培训工作，提升档案管理人员的综合素质。自然资源档案管理工作具有较强的业务性特点，管理人员在实际工作中需要对工作经验进行不断总结和探索，并且还需要不断接受专业培训、参观交流、继续教育，更新管理人员知识和技能，提升其专业水平，使其可以精通档案管理业务、自然资源业务、信息化技术，成长为复合型人才，不断提升档案管理水平。第四，自然资源管理部门可以利用一些激励措施，营造一个良好的工作氛围。部门可以开展创先争优、表彰先进等活动，在岗位任用、职务晋升等方面，应向优秀的档案管理人员进行倾斜，有效调动起工作积极性和热情，不断提升其工作能力，提供给自然资源档案管理工作优秀的人才保证。

（五）创建完善的档案管理制度与业务标准体系。在自然资源档案管理工作中，制度与业务标准体系是非常重要的依据，其直接影响到档案管理工作原则、业务标准、制度要求的确立，具有指南作用，可以有效提升档案管理效果。因此，在实际工作中，部门应结合实际情况，创建完善的档案管理规范，注重顶层设计和认真规划，对国土、水利、规划、农业、林业等部门的档案管理历史情况进行深入调研，对自然资源档案特点、规律进行深入了解，结合国家相关法律法规与业务标准，创建完善的管理制度与业务标准体系，其中包括管理制度、业务规范等内容。与此同时，还需要对各地机构改革不同做法、未来资源业务拓展可能性、档案信息化管理等内容进行全面考虑，并预留一些自主操作的空间。

三、结语

总而言之，在新时代背景下，在自然资源部门管理工作中，加强档案管理力度是非常重要的，不仅可以有效提升管理效果，还可以提升自然资源利用效率，促进自然资源长期稳定发展。目前，由于受到多种因素的影响，自然资源部门档案管理工作存在一些问题，想要有效解决这些问题，在实际工作中自然资源部门需要转变自身的工作理念和思路，给予档案管理工作足够重视。自然资源部门需要结合实际情况，深入分析当下存在的问题，并以此为基础制定针对性的改进策略，有效优化档案管理模式，有效整合历史档案资源，完善档案管理制度和体系，加强档案管理人才队伍建设，从根本上提升自然资源部门档案管理水平。