医院采购环节内部控制优化策略

刘元清 攀枝花市第三人民医院

引言

采购是医院的重要业务活动，直接影响医院的正常运营，关系到医院的经营成本。在医院的经营管理中，医疗设备、药品、卫生耗材、低值易耗及其他物资采购支出，在医院经营总成本中占有很大比例。然而，很多医院业务流程设计不够合理，忽视采购环节内部控制，采购内控流于形式，无法真正发挥作用，内部控制制度犹如一纸空文，给医院带来了采购风险。因此，医院应积极针对实际情况，将采购业务纳入内部控制范围，从而规范采购活动，杜绝违规采购，防范采购风险。

一、医院采购业务的基本情况

（一）采购品种

医院的经营需要消耗一定的物质资源，为获取经营所需资源，就要进行采购，医院的采购质量关系到医院的医疗水平。医院采购具有一定复杂性，采购品类主要包括：药品、卫生耗材、服务、固定资产、无形资产等[1]。从药品、卫生耗材采购情况来看，为满足日常需要，医院采购的药品、药剂多达5万余种，占医院采购支出的50%以上。药品、卫生耗材采购，对品类、质量、数量都有较高要求。除了要进行药品、卫生耗材采购外，还需要耗巨资进行固定资产采购，引进先进的医疗器械、仪器。现代医疗，医疗机械的精密程度直接影响医疗水平，影响医院的竞争力。保持医疗机械设备的先进性，医院才能持续发展，形成良好口碑。而无形资产采购方面，主要是医疗技术、专利权的采购，尤其中医方面的顶尖技术都需要相关的授权。

（二）采购形式

无论使用医院预算资金或单位自筹资金，医院大额采购基本都要按照相关的规定进行招标[2]。通常情况下，总价在1万元以下的采购，由采购承办部门，邀请最少3家具有合格资质的企业参与竞标。若进行低价值、数量小的零星采购，各科室则需按规定申报、审批，采购部门根据审批结果进行采购。零星采购要在确保物资质量的前提下，保证采购频次的合理性、价格的经济性、渠道的正规性。

（三）采购流程

医院具有特殊性，根据采购资金的性质、采购金额的大小，采购过程需遵循不同程序。采购总价在5万以内，需求科室提出采购申请后，由医院的OA系统或内部控制系统进行网上审批，核实采购的必要性，由纪检办、审计办、财务处、需求科室负责人组成采购询价小组，进行供应商资质比选、谈判、询价、议价，选择优质的供应商。选定供应商后，向院长办报备审议，审议通过后才可签订采购协议[3]。若采购总价大于5万元，不仅要向院内提交采购申请，还要向财政部门申报，报市卫健委审批，财政局审批通过后，通过网络公示招标信息，公开组织招标采购。

二、医院采购环节内部控制的重要性

（一）帮助医院节约采购成本

采购成本在医院总成本中占有很大的比例，影响着医院的净利润。在市场经济条件下，医院要想保持稳定的发展，实现预期盈利目标，就要严格控制采购成本，将采购成本控制在合理范围内，确保采购性价比。采取内部控制措施，约束采购行为，监督采购全过程，确保招投标的客观性、公正性，构建良性竞争机制，选择性价比最高的供应商，合理降低采购成本，确保采购的经济性。

（二）防范采购风险

采购过程中伴随着诸多风险，如：高价采购风险、采购失败风险、合同风险、违约风险、买标风险等。另外，招标人与其他投标人串通或代理招标方与其他招标人串通，发生欺诈或恶意压价情况，也会带来非公平竞争风险。此外，中标企业不具备合同履行能力，则会诱发纠纷，给医院的经营带来不确定性。例如，基建项目招标中，若施工方无法按期完成项目，就会给医院经营造成负面影响。做好采购环节内控工作，严格审查供应商资质，预判风险重点要素，便可防范风险。

（三）确保医疗服务质量

医院采购的物资，主要应用于医疗服务，事关患者的生命安全[4]。因此，从某种意义上来讲，医院采购管理与医疗服务质量密切相关。若采购的药品、卫生耗材不符合质量要求，疗效不理想，就会严重影响医院声誉，甚至是对患者身体健康造成威胁，引起不良的社会舆论。加强采购内控，做好采购验收，严把采购质量，杜绝不合格药品、卫生耗材的流入，保障物资采购的质量，便可提高医疗服务的质量。

（四）维持长期的供应关系

供应商选择不当，供应链不稳定就会影响采购的成本、质量、效益，给医院带来采购风险问题。做好采购内控工作，积极主动与优质供应商建立战略合作伙伴关系，提高供应链的稳定性，便可缩短采购时间，避免资金被库存大量占用。减少库存成本，便可将更多的资金投入到科研活动、医疗服务中，增加竞争力。

三、医院采购环节内部控制中的问题

内部控制是降低医院采购成本，保障采购质量，维护供应关系的重要手段。为对医院的采购环节内部控制提出合理建议，本文通过以下几点预先了解医院采购环节内部控制中存在的问题，从而为后续建议的提出奠定理论基础。

（一）采购计划编制不科学

绝大部分医院对采购管理内部控制不重视，所编制的采购计划不科学、不合理，缺少对药品使用、药品有效期的考虑，导致平均库存和周转天数持续上升，库存药品占用大量流动资金，库存成本已接近总成本的30%左右。例如，一部分医院采购计划编制仅参照往年惯例来编制，忽视供求关系和药品领用周期，导致消耗量大的药品、卫生耗材供给不足，需求量小的则长期积压，一部分药品甚至过期作废无法使用不得不销毁。一些医院每年在药品、卫生耗材销毁方面，要耗费大量资金，资源浪费问题突出。这无疑会增加医院运营成本，不利于医院长远发展。

（二）忽视采购成本控制

一些医院在采购过程中，忽视对采购成本的控制，未充分考虑采购效益问题，药品预算与药品支出相互脱节，盲目扩大招标范围，导致采购周期延长，需要重复投入招标费用、时间成本、管理成本，最终造成采购活动成本增加。而采购成本的增加会直接导致医院医疗服务价格的上涨，出现“药价虚高”的现象，影响患者的就医体验，损害医院的口碑和社会形象，降低医院的核心竞争力[5]。

（三）采购过程监督不足

医院采购活动中涉及钱和物，易发生营私舞弊，违规操作现象，滋生腐败，是发生违纪违法行为的危险环节。然而，很多医院对采购过程的监督不足，未设置专业的验收人员，没有制定配套的监管制度，未进行权责分离控制，存在较大风险隐患。如，一些医院的采购负责人与医药代表私下达成协议，吃回扣，造成医院的经济损失。另如，招标过程中采购人员忽视采购质量，私自泄标，大肆进行暗箱操作，评标流于形式，招标结果不客观、不公正，严重影响采购质量。

（四）缺乏专业采购内控人才

实际上，医院采购业务具有一定专业性、特殊性，涉及的部门、科室较多，采购物资的种类、规格复杂，采购方式多种多样，采购渠道较为复杂，涉及的供应商、环节、人员众多，采购环节内部控制难度大，对内部控制工作人员综合素质有较高要求。采购内控人员不仅要懂专业知识，还要具备良好职业道德，能抵御利益诱惑，能进行自我约束，能准确识别采购风险。但医院采购内控人员大多是文职人员或财务人员，知识结构单一，不具备内控经验，对采购风险不敏感。

（五）供应商资质审核缺失

医院供应商数量多，渠道复杂，做好供应商管理，加强供应商资质审查至关重要。然而，一些医院对供应商的管理不重视，供应商评估不准确，调查不充分，评价不客观，供应商业务质量、服务质量参差不齐，部分供应商甚至不符合资质要求，存在无证、证级较低的问题。而这些供应商合同履行能力差，发生突发状况时就可能无法正常提供产品，造成医院库存紧张，进而影响医院的正常经营。

四、医院采购环节内部控制优化的策略

通过前文分析可知，一些医院在采购环节存在着诸多问题，采购环节控制不到位，采购计划编制不科学，采购过程监督力度小，造成采购成本偏高，难以确保采购经济效益、采购质量。为提高医院采购内控水平，本文将通过以下几点对医院采购环节内控提出合理建议，望进一步改善医院采购管理现状。

（一）提高采购计划编制质量

采购内控对医院来讲非常有必要，事关医疗服务质量。因此，医院要树立采购活动内控意识，提高采购计划编制质量，明确采购定额，从源头对采购决策进行控制，从业务层面规范采购活动，提高采购合理性。具体来讲，各科室在编制采购预算过程中，要根据实际情况，编制详细采购清单与采购预算，交由财务科审批，确认采购预算是否超支、是否符合规定。另外，要组建专门的采购领导工作小组，负责对各科室采购预算与采购计划的必要性进行审查，一切从实际需要出发，避免盲目采购。例如，在药品、卫生耗材采购过程中，科室提出采购申请后，要结合药品、药剂损失率、积压率，盘点误差率，检查采购预算的合理性、合法性、经济性，对采购计划进行调整，科学确定采购规格、采购价格、采购数量，进行采购比价分析，对比同功效药品价格，核对无误后，才可备案上报。

（二）加强采购成本控制

采购内控目标之一就是控制采购成本，将采购支出控制在定额范围内，杜绝超额采购。因此，医院要采取相应管控措施，增强自身采购成本控制能力。首先，医院要基于成本效益视角，科学统筹采购工作，主动完善采购目录，避免盲目扩大招标范围。例如，每半年一次，把医院的采购目录公示出来，将采购目录发给各大相关供应商，让供应商对这些药品、药剂进行报价，选择最低的报价。其次，医院可根据《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律，结合医院实际情况，选择适合的采购方式。对于价格在1万元以上20万元以下的，用竞争性谈判采购，至少邀请3家以上供应商进行竞标。价格超过20万元的采购需求，则要通过网络发布采购公告，进行公开招标，公示招标要求、评标标准、评标方法。而且招标过程中，要引入专业第三方机构，如：公共资源招投标交易中心，从而确保招标过程的专业性。最后，选出优质供应商后，医院要合理确定订货的批次，从成本角度计算订货批量，从而科学控制库存成本，降低库存在总成本中的占比，使医院保持合理成本结构。

（三）加强采购过程控制

若采购过程缺乏有效监督，就非常容易发生商业贿赂风险，导致采购质量不合格。因此，医院要加强采购过程控制，正确规避采购风险。一方面，要建立不相容岗位分离制度，严格划分岗位职责，明确岗位权限，从而达到岗位相互监督的目的。例如，采购申请与采购审批职务分离、药品询价与供应商管理岗位分离；购买合同签订与采购验收岗位分离。而且不得由同一部门或个人办理采购和库存管理全过程的业务，从而确保采购、库存的安全，遏制采购过程中的违规行为。另一方面，要做好采购验收，设置专职验收人员，加强入库管理。在采购验收环节，要组织采购小组负责人、申购部门、供应商、验收技术员一起进行验收，确认采购数量、采购质量，必要时进行开箱检查，确认物资符合规格。

（四）优化人才结构

一直以来，医院人才储备大多以技术人才为主，普遍忽视管理人才的储备。若采购内控人员自身不能准确识别采购风险，不具备内控工作能力，自然无法有效控制采购活动。因此，医院应优化人才结构，培养专业内部控制管理人才。医院在招聘时要提高要求，招聘高精尖管理人才，要求应聘者懂业务、懂管理，具备采购内控工作经验，能基于采购管控角度开展内部控制工作。在人员招聘到岗后，要进行思想政治教育，提高相关人员的思想觉悟，使其能够正确认识到采购内控的重要性。同时，为了留住人才，还要对人才给予一定奖励和激励，从而增强人才对医院的认同感、归属感。而对于现有人员，要积极组织采购业务相关的培训及继续教育，完善现有人员知识体系，使其具备采购内控工作能力。

（五）加强供应商管理

加强供应商管理才能确保供应链的稳定性，保证采购质量，提高采购的效益。首先，医院要对供应商的资质进行严格的审查，收集供应商基本信息，充分了解供应商的产品质量、技术水平，对供应商进行准确的评价，确认供应商的合同履行能力。其次，医院可定期或不定期派遣技术员，对供应商进行技术检查，对药品、药剂进行出厂前的最终检验、试验，从而直接掌握供应商产品的质量状况。最后，定期检查时要出具客观书面文件，若发生供应商存在问题，要提出整改建议或终止合作，确保采购物资的质量，避免采购不合格药品、卫生耗材，影响声誉。

结语

医院采购物资大多用于救治患者，是医院提供医疗服务的物质基础，事关患者生命安全，医院必须做好采购环节内部控制。因此，医院要进一步提高采购计划编制质量，加强采购过程控制，加强供应商管理，杜绝违规采购的发生。