智慧校园建设中流程再造工作过程的探索——以江苏医药职业学院智慧校园建设为例

（江苏医药职业学院信息中心，江苏 盐城 224005）

0 引言

教育部《2016年教育信息化工作要点》中明确提到“引导各级各类学校开展利用信息技术转变教学模式、改进教学管理的数字校园/智慧校园应用”。江苏医药职业学院在建成公共数据交换中心、统一身份认证、统一门户信息平台三大平台的基础上，启动了新一轮智慧校园建设，对学校全方位信息数据进行规划治理，搭建学校大数据仓库[1]，建设学校内部质量诊断与改进平台。文章为做好内部质量诊断与改进平台、一站式网上办事大厅[2]等平台的建设，对信息化平台下如何再造流程进行深入剖析，从为师生服务、提高服务质量和管理水平等角度对流程重构进行了积极探索和建设。

1 流程再造背景

1.1 流程再造是学校提高为师生服务水平的需要

一方面，学校信息化建设是进一步深化的迫切需要，学校虽然建成了统一门户平台，实现了一次身份登录直接使用各系统，但跨部门业务仍需线下办事，如学生在办理诸如请假、休学、毕业审核、勤工俭学等事项时，仍需在多个部门之间奔跑；另一方面，学校正在进一步深化校企融合人才培养模式，学生成班建制到临床教学医院学习、生活，外聘管理人员无法纳入学校人事管理系统中，缺少有效信息化管理流程平台。因此，再造覆盖教学医院和学校一体化综合信息化服务、管理新型网络平台迫在眉睫。

1.2 流程再造是学校提升服务能力的需要

一方面，学校在现有OA协同办公系统中，搭建部分业务流程，在一定程度上提高了办事效率，但未从校级层面上对流程进行顶层设计，缺乏整体规划；另一方面，目前学生日常学习、生活、服务等事务管理需求，大多仍是通过学院、班级QQ群、短信、微信群以及人工方式进行协助，建设涵盖教师、学生、管理员，服务全员的流程平台将有效提升学校服务能力。

1.3 流程再造是学校信息化平台下内部质量管理的需要

根据教育部教职成司函〔2015〕168号文件要求，学校内部质量管理诊断与改进平台需要统筹建设全校性业务流程平台，通过把流程过程性数据纳入学校大数据，以全校性数据统计表达全校服务质量，以个人统计数据确定个人服务的量，从而更加客观全面评价管理和服务质量，促进学校人才培养质量、服务质量和管理质量的循环提升。

2 对流程的再认识再规划

2.1 信息化平台下流程内涵丰富和外延拓展

工艺流程和流水线流程中通常以不同的人(或部门)作为流程节点，这一模式适用于学校师生和部门办事流程，但不是所有工作都必须在部门之间流转，如部门内部工作任务过程管理，往往就是以部门和个人为单位，不存在不同人员或不同部门之间的流转过程；如教学过程质量管理，是不同时间节点[3]下，质量目标达成和自我诊改，需要建设以时间为节点的流程，形成按时间节点工作任务完成情况的流程，实现管理和服务的透明化、量化，实现过程的自我管理、部门管理和学校监管。

2.2 信息化平台下流程特点

一是具备强内聚性和弱耦合性，根据强内聚、弱耦合的原则，合理确定流程业务流转节点数；二是流程节点性质的多样性，既有以人员为节点的流转办事流程，又有以时间为节点的业务流程、自我诊断和改进流程；三是规划不同层级流程；四是流程自闭性和可管性，实现对流程执行效果、工作质量的用户评价和反馈，实现流程按时间节点进行过程性管理和诊改。

3 以为师生服务和提升质量管理为中心流程建构

3.1 再造流程层次规划

根据流程节点内涵不同和流程在学校工作中的重要程度，将学校业务流程规划为3个层级，一是校级质量控制流程，在学校质量管理平台实现校级层面流程，牵头部门负责实现学校阶段监管和年度考核。二是事务管理流程，在学校一站式办事大厅实现，发起部门责任人负责，以跨部门的事务流程为主，以不同部门（人员）为流转节点，节点信息以填报为主；三是部门业务流程，在学校质量管理平台实现，部门层级包含部门内部主要工作和个人岗位工作任务流程，以时间为节点，实现阶段监管和年度考核。

3.2 流程平台建设初步设想

一是加强基础平台建设，提高信息集成度。加强学校数据治理建设，建设学校数据仓库；二是加强学校网上一站式办事大厅建设，统筹规划学校办事流程，教师按入职、工作、离职过程规划办事流程，学生按入校、在校、离校、校友过程规划不同阶段办事流程，建设办事大厅手机端平台；三是建设学校内部质量管理平台，2018年实现线下全校内部质量管理考评流程。2019年各部门不同层次的业务流程都填报到内部质量管理平台，业务流程以月份为节点，开展自我考核、自我诊改、评价考核。

3.3 流程规划和应用三到位

3.3.1 流程规划设计到位

一是充分沟通，流程规划梳理到位，学校行文、质管办牵头落实质量管理平台建设，部门负责人亲自负责，按业务流程节点管理要求，结合部门年度工作目标，梳理部门年度所有工作，形成校级层面质量管理业务流程和部门内部业务管理流程。流程过程节点和结果指标具体、可控、可实现。

二是流程整合和网络规划到位，从线下人工完成的事务流程，到网络平台下的事务流程，对不同部门同类事务流程进行规范合并，考虑建设适合全校通用的标准流程，同时还必须考虑流程执行过程中中止、回退、上传附件、自诊、评价等环节。

3.3.2 流程管理规划设计到位

一是学校质管流程、事务管理流程和部门业务流程在节点采用人员组管理模式，加强节点应用人员组规划，建设科学合理的人员组，确保在流程不变的情况，通过调整人员组成员，使流程满足人员不断变化情况下的通用；二是事务管理流程采用闭环管理模式，实现发起人员随时跟踪流程进度，在流程结束时，进行流程事务办事效率和效果评价；三是学校管理员、部门管理员对过程节点进行检查管理，满足工作阶段性检查和监督；四是流程数据汇聚到学校大数据数据库中，便于全校性统计分析。

3.3.3 方便师生应用到位

一是PC端和企业微信移动端同步进行，将办事大厅与微信企业对接，实现移动端办事大厅应用；二是流程应用和宣传同步到位，从公共数据交换中心中取得师生信息，实现师生基本信息有序管理，提供最简便、最合理的使用说明，方便师生移动端应用平台添加和应用。

4 再造流程顺利应用的保障

一是学校一把手领导亲自抓；二是学校出台政策文件，从管理制度上规范流程平台的应用，确保平台持之以恒得到应用；三是做好再造流程更新和维护服务工作。

5 结语

流程再造实现了学校服务和管理的规范化、标准化和可控化，使工作目标更加具体，过程更加可控，方便了师生应用，提升了服务质量和办事质量，提升了共同管理、融合管理质量。