试论数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究

文/张立超

随着医疗体制的不断优化以及调整，医院的管理模式也在不断变化，有效地营造了舒适完善的医疗工作开展环境，提升了患者的医疗舒适性，对整体医疗产业的发展以及卫生事业的健康建设，均有明显的促进作用。医院管理工作开展中加强对于人事档案的管理，能够充分了解医院每个人事关系的实际基础配置情况，从而对其进行高效的利用以及调配，对整体医院管理水平的增强以及管理质量的优化也有所帮助。人才作为医院发展的根本性基础，通过对于人事档案管理的强化和重视，能够有效提升整体医院的工作质量以及管理成效。数字化信息档案的合理实施以及实际应用，能够根据医院的实际工作开展情况，以及人员配置情况，对于管理模式进行优化和调整，整体管理手段也更为先进化和科学化。

一、医院人事档案管理中存在的问题

（一）管理方式单一

管理方式过于传统是以往医院人事档案管理中存在的主要问题，也是影响各项管理工作优化进步的主要原因。此类情况的普遍存在，会导致医院人事管理档案资料在实际收集以及整理分类中存在效率低、差错多、耗时长的情况，且各项人力资源档案在实际调用过程中的难度也比较大，存在着非常明显的局限性，不利于医院人事档案资源管理的有效提升。随着医院改革工作的不断推进，相应的改革制度体系也在不断进行优化和完善，传统的管理制度以及管理标准已经难以满足当前的信息化发展要求以及社会环境，实际实施效果有限。随着医院人事资源管理档案数量的不断增加，在实际管理工作开展过程中的难度也越来越大，档案丢失或者提取错误等情况的发生率也越来越多，直接影响着医院整体人事档案的管理水平。因此需要充分认识到信息化技术在医院人事档案管理中的应用优势以及实际效果，来完善相关管理工作[1]。

（二）信息更新缓慢

以往医院人事档案管理方式大多依赖人工管理，此类管理方式存在着一定的弊端，其主要影响的是工作效率。随着医院人事部门工作内容以及工作业务的不断增加，人工管理工作所涉及的工作量也越来越大，对于信息的收集需求更高，但相应的整理以及处理速度却未能得到有效的提升，很容易导致医院人事档案管理工作出现信息更新缓慢，决策需求难以达到相应管理要求的程度，因此会对整个医院的决策的及时性以及科学性产生一定的干扰。

（三）人员素质不高

以往医院人事档案工作的工作人员大多专业能力不高，并非专业性的档案工作人员，很多医院的档案工作人员存在着一人多职的现象，并未切实认识到档案管理的重要性以及及时性，也未对信息化建设的了解有所深入研究，导致实际管理工作存在时效性不强的情况，未能及时对相关工作人员安排相应的培训指导，导致人事档案工作质量难以提升，安全性难以得到有效保证。

二、数字化信息在医院人事档案管理中的应用策略

（一）建立电子信息平台

在医院人事档案管理中建设电子信息平台，能够将以往的人员档案信息以及各类内容通过数字化技术进行有效处理和管理，通过对相关管理工作的加强，能够对各类人事档案进行全面的整合，尤其是信息文字、图片、数字等进行规整化、统一化的整理，可以进行分级分类的管理，不仅能够实现对于各类人力资源的优化配置、合理安排，还能够有效提升整个医院人事档案工作内容的信息共享情况，有助于帮助各个部门之间加强了解，提升相互合作质量，避免出现信息孤岛等情况，有效节约不同部门人事资源工作实施过程中所耗费的时间以及精力，能够帮助其更多的投入到临床研究以及治疗之中。在医院人事档案信息平台的实际建设中，需要以业务平台、技术平台、集成平台、应用平台以及数据串联平台为基础进行整个信息平台的构建，确保每一个平台之间的有效连接以及快速跳转，以帮助实现人事档案信息数据的全面收集，分类整合处理分析以及随时调取，需要保证该平台的标准化以及科学化，确保能够通过统一的系统，进行各项功能的实际应用和管理。同时，需要确保该平台使用的扩展性以及复用性保障，其在医院的长期管理过程中均能够提供相应的帮助，避免出现资源浪费或是资源丢失的情况。需要加快医院纸质档案向信息化电子档案的转化速度，以解决传统档案管理模式所存在的问题，以提升相应管理技术的实际应用情况，并需要对各科室相关档案管理工作人员进行全面的信息化平台管理培训，根据实际的应用情况，不断对该平台进行优化和完善，拓宽使用功能，以符合该医院以及各个科室的实际应用需求[2]。

（二）加强档案风险管控

人事档案的合理建设，是影响医院整体人力资源合理配置的关键，这也是医院未来发展的重要基础性力量。因此，需要加强对于医院档案风险管理的重视，以提升整体医院人事档案的保密性以及安全性，避免出现信息丢失、信息存储库以及信息平台受损坏的情况，在实际医院人事档案管理过程中，通过对于数字化信息的合理应用，虽能够帮助相关工作人员简化工作难度，提升工作效率，但是由于网络信息系统具有一定的开放性以及互通性，在实际工作过程中所面临的风险也在不断提升。尤其是各类网络病毒以及黑客攻击事件的频繁发生，对医院人事档案管理工作的开展产生一定的影响，需要要求相关工作人员不断提升自身的防护意识以及安全保护意识，避免此类意外情况的出现，尽可能提升相关管理人员的管理能力以及责任意识，所有管理人员切均需要明确其自我工作的重要性以及严谨性，切不可对私自对档案进行篡改，需要完善相关的档案管理法律法规，针对存在违规操作的人员，需要严格进行相应的责任追究[3]。此外，还需要根据实际应用的信息平台使用情况设置相应的杀毒软件以及防火墙，来实现进一步抵抗黑客操作以及网络病毒攻击等情况，尽可能地保证医院内部网络的安全性，同时需要严格按照要求控制好人事档案管理权限的设置，需要提升其从管理层面的安全性，可根据实际医院操作情况，选择密码配合指纹以及人面脸识别的方式进行整个档案数据库的加密，可以通过特有的格式对数据进行进一步的隐秘处理，以提升信息录入的便捷性以及速度，同时可以尽可能降低信息泄露以及被破坏情况的发生，保障在提升信息处理质量的同时，增强信息处理的安全性，降低各类纸质化档案的录入，提升信息的真实性保障。

（三）规范管理操作流程

除了要完善基础的人事档案管理之外，还需要对相关管理工作的操作要求以及操作流程进行细化，避免出现信息混乱的情况。通过对于各类人事档案信息的分类管理，能够提升信息的真实性、全面性、精准性、科学性以及时效性，在各个岗位工作开展时，均需要根据该岗位的实际工作要求，选择相适合的工作人员进行实际工作的开展，其既要保证具有相应的基础能力，还必须具有较高的文化素养以及自我职业操守，以确保各个环节的工作人员的价值都能够得到充分的发挥。在档案管理查找界面设计时，需要根据医院的实际工作要求以及特点进行相应的设置和调整，以尽可能提升人事档案信息的查阅速度以及精准性。通过数字化档案的应用，能够有效降低档案信息对于空间的占有比例，提升档案的存储质量以及管理质量。随着医院规模的不断扩大、业务的不断增加，人事变动频率也会越来越高，因此需要及时进行相关数据系统库的完善，并根据各发展阶段的实际工作要求，对相应的应用模块进行调整和优化，定期检查是否存在泄露或者信息遗漏等情况，以便及时进行补录，避免后期档案调用以及综合分析时存在信息不全等情况。

（四）提升管理人员素养

提升医院人事档案工作人员的综合素质以及专业素养也是非常重要的，是保障信息化建设工作高质量开展的基础部分，管理人员自身的专业性较差是影响人力资源档案管理的重要原因，有部分医院的此类工作均由其他职位的员工间接担任，导致整体工作质量难以得到有效的提升。因此，需要加强对于医院人事档案管理工作的重视，根据该工作的实际实施现状以及特点，制定专业的管理制度，选取专业的人才参与到该项管理工作之中，通过数字化进程的不断推进，在业务学习以及活动管理之中，通过小组长的设置提升整个团队的业务能力以及综合素质，以促进数字化建设速度的加快，在实际工作开展中，小组长需要明确认识到自身的工作职责，并带领好组员完成各项基础工作，保障整体的人力资源信息化录入以及管理处理。在实际工作过程中，需要定时对该信息平台的更新情况进行培训，并提升工作人员的信息化素养，增强其对于各类信息技术的应用意义，是避免信息化以及数字化建设在实际应用过程中形成形式化的设置，为此需要完善相关招聘机制以及人事管理要求，引进优秀的管理人才，为档案管理工作的开展提供更为健全的工作队伍。

三、结语

资源共享以及合理利用起到了非常重要的促进作用，随着市场环境的不断变化，医院在实际管理过程中，通过数字化建设的完善，能够有效提升其自身的技术水平以及医院整体的核心竞争力，为医院的未来健康发展做好良好的基础准备。因此，需要从医院发展基础入手进行数字化信息的完善应用，以提升医院人事档案管理工作质量，强化全面的实践指导，全面提升医院的管理水平。