探讨全面推进企业档案信息数字化建设

文/云南电网有限责任公司 吴冬梅

随着当前科学技术的快速发展，企业规模正在不断扩大，在经营中所涉及的业务范围正在不断拓展，因此企业档案数量不断增加。传统企业档案管理方式，目前已无法满足企业的实际发展需求。为了使企业信息可以突破传统管理方式实现信息资源共享，强化企业管理工作的有效性，必须要加强企业档案信息数字化建设。本文将探讨全面推进企业档案信息数字化建设的合理方案，希望可对企业档案信息数字化建设提出建设性意见。

一、企业档案信息数字化建设对企业发展的影响

（一）档案数字化建设提高企业核心竞争力。企业档案会详细记录企业的各项发展和相关业务，可对企业的管理提供一定的信息帮助和数据支持，对于企业的管理工作将会起到至关重要的影响。但目前企业管理工作者认为，档案管理并不会对企业的发展起到直接促进作用，因此企业档案管理工作成为企业管理最为薄弱的环节。大部分企业管理工作者缺乏专业素养、工作技能，专业水平相对较低，甚至部分企业档案管理工作部门成为企业的“养老部门”。随着当前信息技术的快速发展，无纸化办公成为可能，加强企业档案数字化建设，可帮助信息在企业内部快速传递，提高企业内部管理控制，保证档案安全。

（二）企业的信息数字化是技术发展的必然要求。随着信息技术在企业管理工作中的不断普及，大部分企业已开始采用无纸化办公，并且在日常工作中，电子文件和电子档案成为信息传递的主要工具。如果企业档案管理仍然以纸质档案为主，那么将会对档案管理工作造成不必要的麻烦。同时纸质档案管理相对困难，难以长期保存，并且在提取档案时需要人工查询，这样的工作方式导致档案查阅浪费大量的时间，同时占用大量储藏空间，严重拖慢了企业的实际工作效率。

二、全面推进企业档案信息数字化建设的有效途径

（一）加强企业管理工作者档案信息数字化建设意识。企业管理者是企业发展的领头羊，所以企业管理者首先要意识到档案信息数字化建设的重要性，这样才能够在企业内部推进档案信息数字化建设。首先应当加大学习相关法律法规的力度。《全国档案信息化建设实施纲要》《关于加强企业档案信息化建设的意见》是指导我国企业加强信息化建设的主要规定。管理者需要认真学习两份文件，充分认识到档案信息化建设对于企业管理工作和企业发展的重要性，以此来大力推进企业档案信息化建设。同时企业管理者必须要结合企业实际情况，以科学发展观为主导思想，加强企业档案信息化建设。最后需要加强企业档案数字化建设的投资，从企业规划和发展宏观层面对企业档案信息化建设投入专用资金，建设信息化平台以及企业专属网络，以保证信息化建设融入企业管理工作中。除此以外，还需要加强企业部门领导的培训工作，保证所有领导拥有档案信息数字化建设意识，要求所有部门按照档案信息化工作标准定时提交部门档案。

（二）制定企业档案信息数字化管理制度。想要快速提高企业档案信息数字化管理工作水平，必须做到如下几点：首先，要对企业规章制度进行改革，建设统一的制度规范和标准，这样才能够保证所有企业部门所提供的档案资料规格统一，符合档案管理储存标准，也可帮助信息利用者快速搜索相关档案信息。所以企业管理工作者需要制定企业内部统一的信息管理制度和操作流程，能够保证所有部门在信息录入、存储、查询、搜索时能够按照统一的规范来完善信息管理工作。保证档案信息可随时按照需求来进行搜索与查找。其次，加强企业档案信息的收集归档工作，企业档案信息是否科学有效，最主要的工作是档案信息收集归档是否正确。在传统企业档案管理工作中，由于对档案管理工作的忽视，导致部分档案资料没有获得及时的归档和整理，档案不全将会对档案数字化建设造成巨大的影响。所以必须要加强档案信息归档整理工作，将未及时归档的档案进行全面整理分析，随后对所有纸质档案进行数字化处理。数字化处理先后顺序，需要根据档案的重要性来进行。最后，选择符合企业实际需求的企业档案管理软件，当前市场中企业档案管理软件多元化，但并不是所有软件都符合企业的实际需求，因此在选择管理软件时，需要档案管理工作者进行深入分析讨论，在市场中寻找出符合国家相关法律规定，功能齐全，符合企业日常办公需求的计算机软件。在选择软件时，尽可能使用正版软件，防止软件质量不良而造成企业信息泄露。

（三）结合企业实际情况建设信息数据库。企业应结合实际情况建设信息数据库。首先，在企业内部建设内网与服务器，将企业档案数据以电子化的方式储存在服务器或者硬盘中。这样可将企业档案由传统纸张数字页面的线性顺序转变为网络式的网状顺序。同时档案信息数据库要加入人工搜索及联想搜索。在建设信息档案数据库时可加入人工语言搜索以及联想搜索，帮助工作者更加方便快捷地找出档案信息。在企业产生新的档案数据时，可以要求直接以数字信息的方式存入数据库中。企业职能部门较多，业务较广，所以需要对企业档案信息数据库目录进行细化，按照企业实际需求建立相应的数据库，以帮助管理者及时浏览处理企业信息。目前，常用的企业信息档案数据库目录建设为“人事档案数据库、会计档案数据库、声音影像档案数据库、行政档案数据库”，如果是金融机构，还可以针对业务对接人员，建立信贷档案。

（四）加强人员培训，建设专业化企业信息档案管理团队。传统企业信息档案管理工作者，职业技能相对较弱，大部分企业认为信息档案管理工作可有可无，管理人员并非专业工作者，为了提高信息管理工作的有效性，需要全面提高档案工作人员的业务素养。首先，需要培养工作者专业意识，从传统被动封闭的服务观念中脱离出来。档案信息管理工作者，并非只对档案信息进行归档，同时还需要对档案信息进行整理分析，档案信息是记录企业相关业务和工作的主要依据，所以企业档案管理工作者在对档案进行整理分析时，将更加全面了解企业的实际情况，可以结合档案信息为企业领导提供合理的管理措施和意见，帮助领导做出更加准确有效的管理决定。其次，加强档案信息管理工作者信息职业技能，目前大部分企业档案管理工作者缺少信息化专业技能。最后，需要注重内部人员培养工作，从外部引进专业人员的资本投入要明显高于内部员工培养，在进行企业档案信息数字化建设时，要对企业所有员工进行数字化培训，要求所有员工按照数字化要求来完成档案录入。同时，注重人员的挖掘培养，如果企业员工符合档案信息数字化管理需求，那么可作为重点培养对象，未来吸引该员工加入企业档案信息数字化建设工作中。

（五）档案信息数字化建设与企业信息技术部门相结合。实现档案数字化管理与信息技术管理强强联合，提高企业内部管理的有效性。首先，企业信息技术部门需要为企业档案管理部门建设数字化平台，档案管理工作者基本不擅长档案信息数字化建设，所以信息部门需要帮助企业其他部门完成信息化建设。其次，信息部门需要在企业内部建设完善的信息化技术硬件基础设施，硬件基础设施主要由计算机、打印机、服务器、摄像机、防磁柜等组成。培训其他部门灵活利用硬件设备，并且定期维护好硬件设备。需要加强软件配置和开发，每一个企业都有不同的经营项目，所以每一个企业对于档案信息管理的软件需求有所不同。技术部门需要结合其他部门的实际需求，帮助调整软件应用功能，保证软件的实际作用能够符合企业的实际发展需求。再次，调整好企业内部网络设备，建立统一的数据上传渠道，档案信息数字化建设可有效降低档案管理工作者的工作压力，其主要原因是建立统一的上传制度和上传渠道。在各部门完成相关工作后，相应的信息档案可以直接以数字形式上传至云端，这样不仅能够将企业内部信息档案统一化，还能够增强档案信息的协调性。以辽宁电力有限公司为例，在企业内部档案文件的生成传阅归档，基本已全部采用计算机管理，从而实现了文档管理一体化。

（六）管理者合理使用企业信息化档案。企业档案信息数字化建设可有效增强数据的回馈效果，所以企业管理工作者可以第一时间查看企业的实际经营情况。因此企业管理工作者在日常管理工作中，应当以企业信息化档案为可靠的管理依据，在改善相关项目和经营业务时，需要参考企业信息化档案。同时企业管理者还需要对企业信息化方案进行定期检测和查阅，信息化档案能够直观展现出企业当前的运营状况。

三、结语

综上所述，在当前信息技术快速发展的大环境下，企业的信息数字化建设是企业档案管理发展的必然趋势。企业管理工作者必须要充分认识到档案信息数字化建设对企业发展的重要性，采用更加科学合理的方案来完成企业档案信息数字化建设，全面推动企业管理模式的改革，促使企业可持续发展。